Bau dir eine Liste, die dir gehört und die du immer wieder erreichst
Ein eigener Verteiler ist die Liste, die dir gehört. Kein Portal, keine fremde Plattform: deine Kontakte, die du jeden Monat erreichen kannst. Diese Seite zeigt, wie so eine Liste entsteht. Welche Kontakte du schon hast, wie neue über deine Anmeldeseite dazukommen und was Keystate dabei von selbst mitschreibt.
Stand:
Woher die Adressen kommen, die du schon hast
Kein Maklerbüro fängt bei null an. Die Adressen sind da, sie liegen nur an sechs verschiedenen Stellen. Der Unterschied zwischen diesen Stapeln ist nicht das Alter und nicht die Anzahl. Es ist das, was von der Entstehung übrig ist: ein Blatt, eine Mail, eine Erinnerung oder nichts.
Die Tabelle bewertet keine dieser Herkünfte. Sie sagt, was dokumentiert ist und welche Frage danach offen bleibt. Wer diese Fragen beantwortet hat, weiß für den größten Teil seiner Datenbank, was gilt. Die Fundstellen dafür stehen auf der Seite zur Rechtslage.
| Herkunft | Was dokumentiert ist | Was offen bleibt |
|---|---|---|
| Besichtigungsliste auf Papier | Es gibt ein Blatt mit Name, Kontaktdaten, Objekt und Datum. Damit ist der Zeitpunkt belegbar und die Gelegenheit auch. | Wofür genau unterschrieben wurde, steht auf demselben Blatt. Diesen Satz nachzulesen ist die Arbeit, die vor dem Verteiler kommt. |
| Anfrage über ein Portal | Das Formular hat nicht dein Maklerbüro gestaltet. Was der Interessent dort angehakt hat, steht in der Anfrage-Mail des Portals, nicht in deiner Datenbank. | Deckt die Erklärung gegenüber dem Portal auch Post von dir ab? Wer das wissen will, muss den Text des Portals lesen, nicht den eigenen. |
| Visitenkarte vom Tag der offenen Tür | Kein Formular, kein Zeitpunkt, kein Text. Bekannt ist nur, dass ihr miteinander gesprochen habt. | Was davon lässt sich hinterher belegen? Bei einer Visitenkarte ist die Antwort meist: das Gespräch, sonst nichts. |
| Alte Interessenten aus der Datenbank | Über Jahre gewachsen, oft von mehreren Kollegen gepflegt, teils aus Systemen, die es nicht mehr gibt. Die Zeile ist da, die Herkunft der Zeile nicht. | Bei welchem Teil des Bestands weiß überhaupt noch jemand, woher er stammt? Daran hängt ein Verteileraufbau meist wirklich. |
| Käufer und Verkäufer mit abgeschlossenem Vertrag | Hier existiert ein Vertrag und eine Akte. Das unterscheidet diese Gruppe von allen anderen, weil ein Abschluss dokumentiert ist und nicht nur ein Kontakt. | Was daraus folgt, hängt an § 7 Abs. 3 UWG und dessen vier Voraussetzungen. Die Fundstelle samt Wortlaut steht auf der Seite zur Rechtslage. |
| Anmeldung über die eigene Anmeldeseite | Die einzige Herkunft, bei der der Nachweis mitentsteht, während der Kontakt entsteht: Weg, Zeitpunkt und IP-Adresse werden festgehalten. | Hier bleibt nichts offen. Über diese Seite wächst dein Verteiler. Die anderen fünf Herkünfte erklären nur, was schon da ist. |
Was die Postfachanbieter erwarten
Über die Rechtslage sagt diese Seite nichts. Über die Erwartung der Postfachanbieter schon, denn die schreiben sie selbst hin. GMX, in seinen Anforderungen an Absender: „Versenden Sie Massen-E-Mails ausschließlich an Personen, die dem Empfang ausdrücklich zugestimmt haben." Google sagt für private Gmail-Konten sinngemäß dasselbe. Keine Mails an Personen, die nichts abonniert haben, und keine Adressen, die man bei anderen Unternehmen gekauft hat. (Fremdangaben, beide gelesen am . Warum GMX wörtlich und Google nur sinngemäß, steht bei den Quellen.)
Gekaufte Adressen sind für ein Maklerbüro selten ein Thema. Der alte Bestand aus dem Maklerprogramm dagegen fast immer. Genau davon ist hier die Rede. Eine Liste, die jemand anders zusammengestellt hat, kommt auf dieser Seite deshalb nicht als Herkunft vor.
