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Keystate
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Anleitung, nicht Agentur

Newsletter für Immobilienmakler erstellen: vom Exposé zur Mail

Deine Exposés liegen längst als PDF auf der Platte. Daraus baust du mit Keystate in etwa 10 Minuten einen fertigen Newsletter im Erscheinungsbild deines Maklerbüros. Hier stehen die fünf Schritte einzeln, mit dem Aufwand, den sie kosten.

Stand:

Warum die meisten Maklerbüros keinen Newsletter haben

Nicht, weil sie ihn für falsch halten. Fast jeder Makler sagt, dass ein Newsletter etwas bringt. Trotzdem liegt die letzte Ausgabe oft Jahre zurück.

Der Grund ist der Aufwand. Jemand muss die Mail bauen, die Texte schreiben, die Empfängerliste pflegen und am Ende auf „Senden“ drücken. Im Tagesgeschäft ist dafür kein Block frei. Fällt ein Punkt aus, fällt die Ausgabe aus. Beim nächsten Mal wieder.

Das kostet dich Aufträge. Interessenten, die vor anderthalb Jahren angefragt haben, kaufen trotzdem ein Haus. Von deinen Objekten erfahren sie nur nichts mehr. Ein Verteiler, der schweigt, wird mit jedem Quartal kälter.

Möglichkeit 1: Agentur

Jemand anderes schreibt für dich. Beim größten Anbieter für Maklersoftware kostet das Newsletter-Paket 179 € im Monat, dazu 199 € Einrichtung und zwölf Monate Bindung. Dafür bekommst du eine Ausgabe im Monat mit höchstens vier Themenblöcken, und der erste Monat geht ohne Versand vorbei. Der Newsletter kommt. Den Zeitpunkt bestimmst du nicht.

Möglichkeit 2: Baukasten

Ein allgemeines Newsletter-Werkzeug ist billiger. Es kennt aber keine Objektkarte, keine Wohnfläche und kein Exposé. Jede Immobilie baust du von Hand nach, Bild für Bild. Beim ersten Mal kostet das einen Abend. Beim dritten Mal gibt es keine vierte Ausgabe mehr.

Der dritte Weg steht unten. Keystate übernimmt den Teil, der immer gleich ist. Dir bleibt der Teil, den nur du schreiben kannst.

Der Weg vom Exposé zur Mail, Schritt für Schritt

Du brauchst nur die Dateien, die du schon hast: die Exposé-PDFs deiner laufenden Objekte. Kein Umbau, kein Export aus dem CRM, keine Schnittstelle.

  1. 1 einmalig

    Maklerbüro einrichten

    Logo, Farben, Schrift und Absenderadresse einmal hinterlegen. Deine Kontakte liest Keystate aus einer CSV-Datei ein und erkennt die Spalten selbst. Das machst du einmal und danach nie wieder.

  2. 2 2 Minuten

    Exposé-PDFs hochladen

    Aus jedem PDF wird eine Objektkarte. Titel, Lage, Preis, die wichtigsten Fakten, die Beschreibung und die Fotos kommen aus demselben Dokument. Was nicht im Exposé steht, bleibt leer. Erfunden wird nichts.

  3. 3 1 Minute

    Objekte wählen und ordnen

    Du legst die Reihenfolge fest. Alles andere steht schon: dein Logo, deine Farbe, deine Schrift. Keystate wird in der Mail nirgends genannt.

  4. 4 5 Minuten

    Drüberlesen und ändern

    Der einzige Schritt, den dir niemand abnimmt. Texte änderst du in einer einfachen Maske, nicht im HTML. Hier entscheidest du, ob die Ausgabe nach deinem Maklerbüro klingt.

  5. 5 2 Minuten

    Testmail und Versand

    Erst eine Testmail an dich selbst, dann raus. Sofort oder bis zu 90 Tage im Voraus geplant und bis zuletzt anhaltbar. Verschickt wird über Amazon SES aus einem Rechenzentrum in Frankfurt. Antworten gehen an dein Maklerbüro, nicht an uns.

