Jeden Monat eine Ausgabe, auch wenn kein Objekt frei ist
Die Ratgeber zur Newsletter-Frequenz sind für Onlineshops geschrieben. Ein Shop hat jeden Tag Ware, dein Maklerbüro nicht jeden Monat ein Objekt. Deshalb ist die eigentliche Frage nicht „wie oft“, sondern „womit“. Diese Seite beantwortet beides: sechs fertige Anlässe für die Monate ohne Objekt, die Bremse gegen zwei Mails aus demselben Haus und ein Beispieljahr zum Danebenlegen.
Stand:
Warum „drei bis vier Mal im Monat“ für dich nicht gilt
Wer nach der richtigen Newsletter-Frequenz sucht, findet eine Reihe von Ratgebern mit derselben Antwort: Eine pauschale Zahl gebe es nicht. Danach kommen trotzdem Zahlen.
Die ersten beiden Angaben sind für Absender gedacht, die jederzeit etwas zu erzählen haben. Ein Onlineshop hat jeden Tag Ware im Regal, ein Softwareanbieter jede Woche eine Änderung. Für die ist „zwei bis vier Mal im Monat“ eine Obergrenze. Ihre Frage lautet, wie viel sie senden dürfen, ohne zu nerven. Die dritte Angabe sagt, was passiert, wenn man sie falsch beantwortet.
In einem Maklerbüro ist es die umgekehrte Frage. Zwischen zwei Objekten liegen schnell sechs oder acht Wochen ohne Neuigkeit. Wer in dieser Zeit auf zwei bis vier Ausgaben im Monat zielt, produziert Füllmaterial. Und daraus entsteht genau die zu hohe Frequenz, die bei Inxmail oben auf der Abmeldeliste steht. Die Frequenz ist deshalb nicht der Anfang der Überlegung, sondern ihr Ergebnis. Zuerst kommt die Frage, womit du einen Monat ohne Objekt füllst.
Was dir ein fester Takt bringt
Ein Newsletter verkauft kein Haus. Niemand liest eine Mail und beschließt, seine Immobilie zu verkaufen. Die Entscheidung fällt aus einem Anlass, der nichts mit dir zu tun hat: Erbschaft, Trennung, Jobwechsel, Nachwuchs, ein zu großes Haus nach dem Auszug der Kinder. Dieser Anlass kommt einmal in vielen Jahren, und er kündigt sich nicht an.
Ein fester Takt leistet genau eine Sache: Wenn der Anlass eintritt, ist dein Maklerbüro der Name, der greifbar ist. Nicht das Maklerbüro, dessen Schild jemand bei der Suche im Internet zuerst findet. Das ist der Unterschied zwischen einem Anruf bei dir und einem Formular auf einem Portal.
Daraus folgen zwei Dinge für den Takt. Erstens: Regelmäßigkeit ist wichtiger als Menge. Vier Ausgaben im Frühjahr und danach acht Monate Stille sind schlechter als eine Ausgabe pro Monat. Zweitens: Jede Ausgabe braucht einen Grund, den der Empfänger sofort sieht. Ein Marktbericht für sein Viertel hat den. Eine Ausgabe, die nur existiert, weil der Monat eine braucht, hat ihn nicht.
Der onOffice-Blog beschreibt dieselbe Stelle aus Anbietersicht: „Beim Thema Newsletter stehen Sie als Immobilienmakler vor allem vor der Herausforderung, die Relevanz für Ihre Empfänger herzustellen.“ (onOffice, gelesen am 16.08.2026). Genau das ist die Aufgabe. Mit einer Zahl ist sie nicht gelöst.
Die sechs Anlässe für Monate ohne Objekt
Sechs Anlässe liegen fertig in Keystate. Sie sind vorformuliert, aber nicht ausgefüllt: Gliederung, Aufbau und Abmeldelink stehen, die Einschätzung schreibst du. Anlass wählen, ein oder zwei Felder füllen, fertig. Bei jedem steht unten, was dein Maklerbüro dafür beisteuern muss. Eine Vorlage, für die niemand das Material hat, bleibt leer.
