Bestandskontakte

Mach aus alten Interessenten neue Verkaufschancen

In deinem CRM stehen Interessenten, die vor Monaten wegen eines Objekts angerufen haben. Viele davon suchen noch. Mit Keystate schreibst du sie wieder an, ohne deine Datenbank umzubauen. Du wählst deine Exposés aus, der Newsletter ist in etwa 10 Minuten fertig, und nach dem Versand siehst du, wer reagiert hat.

Stand: 18. August 2026

Was in deinem CRM liegt und nicht arbeitet

Dreihundert Kontakte. Achthundert. Zweitausend. Jeder davon hat irgendwann selbst angerufen oder ein Formular ausgefüllt, weil ihn ein Objekt interessiert hat. Das Objekt ist längst weg. Der Kontakt steht immer noch in deiner Datenbank und hört nichts von dir.

Der Verlust bleibt unsichtbar. Niemand schickt dir eine Rechnung dafür, dass ein Interessent von damals über ein anderes Maklerbüro gekauft hat. Er war nicht unzufrieden. Zwischen seiner Anfrage und heute ist nur nichts passiert. Diese Leute musst du nicht neu gewinnen. Du musst sie nur wieder erreichen.

Wie oft dein Bestand dich im Jahr sieht

Kontakte × Ausgaben × zwölf Monate. Das ist eine Multiplikation, keine Prognose.

Kontakte	1 Ausgabe / Monat	2 Ausgaben / Monat
300	3.600	7.200
800	9.600	19.200
2.000	24.000	48.000

Wie viele dieser Kontaktpunkte in einem Klick auf ein Objekt enden, steht hier nicht. Wir haben dafür keinen belastbaren Wert, und eine erfundene Zahl wäre der teuerste Satz auf dieser Website. Die Annahme setzt du. Der Rechner auf der Startseite nimmt deine Zahl und rechnet damit.

Die zweite Hälfte der Rechnung kennst du besser als jedes Werkzeug: was ein einziger vermittelter Abschluss deinem Maklerbüro bringt. Stell diesen Betrag einmal neben den Monatsbetrag auf der Preisseite.

Vier Bremsen, die schon eingebaut sind

Anschreiben, ohne den Verteiler zu verlieren

Viele Makler schreiben ihren Bestand nicht an, weil sie eine Welle Abmeldungen erwarten. Ein Teil der Empfänger klickt dann nicht auf Abmelden, sondern auf „Als Spam melden". Das trifft auch die nächste Aussendung, denn Beschwerden entscheiden mit darüber, ob ein Versanddienst deine Mail überhaupt noch annimmt.

Drei Dinge lösen so eine Welle typischerweise aus. Eine lange Pause vor der plötzlichen Aussendung. Mehrere Kollegen, die denselben Kontakt in derselben Woche anschreiben. Und eine Liste, bei der niemand mehr weiß, woher die Adressen stammen. Gegen alle drei ist in Keystate etwas eingebaut.

Höchstens eine Mail in drei Tagen

Dieselbe Adresse bekommt höchstens eine Mail in drei Tagen. Gezählt wird für das ganze Maklerbüro, nicht je Mitarbeiter. Zwei Kollegen können denselben Kontakt also nicht am selben Tag doppelt anschreiben.
Sperrliste über alle Maklerbüros

Ist eine Adresse dauerhaft nicht erreichbar oder kommt eine Beschwerde, landet sie automatisch auf der Sperrliste. Danach fällt sie aus allen Verteilern der Plattform, auch aus denen anderer Maklerbüros. Aufheben darf das nur das Maklerbüro, dessen Versand sie ausgelöst hat.
Abmelden mit einem Klick

Der Abmeldelink steht zusätzlich in der Kopfzeile der Mail. Der Empfänger meldet sich direkt über sein Mailprogramm ab, ohne Formular und ohne Rückfrage. Fehlt der Link in einer Vorlage, hängt Keystate ihn an. Ohne Abmeldelink geht keine Mail raus.
Jede Adresse zweimal geprüft

Einmal beim Aufbau der Empfängerliste, einmal direkt vor dem Versand jeder Mail. Geprüft wird: Einwilligung liegt vor, sie ist nicht widerrufen, die Adresse ist nicht gesperrt. Fällt eine der Prüfungen, wird der Kontakt übersprungen.

Was diese vier Bremsen nicht leisten: dir die Entscheidung abnehmen, ob eine Adresse angeschrieben werden darf. Sie halten einen vertretbaren Versand vertretbar. Die Frage davor steht weiter unten.