Was Keystate beim Import fragt
Keystate beantwortet die Frage nicht, es stellt sie. Kommt ein Kontakt nicht über die Anmeldeseite herein, sondern aus einer Datei, fragt Keystate nach dem Import die Herkunft ab. Eine der Möglichkeiten heißt „weiß ich nicht sicher", und sie ist die Vorauswahl.
Wer dort stehen bleibt, ist nicht versandfähig. Das ist der ehrliche Zustand am ersten Tag. Ein Kontakt, dessen Herkunft niemand kennt, bekommt keine Mail, bis jemand die Herkunft kennt. Der Rest des Verteilers kann sofort losgehen, ohne dass die unklaren Zeilen mitfahren.
Was Keystate für dich mitschreibt
Bei jeder Anmeldung über deine Anmeldeseite entsteht die Dokumentation gleich mit. Du musst nichts ablegen und nichts abheften. Der E-Mail-Marketing-Anbieter Inxmail nennt in seinem Beitrag zum Double-Opt-in fünf Dinge, die zu so einer Dokumentation gehören:
„Archiviere daher, die DOI-Mail (Wortlaut), den Zeitpunkt/die Quelle der Anmeldung, den Zeitstempel des Klicks, die verwendeten Einwilligungstexte und das Anmeldeformular."
Fremdangabe. Inxmail GmbH, Beitrag zum Double-Opt-in, veröffentlicht am 13.02.2026, laut Seitenangaben zuletzt geändert am 12.08.2026, von uns abgerufen am unter inxmail.de. Inxmail stellt dem Beitrag selbst einen Haftungsausschluss voran: allgemeine Informationen, keine Haftung für Richtigkeit und Vollständigkeit, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Es ist die Empfehlung eines Anbieters und keine Vorschrift. Im FAQ derselben Seite steht eine kürzere Variante derselben Liste, die zusätzlich die IP-Adresse nennt.
Fünf Ablagen, die ein Zwei-Personen-Büro nebenher führen soll. Genau daran bleiben viele Maklerbüros beim Verteiler hängen. Bei Keystate entsteht der größte Teil davon von selbst. Rechts daneben steht, was das im Einzelnen ist.
Was Inxmail aufzählt
Was Keystate davon festhält
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Die DOI-Mail im Wortlaut
Bei Keystate
Die Bestätigungsmail hängt an der Anmeldeseite des Maklerbüros und nicht an einem Freitextfeld je Versand. Ihr Wortlaut ist deshalb nicht von Kontakt zu Kontakt verschieden. Er liegt einmal fest und gilt für jeden, der sich über diese Seite anmeldet.
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Zeitpunkt und Quelle der Anmeldung
Bei Keystate
Steht je Kontakt in der Historie: der Weg, über den er hereinkam, und der Zeitpunkt. Bei Kontakten aus einer CSV-Datei wird die Herkunft beim Import abgefragt.
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Der Zeitstempel des Klicks
Bei Keystate
Beim Doppel-Opt-in ist die Bestätigung dieser Klick. Zeitpunkt und IP-Adresse werden festgehalten. Ein Widerruf löscht die Historie nicht. Sonst könntest du hinterher nichts belegen.
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Die verwendeten Einwilligungstexte
Bei Keystate
Auch die stehen auf der Anmeldeseite: ein Text je Maklerbüro, keiner je Aussendung. Änderst du ihn, gilt der neue Text ab der nächsten Anmeldung und nicht rückwirkend.
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Das Anmeldeformular
Bei Keystate
Je Maklerbüro eine Anmeldeseite mit eigener Adresse. Sie bleibt aufrufbar, und du kannst sie auf deiner Website, unter dem Exposé oder in der Signatur verlinken. Sie ist zugleich das Formular, von dem in der Liste die Rede ist.
Wofür das nicht gilt
Diese fünf Punkte entstehen bei einer Anmeldung über die Anmeldeseite. Für die Papierliste von 2019 entstehen sie nicht: kein Zeitstempel, kein Einwilligungstext, kein Formular. Ein Import erzeugt sie auch nicht, er trägt ein, was in der Datei steht. Wer einen alten Bestand mitbringt, hat deshalb zwei Dinge vor sich. Einen Verteiler, der ab heute mit Nachweis wächst. Und einen Stapel, bei dem die Herkunft die eigentliche Arbeit ist.
