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Einordnung

Was dein CRM beim Newsletter kann und wo es aufhört

Fast jedes Maklerbüro hat ein CRM, und fast jedes CRM kann Serienmails. Bevor du dir etwas Zweites danebenstellst, gehört nebeneinander, was das eine leistet, was es kostet und wo es endet. Jede Zahl über einen anderen Anbieter stammt von dessen eigener Seite, mit Quelle und Datum.

Stand:

Was ein CRM beim Newsletter kann

Eine Menge. Mehr, als Anbieter von Zusatzwerkzeugen gerne zugeben. Wenn dein Maklerbüro viermal im Jahr eine Mail an achtzig Adressen schickt, brauchst du nichts Zusätzliches. Das ist der ehrliche Anfang dieser Seite.

Die Adressen sind schon drin

Kein Export, kein zweiter Datenstand, keine Frage, welche Liste die aktuelle ist. Das ist der stärkste Punkt, und er gilt für jedes CRM.

Die Objektdaten sind schon drin

Titel, Lage, Preis, Fläche und Bilder sind gepflegt. Ein Serienmail-Baustein zieht sie aus den Feldern, ohne dass jemand etwas abtippt.

Bei onOffice ohne Empfängergrenze

Die onOffice-Hilfe schreibt zum Serienmailversand wörtlich „keine Limitierung“. Verschickt wird in Blöcken zu 50 Empfängern. Die einzige genannte Einschränkung: Ein Versand an über 100 Empfänger lässt sich nicht zeitversetzt planen.

Betreute Pakete, wenn du nicht selbst schreiben willst

onOffice bietet neben dem CRM drei Newsletter-Pakete an: „basic“, „plus“ und „pro“. Dort schreibt und gestaltet eine Agentur, nicht dein Maklerbüro. Wer genau das sucht, ist damit richtig bedient.

Ein verbreitetes Missverständnis

onOffice hat beim Serienmailversand keine Empfängergrenze. In der eigenen Hilfe steht wörtlich „keine Limitierung“. Empfängergrenzen sind also keine allgemeine Schwäche von CRM-Systemen. Es gibt sie bei manchen Anbietern und bei anderen nicht.

Quelle: onOffice-Enterprise-Hilfe, Abschnitt Serienmailversand. Stand 18.08.2026.

Wo es aufhört

Fünf Stellen, an denen die Newsletter-Funktion im CRM eine Grenze hat. Alle stehen in den Unterlagen der Anbieter. Keine davon ist ein Vorwurf. Es sind Zuschnitte.

Der Weg vom fertigen Exposé-PDF

Ein CRM baut den Newsletter aus seinen eigenen Objektfeldern. Das setzt voraus, dass das Objekt dort vollständig gepflegt ist. Das Exposé aus einem Gemeinschaftsgeschäft liegt aber als PDF im Posteingang, und ein PDF ist kein Datensatz. Also legt jemand das Objekt an oder tippt ab. Keystate geht den umgekehrten Weg und liest das fertige PDF aus: Titel, Lage, Preis, Fakten, Beschreibung, Bilder.

Die Anzahl der Ausgaben im betreuten Paket

Das Paket onOffice Newsletter „basic“ umfasst einen Newsletter pro Monat, höchstens vier Themenblöcke, eine Zielgruppe und die Auswahl aus zwei Designs. Im ersten Monat wird nichts versendet, er ist eine Konzeptionsphase.

Wichtig zur Einordnung: Diese Grenzen gehören zum betreuten Paket, nicht zur Serienmail-Funktion des CRM. Wer selbst schreibt, ist davon nicht betroffen. Er macht dann aber auch die Arbeit selbst.

Quelle: onOffice-Paketseite Newsletter. Stand 18.08.2026.

Grenzen, die es wirklich gibt, aber nicht überall

Propstack empfiehlt in der eigenen Dokumentation, ab etwa 50 Empfängern ein anderes System zu verwenden. Für den Versand nennt Propstack fünf bis zehn Kontakte in zwei Minuten. (Quelle: Propstack-Hilfe. Stand 18.08.2026.)

FLOWFACT weist je nach Paket Empfängergrenzen von 100, 200 und 300 aus. (Quelle: FLOWFACT-Preisseite. Stand 18.08.2026.)