- 01
Marktbericht
Wann er passt: Einmal je Quartal, sobald die Zahlen für dein Gebiet vorliegen.
Was hineingehört: Angebotslage und Preise in deinem Gebiet, dazu deine Einordnung. Wer ist gerade in der besseren Position, Käufer oder Verkäufer, und woran siehst du das.
Was du dafür lieferst: Region und Zeitraum sind die beiden Felder. Die Zahlen und die Einschätzung kommen von dir. Die Vorlage bringt die Gliederung, nicht den Markt. Ein Marktbericht mit erfundenen Zahlen fällt einem Makler schneller auf die Füße als gar keiner.
- 02
Zinsupdate
Wann er passt: In einem Monat ohne Objekt, in dem sich an den Bauzinsen etwas bewegt hat.
Was hineingehört: Eine kurze Einordnung der Bauzinsen. Und was der aktuelle Stand für jemanden bedeutet, der in diesem Jahr finanzieren will. Zwei Absätze, nicht zwei Seiten.
Was du dafür lieferst: Der Monat ist das einzige Feld. Den Satz zur Einordnung schreibst du selbst oder holst ihn von deinem Finanzierungspartner. Dann steht sein Name darunter und die Ausgabe hat einen zweiten Absender.
- 03
Neu im Team
Wann er passt: In den Wochen nach einer Einstellung, solange es noch eine Neuigkeit ist.
Was hineingehört: Wer angefangen hat, für welchen Bereich, und wofür man sie oder ihn ansprechen kann. Dazu ein Foto, das nicht nach Bewerbungsmappe aussieht.
Was du dafür lieferst: Name und Rolle sind die Felder. Dazu brauchst du das Foto und zwei Sätze zur Zuständigkeit. An diesen Sätzen erkennt ein Interessent später, wen er anrufen soll.
- 04
Saisongruß
Wann er passt: Weihnachten, Jahreswechsel, Beginn der Sommerpause.
Was hineingehört: Kurz und ohne Verkaufsabsicht, dafür mit einer praktischen Angabe: wann dein Maklerbüro über die Feiertage oder im August erreichbar ist und wer den Notfall abdeckt.
Was du dafür lieferst: Der Anlass ist das Feld. Von dir kommen die Zeiten und der Name der Person, die während der Schließung erreichbar ist. Ohne diese Angabe ist es eine Grußkarte. Mit ihr eine Information.
- 05
Jahresrückblick
Wann er passt: Dezember oder Anfang Januar, einmal im Jahr.
Was hineingehört: Was im Jahr passiert ist: welche Gebiete dazugekommen sind, wer neu im Team ist, welche Art von Objekten durch dein Maklerbüro gegangen ist.
Was du dafür lieferst: Das Jahr ist das Feld. Du brauchst drei bis fünf Dinge, die tatsächlich stattgefunden haben. Ein Rückblick ohne Substanz ist der Anlass, der am schnellsten als Füllmaterial auffällt.
- 06
Eigentümer ansprechen
Wann er passt: Wenn dein Bestand an Verkaufsaufträgen dünn wird, also für die Akquise.
Was hineingehört: Gerichtet an den Teil deines Verteilers, der selbst Eigentum hat. Was dein Maklerbüro bei einem Verkauf übernimmt, wie der Ablauf aussieht und wie ein Eigentümer den ersten Schritt macht.
Was du dafür lieferst: Die Region ist das Feld. Die Empfänger wählst du selbst aus. Diese Ausgabe geht nicht an den ganzen Verteiler, sondern an die Adressen, bei denen sie einen Sinn hat, und davon nur an die versandfähigen.