Die Anmeldeseite
Jedes Maklerbüro bekommt eine eigene Anmeldeseite mit eigener Adresse. Darüber wächst dein Verteiler, ohne dass du hinterher etwas nachtragen musst. Verlinken kannst du sie überall dort, wo heute eine Telefonnummer steht: unter dem Exposé, in der Signatur, auf der Objektseite, im Aushang beim Tag der offenen Tür.
Schritt eins
Die Adresse wird eingetragen
Der Kontakt steht danach in der Liste, aber nicht im Verteiler. Bis die Bestätigung da ist, bekommt er keine Ausgabe. Auch dann nicht, wenn ein Kollege am selben Tag versendet.
Schritt zwei
Die Bestätigung kommt zurück
Erst der Klick in der Bestätigungsmail schaltet ihn frei. Weg, Zeitpunkt und IP-Adresse werden festgehalten und bleiben stehen, auch wenn er sich später abmeldet.
Warum es zwei Schritte sind
Die zwei Schritte empfehlen die Unternehmen, deren Postfächer deine Mails annehmen. Über sie kann man also reden, ohne einen Gesetzestext aufzuschlagen. GMX nennt das Verfahren beim Namen: „Die Einwilligung sollte idealerweise über ein Double-Opt-in-Verfahren erfolgen." Im Glossar derselben Seite steht auch, wozu: „Damit wird verhindert, dass E-Mail-Adressen durch Dritte auf Verteilerlisten gesetzt werden können." Google empfiehlt sinngemäß denselben Ablauf: an jeden Empfänger eine Bestätigungsanfrage, bevor seine Adresse in den Verteiler aufgenommen wird. Den Verfahrensnamen benutzt Google nicht. Gemeint ist derselbe Ablauf, den Keystate als Doppel-Opt-in fährt.
Das sind Aussagen über Zustellbarkeit und nicht über Rechtslage. Für dein Maklerbüro sind sie die praktischeren. Wer die zwei Schritte geht, tut das, was die Postfächer der Empfänger von einem Absender erwarten. Und bekommt die Dokumentation von weiter oben als Nebenprodukt.
Zu vorbelegten Häkchen sagt Google etwas, das gern halb zitiert wird. Sinngemäß und vollständig: Anmeldeformulare, in denen die Zustimmung bereits angekreuzt ist, sollen nicht verwendet werden. In einigen Ländern und Regionen gelten Einschränkungen für die automatische Einwilligung, und wer sie einsetzen will, soll die Vorschriften seiner Region prüfen. Google verbietet hier also nicht selbst, sondern verweist auf regionales Recht. Was dort gilt, sagt weder Google noch diese Seite. In Keystate entsteht ein Empfänger ohnehin nicht durch ein Häkchen, sondern durch den Klick in der Bestätigungsmail.
Was in der Bestätigungsmail steht
Der Grund für die Anmeldung, der Link, und wer schreibt. Das ist alles. Kein neues Objekt, kein Angebot, kein Anhang. Die Vorlage liegt je Maklerbüro fest, damit diese eine Mail nicht versehentlich zu einer Ausgabe wird.
Die Fundstelle dazu, dass die Bestätigungsmail beim Doppel-Opt-in werbefrei sein muss, ist BGH, Urteil vom 15.12.2015 – VI ZR 134/15 zum Werbezusatz in einer automatisch erzeugten Bestätigungsnachricht. Was daraus für deinen Fall folgt, legt diese Seite nicht aus. Das Urteil steht mit den übrigen Fundstellen im Quellenblock der Rechtsseite.
So übernimmst du deine Kontakte aus dem CRM
Der Export aus deiner bisherigen Software ist eine Datei mit Spalten, die keiner Norm folgen. Keystate erkennt sie selbst: E-Mail, Vorname, Nachname, Telefon, Anrede, Notiz. Du musst nichts umbenennen, nichts sortieren und keine Vorlage befüllen. Die Datei, die dein bisheriges System ausgibt, ist die Datei, die hier hineingeht.
Danach kommt die Frage nach der Herkunft, und die ist der eigentliche Schritt. Sie steht dort nicht, weil sie technisch nötig wäre, sondern weil sie sonst niemand stellt. Die Vorauswahl „weiß ich nicht sicher" macht niemanden versandfähig. Wer sie stehen lässt, hat den Kontakt in Keystate, aber nicht im Verteiler.