Zusammen sind das etwa 10 Minuten für eine Ausgabe mit drei Objekten. Das sind Richtwerte, keine Messung. Mit zehn Objekten dauert es länger, und zwar beim Drüberlesen. Genau dort soll die Zeit auch liegen.

Was in einer Ausgabe steht, wenn gerade nichts im Angebot ist

Hier scheitern die meisten Newsletter. Zwischen zwei Objekt-Ausgaben liegen schnell sechs Wochen ohne neue Vermarktung. In dieser Zeit fällt niemandem ein Thema ein, also kommt nichts. Und wenn nach vier Monaten wieder etwas kommt, weiß der Empfänger nicht mehr, dass er sich angemeldet hat.

Dafür liegen sechs Anlässe fertig im Werkzeug. Sie sind vorformuliert, aber nicht ausgefüllt. Du wählst den Anlass, füllst ein oder zwei Felder und schreibst die Einschätzung selbst. Ein Marktbericht mit erfundenen Zahlen fällt einem Makler schneller auf die Füße als gar kein Marktbericht.

  • Marktbericht

    Quartalszahlen und Einschätzung für die eigene Region.

    Auszufüllen: Region, Zeitraum

  • Zinsupdate

    Kurze Einordnung der Bauzinsen und was sie für Käufer bedeuten.

    Auszufüllen: Monat

  • Neu im Team

    Eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege stellt sich vor.

    Auszufüllen: Name, Rolle

  • Saisongruß

    Weihnachten, Jahreswechsel, Sommerpause.

    Auszufüllen: Anlass

  • Jahresrückblick

    Was im Jahr passiert ist. Das schafft Vertrauen und zeigt Erfolge.

    Auszufüllen: Jahr

  • Eigentümer ansprechen

    Für die Akquise. Gerichtet an die Eigentümer in deinem Verteiler.

    Auszufüllen: Region

Das sind die sechs Vorlagen, die im Werkzeug hinterlegt sind. Mehr verspricht Keystate an dieser Stelle nicht.

Wie oft du versenden solltest

Eine richtige Zahl gibt es nicht. Es gibt aber eine sinnvolle Untergrenze und zwei Regeln aus der Praxis:

  • Seltener als vierteljährlich lohnt nicht. Wer ein halbes Jahr nichts von dir hört, erkennt dich im Postfach nicht wieder.
  • Eine Ausgabe je Objektbündel. Nicht je Objekt. Zwei neue Wohnungen in derselben Woche sind eine Mail, nicht zwei.
  • Ein Anlass dazwischen, wenn die Lücke zu groß wird. Dafür sind die sechs Vorlagen oben da.
Die Bremse

Höchstens eine Mail in drei Tagen

Gezählt wird je Adresse und für dein ganzes Maklerbüro, nicht je Mitarbeiter. Zwei Kollegen können denselben Kontakt nicht am selben Tag zweimal anschreiben, auch wenn beide ein passendes Objekt haben.

Das klingt nach einer Grenze und ist eine Entlastung. Die größte Sorge beim Newsletter ist nicht, dass zu wenig passiert. Sie ist, dass ein übereifriger Kollege den Verteiler in einer Woche verbrennt. Darauf musst du nicht mehr aufpassen.

Der Unterschied zur Vertragsgrenze

Eine Bremse je Empfänger, keine je Monat

Ein Paket mit einer Ausgabe im Monat bremst auch, nur an der falschen Stelle. Es begrenzt dich und nicht die Belastung des Empfängers. Kommt am Dienstag ein Objekt herein, das zu vierzig Kontakten in deiner Liste passt, steht dir eine Monatsgrenze im Weg.

Die Frequenzbremse fragt umgekehrt. Nicht, wie viele Ausgaben du machst, sondern wie viele Mails bei einer einzelnen Adresse ankommen.

Drei Dinge, die im Hintergrund mitlaufen

  • Abmeldung mit einem Klick. Der Link sitzt direkt in der Kopfzeile der Mail. Fehlt er in einer Vorlage, hängt Keystate ihn selbst an. Ohne Abmeldelink geht keine Mail raus.
  • Sperrliste über alle Maklerbüros. Meldet der Versanddienst eine Adresse als unzustellbar oder kommt eine Beschwerde, fliegt sie aus allen Verteilern der Plattform. Nicht nur aus deinem.
  • Versand aus Frankfurt. Verschickt wird über Amazon SES aus einem Rechenzentrum in Frankfurt. Antworten gehen an dein Maklerbüro, nicht an uns.