Zahlen stehen in keiner dieser Vorlagen. Kein hinterlegter Marktindex, kein automatisch eingesetzter Zinssatz, keine fertige Quartalsstatistik. Der Grund ist derselbe, aus dem auf dieser Website keine Öffnungsraten stehen. Eine falsche Zahl im eigenen Marktbericht kostet dich mehr als ein Monat ohne Ausgabe.
Zwei Kollegen, ein Kontakt, eine Mail
Keystate lässt höchstens eine Mail in drei Tagen an dieselbe Adresse durch. Gezählt wird für das ganze Maklerbüro, nicht je Mitarbeiter und nicht je Verteiler. Das klingt zuerst nach Einschränkung. In der Praxis ist es die Regel, die dir eine Absprache erspart.
Der Fall dahinter ist banal und passiert trotzdem ständig. Zwei Makler im selben Büro betreuen denselben Kontakt. Er hat sich vor zwei Jahren für ein Objekt der Kollegin interessiert und letzte Woche für eines von dir. Beide halten ihn für ihren. Beide schicken am Dienstag eine Ausgabe. Niemand hat etwas falsch gemacht, und der Empfänger bekommt an einem Tag zwei Mails aus demselben Haus.
Mit der Bremse fällt diese Frage weg. Du musst nicht wissen, wer heute schon geschrieben hat. Die zweite Mail an dieselbe Adresse geht innerhalb der drei Tage nicht raus, der Kontakt wird übersprungen. Bei einer bis zwei Ausgaben im Monat ist die Bremse nie im Weg. Sie greift nur dort, wo zwei Absender voneinander nichts wissen.
Sie ist nicht die einzige Prüfung vor dem Versand. Einwilligung und Sperrliste werden zweimal geprüft: einmal beim Aufbau der Empfängerliste, einmal direkt vor jeder einzelnen Mail. Die Sperrliste wirkt über alle Maklerbüros der Plattform. Und ohne Abmeldelink geht keine Mail raus. Fehlt er in einer Vorlage, hängt Keystate ihn an.
Zwei Regelwerke, nicht eines
Dein Verteiler ist gemischt: GMX, WEB.DE, T-Online, Outlook, Gmail. Diese Anbieter stellen unterschiedliche Anforderungen an Absender, und dein Maklerbüro muss beide Seiten bedienen. Die üblichen Ratgeber zur Zustellbarkeit übergehen diesen Punkt. Sie schreiben für Onlineshops.
GMX ist der klarere Absender. Zur Technik heißt es dort, „die Verwendung einer gültigen DKIM-Signatur“ sei „verpflichtend“, ausdrücklich mit dem Zusatz: „Beachten Sie, dass wir DKIM als Mindestanforderung voraussetzen, SPF allein reicht nicht aus.“ Und zum Abmelden, ohne jede Mengenschwelle: „Jede E-Mail muss eine leicht zugängliche und verständliche Abmeldemöglichkeit enthalten. Idealerweise erfüllt der Newsletter den Standard RFC 8058.“ Pflicht ist also die Abmeldemöglichkeit. RFC 8058 ist der Weg, der den Abmeldeknopf im Mailprogramm auslöst. Keystate erfüllt diesen Idealfall in jeder Mail, unabhängig von der Menge.
Zur Frequenz sagt GMX einen Satz, für den es keine Zahl braucht: „Achten Sie auf relevante Inhalte und eine angemessene Versandfrequenz. So vermeiden Sie Beschwerden und schützen Ihre Domain-Reputation.“ Ein Provider benennt damit selbst, worum es auf dieser Seite geht.
Google setzt andere Grenzen. Wir geben sie sinngemäß wieder und nicht wörtlich. Googles deutsche Fassung erklärt selbst, dass bei Widersprüchen die englische Version Vorrang hat und Inhalte maschinell übersetzt sein können. Für die Spamrate nennt Google einen Zielwert unter 0,1 % und bezeichnet 0,3 % oder mehr als dringend zu vermeiden. Das gilt für private Gmail-Konten mit den Endungen @gmail.com und @googlemail.com. Google Workspace nimmt die zugehörige FAQ ausdrücklich aus. Firmenadressen in deinem Verteiler fallen also nicht darunter.