Ein Import erzeugt keine Einwilligung
Er verschiebt Zeilen. Was du als bestätigt einliest, gilt im Werkzeug als bestätigt. War es das in Wirklichkeit nicht, ändert der Import daran nichts. Ein Werkzeug kann prüfen, ob ein Zustand gesetzt ist. Ob er stimmt, weiß nur, wer die Liste kennt.
Der ruhigste Weg bei einem alten Bestand ist deshalb der, der ihn nicht anfasst. Verlinke die Anmeldeseite, und schreib zuerst die Kontakte an, bei denen die Herkunft klar ist. Wie ein gewachsener Verteiler wieder in Bewegung kommt, steht auf Alte Interessenten reaktivieren.
Alte Adressen gibt es teils nicht mehr
Eine acht Jahre alte Liste enthält Adressen, die es nicht mehr gibt. Was dann passiert, schreibt GMX in seinen Anforderungen an Absender selbst: „Vermeiden Sie den Versand an ungültige, inaktive oder veraltete Adressen. Entfernen Sie regelmäßig unzustellbare Kontakte. Werden viele Nachrichten an unbekannte oder deaktivierte Adressen gesendet, kann dies zur temporären Sperrung des Versandsystems führen. In schweren Fällen behalten wir uns eine dauerhafte Sperrung vor." (Fremdangabe, gelesen am .)
Googles Richtlinien haben für die andere Hälfte desselben Problems einen eigenen Abschnitt: das Sendevolumen langsam erhöhen statt in Schüben. Beides zusammen beschreibt den häufigsten Fehlstart. Viertausend alte Kontakte importieren und am selben Abend an alle senden. Beim Bestand kommt es also nicht nur auf die Herkunft an, sondern auch auf den Zustand. Fang mit dem Teil an, der noch erreichbar ist.
Deshalb laufen Unzustellbarkeitsmeldungen bei Keystate über einen eigenen Rückweg zurück ins System und nicht in ein Postfach, in das niemand schaut. Was nicht ankommt, bleibt damit sichtbar, statt sich still zu wiederholen.
Zweimal geprüft, nicht einmal
Jeder Kontakt läuft durch zwei Prüfungen: einmal beim Aufbau der Empfängerliste und einmal direkt vor der einzelnen Mail. Geprüft wird, ob die Bestätigung vorliegt, ob sie nicht widerrufen wurde und ob die Adresse nicht auf der Sperrliste steht. Zwei Prüfungen statt einer, weil zwischen dem Zusammenstellen der Liste und dem Versand Stunden liegen können. In diesen Stunden kann eine Abmeldung ankommen.
Wie der Verteiler gesund bleibt
Ein Verteiler geht selten am Aufbau kaputt, sondern an dem, was danach passiert. Zwei Kollegen schreiben denselben Kontakt am selben Tag an. Eine Abmeldung kommt nur in einem Maklerbüro an. In einer Vorlage fehlt der Abmeldelink. Gegen jeden dieser Fälle ist eine Mechanik eingebaut, und keine davon lässt sich für eine einzelne Aussendung abschalten.
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Höchstens eine Mail in drei Tagen
Dieselbe Adresse bekommt höchstens eine Mail in drei Tagen, gezählt für das ganze Maklerbüro. Zwei Kollegen können denselben Kontakt nicht am selben Tag zweimal anschreiben.
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Abmelden mit einem Klick
Der Abmeldelink steht auch in der Kopfzeile der Mail, also im Postfach selbst und nicht erst unten im Text. Fehlt er in einer Vorlage, hängt Keystate ihn an. Ohne ihn geht keine Mail raus.
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Sperrliste über alle Maklerbüros
Eine gesperrte Adresse fällt aus allen Verteilern der Plattform, auch aus denen anderer Maklerbüros. Nicht nur aus dem, in dem die Abmeldung ankam.
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Zweimal geprüft, nicht einmal
Einmal beim Aufbau der Empfängerliste, einmal direkt vor jeder einzelnen Mail: Bestätigung vorhanden, nicht widerrufen, Adresse nicht gesperrt.
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Unzustellbarkeit läuft zurück
Meldungen über nicht erreichbare Adressen kommen über einen eigenen Rückweg ins System zurück. Nicht in ein Postfach, in das nie jemand schaut.
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Der Widerruf schließt ab
Er beendet den Versand und lässt die Historie stehen. Nichts wird umgeschrieben, damit die Anmeldung von vorletztem Jahr auch nach der Abmeldung nachvollziehbar bleibt.