Wem du überhaupt schreiben darfst, steht mit Fundstellen auf der Seite zu Newsletter und Datenschutz. Dort geht es um Einwilligung, Löschfrist nach Vermarktungsende und Aufbewahrungspflicht.

Was nach dem Versand passiert

Hier hören die meisten Anleitungen auf. Und hier fängt die Arbeit an, die Aufträge bringt. Ein Diagramm mit Öffnungen sagt dir, dass die Ausgabe angekommen ist. Es sagt dir nicht, wen du anrufen sollst.

Keystate macht daraus eine Liste. Darauf kommt, wer innerhalb von 90 Tagen dreimal geöffnet oder zweimal geklickt hat. Gezählt wird je Kontakt, egal ob auf dasselbe Objekt oder auf zwei verschiedene. Daneben stehen die Telefonnummer, das zuletzt angesehene Objekt und der zuständige Kollege. Den Rückruf legst du mit einem Klick in deinen Kalender.

Es gibt eine Ausnahme. Unter jedem Objekt steht der Knopf „Interesse an dieser Immobilie“. Wer ihn drückt, steht sofort auf der Liste, ohne zweiten Klick und ohne Schwelle. Oben stehen die Kontakte, die noch niemand angerufen hat. Darin zuerst das erklärte Interesse, dann die Klicks, dann die Öffnungen.

Die Regel im Einzelnen: wen du anrufst und woran du das erkennst

Was es kostet

Der häufigste Einwand lautet: „Das kann meine Maklersoftware auch.“ Bei der Funktion stimmt das oft. Die Frage ist deshalb nicht, ob es geht, sondern zu welchem Preis und mit welcher Bindung. Links steht das Newsletter-Paket des größten Anbieters, rechts das Einzelbüro von Keystate.

Punkt onOffice Newsletter „basic“ Keystate Einzelbüro
Preis 179 € im Monat, dazu 199 € Einrichtung zwei Takte, monatlich oder mit zwölf Monaten Laufzeit — die aktuellen Beträge stehen auf der Preisseite
Bindung zwölf Monate monatlich oder zwölf Monate
Ausgaben eine im Monat so viele, wie du willst
Inhalt höchstens vier Themenblöcke keine Grenze
Zielgruppen eine eine. Aufteilen lässt sich der Verteiler noch nicht
Gestaltung Auswahl aus zwei Designs eigenes Logo, eigene Farben, eigene Schrift
Start ein Monat Konzeptionsphase ohne Versand erste Ausgabe am selben Tag
Voraussetzung Tracking und Anmeldung nur mit der Website des Anbieters keine
Ergebnis Newsletter Newsletter und eine Anrufliste mit Telefonnummern

Die mittlere Spalte gibt Angaben von onoffice.com wieder, Stand 18. August 2026. Preise und Pakete ändern sich, prüf sie vor einer Entscheidung nach. Eine Empfängergrenze hat onOffice nicht: Der Serienmailversand ist laut eigener Hilfe unbegrenzt.

Drei Pakete: Einzelbüro, Team, mehrere Standorte

Jedes Paket gibt es in zwei Takten: monatlich kündbar mit einer einmaligen Einrichtungsgebühr, oder mit zwölf Monaten Laufzeit und dafür ohne Einrichtung. Mehrere Standorte rechnen wir nach Umfang ab. Was in welchem Paket steckt und was es heute kostet, steht auf der Preisseite. Alle Beträge netto, das Angebot richtet sich an Gewerbetreibende.

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Dreißig Minuten mit deinen eigenen Exposés

Bring zwei deiner Exposé-PDFs mit. Wir bauen im Gespräch die erste Ausgabe daraus. Dann siehst du die fünf Schritte an deinen eigenen Objekten und nicht an einem Beispiel.

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