In drei Schritten zur ersten Ausgabe

Der zweite Grund, warum Bestandskontakte liegen bleiben, ist der Aufwand. Reaktivierung klingt nach Datenpflege und nach einem Projekt, für das im Tagesgeschäft kein Nachmittag frei ist. Dieser Weg braucht das nicht. An deinem CRM ändert sich dabei nichts.

01

Die Liste kommt, wie sie ist

Du exportierst deine Kontakte aus dem CRM oder aus Excel als CSV. Die Spalten erkennt Keystate selbst: E-Mail, Vorname, Nachname, Telefon, Anrede und Notiz, in den Schreibweisen von Excel, Outlook und den gängigen CRMs. Du musst nichts umbenennen und nichts zuordnen.
02

Woher die Adressen stammen, fragt Keystate ab

Drei Antworten stehen zur Wahl: schriftliche Einwilligung liegt vor, hat sich selbst eingetragen, weiß ich nicht sicher. Vorausgewählt ist „weiß ich nicht sicher". Angeschrieben wird nur, wer schriftlich eingewilligt hat und bei wem du den Weg dazu benannt hast. Die anderen bleiben in der Liste und bekommen erst nach einer Bestätigungsanfrage Post.
03

Das Exposé liefert den Inhalt

Du lädst die Exposé-PDFs hoch, die ohnehin auf deinem Rechner liegen. Titel, Lage, Preis, Fakten, Beschreibung und Bilder liest Keystate aus. Die Ausgabe steht in deinem Logo und deinen Farben. Nach etwa 10 Minuten kann die erste Mail raus.

Dein CRM bleibt, was es ist. Keystate ersetzt es nicht, verlangt keine neuen Felder und schreibt nichts in deine Adressdaten zurück. Exportierst du die Liste in einem halben Jahr erneut, ist der Import derselbe Vorgang wie beim ersten Mal.

Wer reagiert, steht auf der Anrufliste

Nach dem Versand bekommst du keine Statistik, sondern eine Liste mit Namen und Telefonnummern. Wer innerhalb von 90 Tagen dreimal geöffnet oder zweimal geklickt hat, steht darauf. Gezählt wird je Kontakt, egal ob die Klicks auf dasselbe Objekt gingen oder auf zwei verschiedene. Daneben steht das Objekt, das er zuletzt angesehen hat, und der Kollege, der für ihn zuständig ist.

Eine Ausnahme gibt es. Wer in der Mail auf „Interesse an dieser Immobilie" drückt, steht sofort auf der Liste. Bei erklärtem Interesse wartet Keystate nicht auf einen zweiten Klick.

Sortiert wird nach Klicks, nicht nach Öffnungen. Öffnungen sind das schwächere Signal, weil Apple die Zählpixel schon beim Zustellen lädt. Ein Klick ist eine Handlung. Nur die trägt ein Telefonat.

Wie die Anrufliste entsteht und was auf einem Eintrag steht

Die Regel

3 Öffnungen, oder
2 Klicks, je Kontakt gezählt
90 Tage Fenster, danach fällt der Eintrag wieder raus

Der Knopf „Interesse an dieser Immobilie" hebt beide Schwellen auf. Rückrufe legt Keystate als Kalendereintrag an. Antworten auf den Newsletter gehen an dein Maklerbüro, nicht an uns.

Darf ich die überhaupt anschreiben?

Diese Frage muss vor allem anderen geklärt sein, und sie braucht mehr als einen Satz. Drei Regeln greifen ineinander: die Einwilligung und ihr Zweck, die Löschfrist sechs Monate nach Vermarktungsende und die fünfjährige Aufbewahrungspflicht nach der Maklerverordnung. Der Zusammenhang samt Fundstellen steht auf der Seite daneben.

Hier steht der praktische Teil. Der Import fragt die Herkunft ab. Die Einwilligungshistorie lässt sich nicht überschreiben und als Datei exportieren. Ein Widerruf schreibt nichts um: Er schließt die bestehende Zeile ab und legt eine neue an. Verantwortlich für die Adressen bleibt dein Maklerbüro. Wir sind keine Anwälte, und nichts auf dieser Seite ist Rechtsberatung.

Die drei Regeln im Zusammenhang, mit Fundstellen

Sieh dir das einmal mit deiner eigenen Liste an

Drei Pakete, jedes in zwei Takten: monatlich kündbar mit einer einmaligen Einrichtung, oder zwölf Monate Laufzeit und dafür ohne Einrichtung. Mehrere Standorte rechnen wir nach Umfang ab. Was das heute kostet, steht auf der Preisseite. Alle Beträge netto.

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