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Versand aus Frankfurt
Der Versand läuft über ein Rechenzentrum in Frankfurt. Antworten gehen nicht an uns, sondern an dein Maklerbüro. Wer auf eine Ausgabe antwortet, landet in deinem Postfach.
Zwei Regelwerke, ein Verteiler
Dein Verteiler ist gemischt. Darin liegen GMX-, WEB.DE-, T-Online-, Outlook- und Gmail-Adressen nebeneinander, und die Betreiber veröffentlichen verschiedene Anforderungen. Was Google als Mindestanforderung nennt, genügt bei GMX nicht. Googles Prozentwerte haben bei GMX kein Gegenstück. Ein Verteiler muss deshalb beide Regelwerke bedienen, nicht nur das bekanntere.
Dazu kommt ein Unterschied, der ausgerechnet kleine Absender betrifft. Google knüpft einen Teil seiner Anforderungen an eine Menge: ab 5.000 Nachrichten am Tag, und darunter liegt ein Maklerbüro klar. GMX nennt für Massenversand nirgends eine Zahl. Für diesen Teil der Empfänger gibt es also kein Schlupfloch nach unten. Was dort gilt, gilt auch für zweihundert Adressen.
Wie sich die Adressen in einem deutschen Verteiler aufteilen, ist schwer belastbar zu sagen. Die einzige greifbare Aufstellung nennt WEB.DE mit 26,4 %, GMX mit 25,7 %, Gmail mit 13,8 %, Outlook mit 8,0 % und T-Online mit 7,8 %. Sie stammt aus einer Pressemitteilung von United Internet vom 20.11.2025, und United Internet gehören GMX und WEB.DE. Das gehört dazugesagt. Für dein Maklerbüro bleibt daraus eine vorsichtige Folgerung: Nimm nicht an, dein Verteiler sehe aus wie der eines amerikanischen Onlineshops.
Woher diese Mechaniken kommen
Nicht aus Vorsicht, sondern aus dem, was die Postfachbetreiber über ihre eigenen Systeme veröffentlichen. Bei GMX sind zwei Erwartungen besonders deutlich. Erstens die Abmeldung: „Jede E-Mail muss eine leicht zugängliche und verständliche Abmeldemöglichkeit enthalten. Idealerweise erfüllt der Newsletter den Standard RFC 8058." Pflicht ist also die Abmeldemöglichkeit, ohne Mengenschwelle. RFC 8058 ist der Idealfall, der im Postfach den Abmeldeknopf auslöst, und als Alternative nennt GMX eine gültige Antwortadresse. Keystate erfüllt den Idealfall, und zwar in jeder Ausgabe.
Zweitens die Absenderprüfung. Hier gehen die beiden Regelwerke wirklich auseinander. GMX: „Beachten Sie, dass wir DKIM als Mindestanforderung voraussetzen, SPF allein reicht nicht aus." Eine gültige DKIM-Signatur ist dort verpflichtend, SPF nur empfohlen. Google verlangt von allen Absendern sinngemäß SPF oder DKIM und erst ab 5.000 Nachrichten am Tag SPF und DKIM und DMARC. Wer „SPF oder DKIM genügt" liest und für allgemein hält, liegt für einen großen Teil eines deutschen Verteilers daneben.
Dazu gehört, wer als Absender erscheint. GMX verlangt: „Auch Dienstleister oder Dritte, die den Versand im Auftrag übernehmen, müssen für die Empfängergruppe eindeutig erkennbar sein." Genau so ist es gebaut. Der Versand läuft über eine Absenderdomain von Keystate. Für den Empfänger heißt das: In der Absenderzeile steht eine Keystate-Adresse, mit dem Namen deines Maklerbüros davor. Das Erscheinungsbild der Ausgabe gehört deinem Maklerbüro. Unsichtbar ist der Dienst dahinter nicht, und nach dieser Vorgabe soll er das auch nicht sein.
Googles Angaben stehen hier bewusst sinngemäß und nicht in Anführungszeichen. Die Begründung dafür steht unten. Für private Gmail-Konten nennt Google zwei Werte für die gemeldete Spamrate: einen Zielwert unter 0,1 %, und 0,3 % oder mehr seien dringend zu vermeiden. Einer von tausend ist also der Zielwert, drei von tausend die Marke, ab der es ernst wird. Es ist eine Empfehlung und keine Anforderung, und sie betrifft Gmail-Adressen. Nicht „die Provider" und nicht deinen Verteiler als Ganzes.