Bei onOffice gibt es diese Grenze nicht. Deshalb sagt die Überschrift „nicht überall“ und nicht „bei CRM-Systemen“.

Tracking, das an die eigene Website gebunden ist

Beim Paket „basic“ setzen Tracking und Anmeldefenster eine Website von onOffice voraus. Wer seine Website woanders hat, bekommt den Newsletter. Die Auswertung und den Anmeldeweg bekommt er nicht.

Quelle: onOffice-Paketseite Newsletter. Stand 18.08.2026.

Der Schritt nach dem Versand

Öffnungen und Klicks zeigen alle. Die wichtigere Frage kommt danach: Wen rufe ich heute an? Aus einem Diagramm wird diese Liste von Hand. Keystate gibt sie fertig aus. Darauf kommt, wer innerhalb von 90 Tagen dreimal geöffnet oder zweimal geklickt hat. Gezählt wird je Kontakt, egal ob auf dasselbe Objekt oder auf zwei verschiedene. Sortiert nach Klicks, mit Telefonnummer und zuständigem Makler daneben.

Dazu steht in jeder Ausgabe ein Knopf „Interesse an dieser Immobilie“. Wer ihn drückt, steht sofort auf der Liste, ohne zweiten Klick und ohne Schwelle.

Wie die Anrufliste zustande kommt

Die Beträge nebeneinander

Es geht hier nicht darum, dass etwas billiger wäre. Interessant ist eine andere Stelle: Bei einem Angebot steht derselbe Betrag, und dafür passiert etwas anderes.

Monatliche Beträge, einmalige Beträge und Bindung im Vergleich
Angebot im Monat einmalig Bindung Quelle
onOffice enterprise (das CRM selbst) 79–99 € je Nutzer 50 € Pauschale 24 Monate onoffice.com, Preisseite enterprise
onOffice Newsletter „basic“ 179 € 199 € Setup 12 Monate onoffice.com, Newsletter-Pakete
onOffice Newsletter „plus“ 279 € 299 € Setup 12 Monate onoffice.com, Newsletter-Pakete
onOffice Newsletter „pro“ individuell individuell 12 Monate onoffice.com, Newsletter-Pakete
Propstack 99 € 279 € Einrichtung 12 Monate propstack.de
FLOWFACT 159 € für zwei Nutzer nicht ausgewiesen nicht ausgewiesen flowfact.de
Keystate Einzelbüro siehe Preisseite nur im Monatstakt, bei 12 Monaten 0 € monatlich oder 12 Monate keystate.de/preise
Keystate Team siehe Preisseite nur im Monatstakt, bei 12 Monaten 0 € monatlich oder 12 Monate keystate.de/preise

Alle Fremdangaben von den jeweiligen Anbieterseiten, Stand 18.08.2026. Preise ändern sich, sieh vor einer Entscheidung dort nach. Unsere eigenen Beträge stehen auf der Preisseite und kommen dort direkt aus unserer Preisliste — deshalb nennt diese Tabelle sie nicht ein zweites Mal. Sie sind netto und gelten für Unternehmen. Mehrere Standorte auf Anfrage.

Auf der einen Seite steht ein betreuter Newsletter pro Monat mit vier Themenblöcken, zwei Designs und einem Startmonat ohne Versand. Auf der anderen ein Werkzeug, das du selbst bedienst: so viele Ausgaben, wie du willst, dein Logo und deine Farben, erste Ausgabe am selben Tag. Die Monatsbeträge liegen nah beieinander — nachrechnen kannst du das mit der Tabelle oben und unserer Preisseite. Das sind zwei verschiedene Arten zu arbeiten, nicht zwei Preise für dieselbe Sache.

Der wichtigste Abschnitt

Was Keystate nicht ersetzt

Keystate ist kein CRM und soll keins werden. Wenn du deine Maklersoftware ablösen willst, bist du hier falsch. Das sagen wir lieber jetzt als nach der Einrichtung.

Keine Objektverwaltung

Objekte, Status, Vermarktungsakte und Dokumente bleiben im CRM.

Keine Portalübertragung

Nichts geht von hier zu ImmoScout24, Immowelt oder Kleinanzeigen.

