Niklas Bösch

Gründer und CEO von Keystate

Niklas Bösch arbeitet seit Jahren an einer Frage, die in fast jedem Maklerbüro offen ist: Warum kaufen Büros jeden Monat neue Kontakte ein, während hunderte alte Anfragen unangefasst im CRM liegen? Aus dieser Frage ist Keystate entstanden. Aus den Antworten ist dieser Report entstanden.

Dieser Report ist kein Text gegen Lead-Portale. Portale liefern Reichweite, und für manche Büros ist das der richtige Kanal. Der Report zeigt den Weg, der davor kommt: erst die eigenen Kontakte lesen, dann entscheiden, ob Sie überhaupt nachkaufen müssen.

Alles hier Beschriebene funktioniert mit einer Excel-Tabelle und Ihrem bestehenden CRM. Mit Keystate geht es schneller und automatisch. Nötig ist es nicht. Der Report hat seinen Zweck erfüllt, wenn Sie danach Ihre eigene Liste mit anderen Augen lesen.

Fünf Fragen,
ein stiller Bestand

Ein durchschnittliches Maklerbüro sammelt über die Jahre tausende Kontakte: Exposé-Anfragen, Besichtigungsteilnehmer, Newsletter-Abonnenten, alte Kaufinteressenten. Die wenigsten davon haben je wieder etwas gehört. Dieser Report beantwortet fünf Fragen zu genau diesem Bestand.

Der stille Bestand

Jede Anfrage, die Ihr Büro je erreicht hat, war einmal teuer. Sie hat Anzeigenbudget gekostet, Portalgebühren oder schlicht Arbeitszeit. Bezahlt ist sie längst. Trotzdem behandeln die meisten Büros ihren Bestand wie ein Archiv: Was einmal nicht gekauft hat, gilt als erledigt.

Dabei ist ein Nein fast nie ein Nein für immer. Es ist ein Nein zu einem bestimmten Objekt, zu einem bestimmten Preis, in einem bestimmten Monat. Der Interessent, der im März die Doppelhaushälfte nicht genommen hat, sucht im August noch immer. Nur fragt er nicht mehr bei Ihnen an, wenn er von Ihnen nichts mehr hört.

Drei Gründe, aus denen ein Bestand still liegt:

Woran Sie Kauf­interesse erkennen

Ein Bestand wirkt stumm, solange man nur Namen und Adressen sieht. Er wird lesbar, sobald Sie Aktionen betrachten: Wer öffnet, wer klickt, wer fragt nach. Jede dieser Aktionen ist ein Signal, aber nicht jedes Signal wiegt gleich viel.

Zählen Sie je Kontakt die Punkte der letzten 90 Tage zusammen. Die Schwellenwerte für die Auswertung stehen im Arbeitsteil 1 am Ende des Reports.

Zwei Hinweise, damit die Punktzahl ein Kompass bleibt und kein Orakel wird.

Ein einzelnes Signal beweist nichts. Eine geöffnete Mail kann ein Daumen auf dem Display sein. Ein Klick kann Neugier sein, Langeweile oder ein Kollege, dem die Mail weitergeleitet wurde. Erst die Kombination trägt: Öffnung plus Klick plus derselbe Objekttyp in zwei Mails hintereinander ist kein Zufall mehr, das ist eine Suche.

Frische schlägt Höhe. Sechs Punkte aus der letzten Woche sind mehr wert als zwölf Punkte aus dem letzten Quartal. Interesse an Immobilien hat eine Halbwertszeit. Wer heute klickt, sucht heute. Was älter als 90 Tage ist, zählt deshalb nicht in die Punktzahl, sondern nur in die Historie.

Was die Punktzahl nicht ersetzt: das Gespräch. Die Checkliste sagt Ihnen, bei wem sich der Anruf zuerst lohnt. Ob aus dem Anruf ein Besichtigungstermin wird, entscheidet sich am Telefon, nicht in der Tabelle. Das Gerüst für diesen Anruf finden Sie im Arbeitsteil 4.