Interessant ist, wo die beiden Regelwerke auseinandergehen. Googles Pflichten für Großversender greifen erst über 5.000 Nachrichten am Tag. Dazu gehören die Abmeldung mit einem Klick und die Kombination aus SPF, DKIM und DMARC. Ein Einzelbüro sendet 5.000 Mails im Monat und liegt klar darunter. GMX nennt für Massenversender überhaupt keine Menge. Dort gibt es diese Untergrenze nicht, und damit auch kein Schlupfloch für kleine Maklerbüros.
Quellen: postmaster.gmx.net/de/anforderungen-und-empfehlungen (deutsches Original, wörtlich zitiert) und support.google.com/mail/answer/81126 samt verlinkter FAQ (deutsche Fassung, sinngemäß wiedergegeben; Anforderungen in Kraft seit 1. Februar 2024), beide gelesen am 18.08.2026. Hier stehen fremde Anbieterregeln, keine Auslegung. Wir sind keine Anwälte.
Was der Monatstakt kostet und was er einbringt
Am seltenen Senden gibt es einen echten Nachteil, und er steht in keinem Frequenz-Ratgeber. Im Kapitel über das schrittweise Erhöhen des Sendevolumens hält Google fest, dass man sein Volumen schneller steigern kann, wenn man täglich statt wöchentlich sendet.
Übersetzt heißt das: Wer monatlich sendet, baut seinen Ruf als Absender langsamer auf als ein täglicher Versender. Das betrifft vor allem die ersten Monate. Wenn dein Verteiler stabil ist und du jeden Monat dieselbe Menge verschickst, steigerst du gar nichts, und der Absatz gilt für dich nicht mehr. Dass monatliche Newsletter schlechter zugestellt werden, steht dort nicht. Wir behaupten es auch nicht.
Dieselbe Stelle liefert aber das Argument für einen festen Takt. Google empfiehlt regelmäßige Abstände statt unerwarteter Schübe und nennt als Beispiel, dass eine plötzliche Verdoppelung des Sendevolumens zu einer Ratenbegrenzung oder zu einem schlechteren Ruf führen kann (Richtlinien für E-Mail-Absender, deutsche Fassung, gelesen am 18.08.2026). Ein gleichmäßiger Rhythmus ist damit nicht nur für den Leser besser, sondern auch die unauffälligere Art zu senden.
Praktisch folgt daraus zweierlei. Der alte CRM-Bestand geht nicht in einer einzigen Aussendung an alle raus. Und in den ersten Monaten ist ein regelmäßiger Anlass mehr wert als eine große Ausgabe. Wie der Einstieg abläuft, steht auf der Seite zum Verteileraufbau.
Vor dem Versand
- 3 Tage Abstand zur letzten Mail an dieselbe Adresse, büroweit gezählt
- 2 Prüfungen je Empfänger: beim Listenaufbau und direkt vor der Mail
- 1 Abmeldeknopf in der Kopfzeile jeder Mail. Ohne ihn geht nichts raus.
Versand aus einem Rechenzentrum in Frankfurt. Antworten auf eine Ausgabe gehen an dein Maklerbüro, nicht an uns.
Ein Jahr im Überblick
Die Tabelle unten ist ein Beispiel, keine Empfehlung. Sie zeigt eine Anordnung: drei Monate mit einem Objekt, und neun Monate, in denen ein Anlass die Lücke füllt. Mehr als drei Objekte hat ein Einzelbüro oft nicht. Eine Ausgabe je Monat, damit die Reihe nie länger als vier Wochen abreißt.
Dein Jahr sieht anders aus, weil deine Objekte anders kommen. Der Punkt ist nicht die Zahl zwölf. Der Punkt ist, dass in keinem Monat ein leeres Feld steht, ohne dass jemand ein Thema erfinden musste.