Keine Provisionsabrechnung

Keine Umsatzzahlen, keine Rechnungen, keine Auswertung nach Abschluss.

Keine Aufgaben und Wiedervorlagen

Nur den Rückruf aus der Anrufliste nimmst du als Kalendereintrag mit.

Kein führendes Adresssystem

Keystate hält Empfängerlisten. Der vollständige Kontakt mit Historie bleibt im CRM.

Keine Suchprofil-Verwaltung

Das Matching ist gebaut, im Versand aber noch nicht freigeschaltet. Stand 18.08.2026.

Keystate steht neben dem CRM und übernimmt einen Ausschnitt. Aus deinen Exposés wird ein Newsletter im Erscheinungsbild deines Maklerbüros. Aus den Reaktionen wird eine Liste mit Telefonnummern. An deiner Maklersoftware musst du dafür nichts ändern.

Zur Anbindung an onOffice, ehrlich zum Stand 18.08.2026: Bisher gibt es nur den Weg über den Export mit gültigem Abmelde-Makro. Die echte Schnittstelle setzt das kostenpflichtige API-Modul von onOffice voraus. Kontakte kannst du außerdem per CSV einlesen, die Spalten erkennt Keystate selbst.

Wann sich beides lohnt und wann nicht

Bleib bei deinem CRM

  • Du verschickst ein- bis zweimal im Jahr etwas, und das reicht dir.
  • Deine Empfängerliste ist klein genug, dass Handarbeit nicht weh tut.
  • Das Erscheinungsbild ist dir gleich. Hauptsache, die Information geht raus.
  • Du hast ein betreutes Newsletter-Paket gebucht und bist damit zufrieden.
  • Nach dem Versand willst du nichts weiter tun.

Dann lohnt sich etwas daneben

  • Du willst mehrere Ausgaben im Monat, nicht eine.
  • Deine Objekte kommen als fertige Exposé-PDFs, auch aus Gemeinschaftsgeschäften.
  • Der Newsletter soll aussehen wie dein Maklerbüro und nicht wie eine Vorlage.
  • Deine Website liegt nicht beim CRM-Anbieter, du willst trotzdem auswerten.
  • Du willst nach dem Versand wissen, wen du anrufst. Nicht, wie hoch die Öffnungsrate war.

Wenn du unsicher bist, hilft eine Frage: Was hast du nach deinem letzten Versand konkret getan? Lautet die Antwort „auf die Zahlen geschaut“, liegt dort die Lücke. Nicht beim Versand.

Termin vereinbaren Preise ansehen

Quellen und Stand

Jede Angabe über einen anderen Anbieter stammt aus dessen eigener Veröffentlichung. Diese Seite gibt sie wieder und bewertet sie nicht. Abgerufen am 18. August 2026.

  • onOffice, Preisseite enterprise: 79–99 € je Nutzer und Monat, 50 € Pauschale, 24 Monate Laufzeit.
  • onOffice, Paketseite Newsletter: „basic“ 179 €/Monat + 199 € Setup, „plus“ 279 € + 299 €, „pro“ individuell. 12 Monate Laufzeit, ein Newsletter im Monat, höchstens vier Themenblöcke, eine Zielgruppe, zwei Designs, ein Monat Konzeptionsphase ohne Versand, Tracking und Anmeldefenster nur mit onOffice-Website.
  • onOffice-Enterprise-Hilfe, Serienmailversand: „keine Limitierung“ der Empfängerzahl, Versand in Blöcken zu 50, über 100 Empfänger nicht zeitversetzt planbar.
  • Propstack, Preis- und Hilfeseiten: 99 €/Monat + 279 € Einrichtung, 12 Monate. Empfehlung eines anderen Systems ab 50 Empfängern. Versand von fünf bis zehn Kontakten in zwei Minuten.
  • FLOWFACT, Preisseite: 159 € für zwei Nutzer, Empfängergrenzen von 100, 200 und 300 je nach Paket.

Fehlt eine Zahl oder hat sich eine geändert? Schreib uns, dann korrigieren wir die Seite und setzen das Datum neu. Eine falsche Angabe über einen Wettbewerber nützt uns nichts. Sie kostet uns das Gespräch.

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