Die Reihenfolge

Der häufigste Fehler bei der Bestandsarbeit ist der Versuch, die Liste von A bis Z abzuarbeiten. Das fühlt sich gründlich an und bricht nach fünfzig Kontakten ab. Der bessere Weg dreht die Logik um: Sie arbeiten nicht die Liste ab, Sie arbeiten vom Anlass aus.

Dieser Ablauf skaliert, weil die Filter die Arbeit machen. Ob Ihr Bestand 500 oder 50.000 Kontakte hat: Nach Schritt 2 bleiben für ein konkretes Objekt selten mehr als ein paar Dutzend Empfänger übrig. Um die kümmern Sie sich persönlich.

Das Match: Objekt trifft Kontakt

Vier Filter reichen, um aus einem großen Bestand die richtigen Empfänger für ein Objekt zu ziehen. Mehr Filter machen das Match nicht besser, sie machen die Liste nur leerer.

Der Effekt zeigt sich in den Reaktionen. Ein Rundbrief an 2.000 Kontakte erzeugt vor allem Abmeldungen. Dieselbe Mail an die 60 passenden Kontakte erzeugt Rückfragen. Nicht weil der Text besser wäre, sondern weil er beim Richtigen ankommt.

Vom Klick zum Anruf

Hier scheitern die meisten Abläufe. Die Mail geht raus, die Klicks laufen ein, und dann passiert: nichts. Dabei ist genau dieser Moment der Unterschied zwischen einem Newsletter und einem Vertriebskanal.

Der Satz, der den Anruf trägt: „Guten Tag Frau Sommer, Niklas Bösch von [Büro]. Sie haben sich gestern die Doppelhaushälfte in Rissen angesehen. Ich rufe an, bevor wir die ersten Besichtigungen vergeben: Passt das Objekt grundsätzlich zu dem, was Sie suchen?“ Kein Skript, kein Druck. Ein Anruf mit Grund.

Was ein Kontakt kostet

Die 0,05 Euro sind ehrlich gerechnet: 179 Euro Monatsbeitrag geteilt durch 3.526 Bestandskontakte eines realen Kundenkontos. Ihr Wert hängt an Ihrer Bestandsgröße. Bei 1.000 Kontakten sind es 18 Cent, bei 10.000 sind es 2 Cent. In jedem Fall liegt eine Größenordnung zwischen den beiden Wegen.

Entscheidend sind aber die Kosten je Auftrag, nicht je Kontakt:

Die Quoten sind Rechenbeispiele, keine Garantie. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein: Ihre Abschlussquote je Kanal kennt nur Ihr Büro. Der Rechenweg bleibt derselbe, und genau er gehört vor jede Budgetentscheidung.

Sechs Schritte für Ihren Bestand

Wenn Sie diese sechs Schritte einmal durchlaufen haben, wissen Sie mehr über Ihren Bestand als die meisten Büros je erfahren. Ab hier ist es keine Frage der Technik mehr, sondern der Wiederholung.

Die Signal-Checkliste

Je Kontakt: Aktionen der letzten 90 Tage abhaken, Punkte addieren, anhand der Schwellen unten entscheiden.

Die Objekt-Kontakt-Matrix

Für jedes neue Objekt einmal ausfüllen. Die letzte Spalte zeigt, wie viele Empfänger nach dem Filter übrig bleiben.

Das Gerüst für den Erstanruf

Die ersten 15 Sekunden:

Vier Fragen zur Einordnung:

1. Suchen Sie selbst oder entscheiden weitere Personen mit?
2. Was hat die Suche ausgelöst, und wie eilig ist sie?
3. Welche zwei oder drei Dinge muss das Objekt zwingend haben?
4. Wie weit sind Sie bei der Finanzierung?

Abschluss: immer ein konkreter nächster Schritt mit Datum. Besichtigung, Rückruf nach den Unterlagen oder ein Nein. Auch ein Nein ist ein Ergebnis: Es hält die Liste sauber.

Die Objekt-Mail als Vorlage

Warum diese Mail funktioniert: Sie begründet in einem Satz, warum genau dieser Empfänger sie bekommt. Sie nennt einen echten Zeitvorteil statt eines Rabatts. Und sie fordert eine kleine Handlung, keine Lebensentscheidung.