Beispiel: zwölf Ausgaben, drei davon mit Objekt
Erfundenes Maklerbüro, erfundene Objekte. Keine Empfehlung und kein Ergebnis, sondern eine Anordnung zum Danebenlegen.
| Monat | Art | Ausgabe |
|---|---|---|
| Januar | Anlass | Marktbericht: viertes Quartal des Vorjahres, dein Gebiet |
| Februar | Objekt | Die erste Vermarktung des Jahres |
| März | Anlass | Zinsupdate |
| April | Anlass | Marktbericht: erstes Quartal |
| Mai | Objekt | Zwei Wohnungen in einer Ausgabe statt in zwei |
| Juni | Anlass | Eigentümer ansprechen, an den passenden Teil des Verteilers |
| Juli | Anlass | Marktbericht: zweites Quartal |
| August | Anlass | Saisongruß mit Erreichbarkeit in der Sommerpause |
| September | Objekt | Was nach den Ferien in die Vermarktung geht |
| Oktober | Anlass | Marktbericht: drittes Quartal |
| November | Anlass | Neu im Team |
| Dezember | Anlass | Jahresrückblick |
Fallen in einem Monat zwei Objekte an, nimm sie in eine Ausgabe statt in zwei, so wie im Mai in der Tabelle. Und wenn ein Monat wirklich nichts hergibt, lass ihn aus. Eine Ausgabe auszulassen ist der kleinere Schaden als eine Ausgabe ohne Inhalt.
Was nach dem Senden kommt
Nach dem Versand bekommst du keine Statistik, sondern eine Liste mit Namen und Telefonnummern. Wer innerhalb von 90 Tagen dreimal geöffnet oder zweimal geklickt hat, steht darauf. Gezählt wird je Kontakt, nicht je Objekt. Wer in der Mail auf „Interesse an dieser Immobilie“ drückt, steht sofort darauf, ohne jede Schwelle.
Deshalb laufen die Anlass-Ausgaben nicht nebenher. Ein Marktbericht, den jemand zweimal anklickt, ist dasselbe Signal wie ein Klick auf ein Objekt. Er steht auf derselben Liste, bei demselben Kollegen. Ein Anlass ist damit kein Platzhalter für den Monat ohne Objekt, sondern eine Ausgabe, die dir dieselbe Rückmeldung bringt.
Zwei Klicks genügen für einen Eintrag, für Öffnungen braucht es drei. Sortiert wird nach Klicks. Ein Klick ist eine Handlung. Eine Öffnung ist das schwächere Signal, seit Apple die Zählpixel beim Zustellen vorlädt, ob jemand die Mail liest oder nicht. Ein Zustellsignal ist eine Öffnung ohnehin nicht: Google hält selbst fest, keine Öffnungsraten zu erfassen, Angaben Dritter dazu nicht überprüfen zu können und niedrige Öffnungsraten nicht als Hinweis auf Zustell- oder Spamprobleme zu verstehen (Richtlinien für E-Mail-Absender, deutsche Fassung, gelesen am 18.08.2026).
Wen du nach Jahren ohne jede Reaktion aus dem Verteiler nimmst, entscheidest du. Keystate nimmt niemanden von selbst heraus. Ein Kontakt, der lange nichts angeklickt hat, kann derjenige sein, der im nächsten Jahr anruft.
Leg dein eigenes Jahr einmal daneben
Wir richten Keystate gerade mit den ersten Maklerbüros ein. Im Termin gehen wir deine nächsten zwölf Monate durch: wo Objekte stehen, welche Anlässe die Lücken füllen und was du dafür lieferst.
Drei Pakete, jedes in zwei Takten: monatlich kündbar mit einer einmaligen Einrichtung, oder zwölf Monate Laufzeit und dafür ohne Einrichtung. Mehrere Standorte rechnen wir nach Umfang ab. Was das heute kostet, steht auf der Preisseite. Alle Beträge netto.
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