Nach dem Versand: wen du anrufen solltest und woran du das erkennst

Warum dir eine Öffnungsrate nicht weiterhilft

Fast jedes Newsletter-Werkzeug endet an derselben Stelle. Es zeigt dir eine Öffnungsrate. Diese Prozentzahl sagt dir aber nicht, wen du anrufen sollst. Nicht wer, nicht wofür, und nicht unter welcher Nummer er zu erreichen ist.

Eine Öffnung ist außerdem das schwächere Signal. Sie wird über ein kleines Bild in der Mail gezählt, und viele Postfächer laden dieses Bild von allein. Ein Klick entsteht nicht von allein. Da hat jemand gelesen und sich entschieden weiterzugehen.

Deshalb wiegt ein Klick in der Anrufliste schwerer als eine Öffnung. Zwei Klicks genügen, bei den Öffnungen sind es drei. Die strengere Schwelle liegt also bei der Zahl, die etwas bedeutet.

Die Regel, im Klartext

Nach jedem Versand zählt Keystate mit und stellt daraus eine Liste zusammen. Ein Kontakt kommt darauf, wenn eine von zwei Bedingungen erfüllt ist:

Was auf der Liste steht und was du damit machst

Die Reihenfolge macht die Arbeit. Oben steht, was offen ist. Ein erklärtes Interesse wiegt schwerer als jede Zahl, ein Klick schwerer als eine Öffnung. Abtelefoniertes sammelt sich unten. Du arbeitest von oben nach unten und bist fertig, wenn die Fettschrift aufhört.

Je Eintrag steht da:

• Name und Telefonnummer. Die Nummer ist ein Wählknopf. Fehlt sie, sagt der Eintrag das ausdrücklich und verlinkt die Stelle zum Nachtragen.
• Wer anrufen soll. Der zuständige Makler steht daneben. In einem Maklerbüro mit fünf Leuten macht eine Liste ohne Namen mehr Arbeit als sie abnimmt. Ist niemand zugeordnet, steht dort ein Knopf, mit dem du den Anruf übernimmst.
• Worauf er geklickt hat. Die letzten Schritte mit Objekt und Uhrzeit. So beginnst du das Gespräch mit einem Haus und nicht mit einer Frage.
• Die Zahlen als Beiwerk: wie oft geöffnet, wie oft geklickt, wie viele verschiedene Objekte. Sie begründen den Anruf. Sie sind nicht das Ergebnis.

Zwei Knöpfe schließen den Vorgang ab. „Rückruf planen“ fragt Tag und Uhrzeit ab und legt eine halbe Stunde in deinen Kalender. Als Google-Termin oder als Datei für Apple und Outlook. „Angerufen“ setzt den Vermerk mit Zeit und Namen, damit nicht zwei Kollegen dieselbe Nummer wählen. Beides kannst du zurücknehmen.

Der zweite Weg auf die Liste: der Knopf in der Mail

Unter jedem Objekt in der Mail steht ein Knopf: „Interesse an dieser Immobilie“. Wer ihn drückt, sagt es dir ausdrücklich. Das ist das stärkste Signal, das du bekommen kannst, und deshalb behandelt Keystate es anders als jede Zahl.

• Keine Schwelle. Ein Druck genügt, und der Kontakt steht sofort ganz oben.
• Rückruf binnen zwei Stunden. Diese Zusage sieht der Interessent auf der Bestätigungsseite. Der zuständige Makler bekommt eine Nachricht, und auf dem Eintrag steht die Uhrzeit. Der Terminvorschlag liegt davor, damit das Gespräch vorher geführt ist.
• Der Knopf funktioniert auch bei Kontakten, die nicht gemessen werden dürfen. Wer um einen Rückruf bittet, wird nicht beobachtet. Seine Bitte wird beantwortet. Sonst würden genau die eindeutigsten Anfragen ins Leere laufen. Im angebundenen CRM entsteht am Kontakt eine Aufgabe „Rückruf binnen 2 h“.

Was Keystate nicht sieht

Die Liste zeigt, was durch die Mail gelaufen ist. Alles daneben bleibt unsichtbar. Das sind keine Randfälle.

• Wer Bilder abgeschaltet hat, erzeugt keine Öffnung. Er kann die Ausgabe zehnmal gelesen haben und bleibt unsichtbar, solange er nicht klickt.
• Wer das Objekt woanders ansieht, im Portal oder auf deiner Website, läuft nicht durch die Mail und steht deshalb nicht auf der Liste.
• Wer liest und direkt zum Telefon greift, hat nie geklickt. Dieser Anruf kommt bei dir an, nicht auf der Liste.

Ehrlich gesagt ist es also so: Die Anrufliste ist der Anfang eines Vormittags, nicht die Bilanz des Interesses. Sie nennt dir die Handvoll Namen, bei denen ein Anruf begründet ist. Mehr verspricht sie nicht.