Wer selbst nachliest, stößt auf die 0,3 % ein zweites Mal, dann aber für eine andere Kennzahl. Inxmail verwendet sie für die Abmelderate: „Unter 0,3 Prozent ist die Abmelderate meist sehr unauffällig", „zwischen 0,3 und 0,6 Prozent liegt der Normalbereich". Abmeldungen und Spam-Beschwerden sind zwei verschiedene Dinge, die sich hier eine Zahl teilen. Wer einen Wert aus diesem Feld übernimmt, muss Kennzahl und Anbieter mitnehmen. GMX veröffentlicht übrigens gar keine Prozentzahl.
Eine Annahme, die überall steht, weist Google selbst zurück. Es erfasse Öffnungsraten nicht, und niedrige Öffnungsraten wiesen nicht unbedingt auf Probleme bei der Zustellbarkeit oder der Spam-Einordnung hin. Wer selten geöffnet wird, hat deshalb nicht automatisch ein Zustellproblem. Er hat vielleicht ein Themenproblem, und das ist eine andere Baustelle.
Bleibt die Sperrliste über alle Maklerbüros. Google richtet einen Teil seiner Richtlinien an Dienste wie uns und hält den Dienstanbieter sinngemäß für das Versandverhalten seiner Kunden verantwortlich, mit der Aufforderung, Kunden zu entfernen, die den Dienst für Spam nutzen. Genau das tut die plattformweite Sperre. Eine Abmeldung wirkt in allen Verteilern der Plattform, nicht aus Misstrauen, sondern weil der Ruf des Versands allen Maklerbüros gemeinsam gehört. Dass Keystate damit alles erfüllt, was Google von einem Dienstanbieter erwartet, behaupten wir nicht.
Und zum Rückweg für Unzustellbarkeit oben, als Listenpflege und nicht als Zustellsignal: Google empfiehlt sinngemäß, Empfänger automatisch aus dem Verteiler zu nehmen, von denen mehrfach Unzustellbarkeitsnachrichten zurückkommen. Ein Verteiler, den niemand pflegt, wird mit jedem Jahr schlechter. Nicht, weil die Menschen sich ändern, sondern weil ihre Adressen es tun.
Welche Werte dein Maklerbüro erreicht, sagen wir dir nicht. Dazu gibt es keine belastbare Zahl, und jede, die wir nennen würden, wäre erfunden.
Fremdangaben, beide gelesen am . GMX, „Anforderungen und Empfehlungen" für Absender (postmaster.gmx.net, wortgleich auch postmaster.web.de; verweist für die Branchenstandards auf M3AAWG und die Certified Senders Alliance). Deutsches Original, deshalb wörtlich zitiert. Google, „Richtlinien für E-Mail-Absender" samt zugehöriger FAQ, Hilfeseite zu Gmail (support.google.com/mail/answer/81126; gilt für private Gmail-Konten, nicht für Google Workspace, Anforderungen seit dem 1. Februar 2024), nur sinngemäß wiedergegeben, weil die deutsche Fassung nach Googles eigener Angabe der englischen nachrangig ist und möglicherweise maschinell übersetzte Inhalte enthält. Die Werte zur Abmelderate aus dem Inxmail-Beitrag zur Abmelderate im E-Mail-Marketing (20.03.2026, aktualisiert 12.08.2026). Alles Angaben von Unternehmen über ihre eigenen Systeme und Erfahrungen, keine Vorschriften.
Bleibt die eine Frage, die keine Mechanik löst: was du schreibst, wenn gerade kein neues Objekt da ist. Daran versanden die meisten Verteiler im dritten Monat. Dafür liegen sechs Anlass-Vorlagen bereit: Marktbericht, Zinsupdate, Neu im Team, Saisongruß, Jahresrückblick und Eigentümer ansprechen. Wie ein Rhythmus daraus wird, steht auf Newsletter-Rhythmus. Wer wissen will, wen er nach einer Ausgabe anruft, findet die Schwellen auf Anrufliste: drei Öffnungen oder zwei Klicks in 90 Tagen, je Kontakt gezählt. Ein Klick wiegt dort mehr als eine Öffnung, und bei gleichem Stand steht der Kontakt mit den Klicks weiter oben.
Was Keystate nicht für dich entscheidet
Ob eine bestimmte Herkunft für deinen Fall trägt, entscheidet nicht das Werkzeug. Der Import erkennt Spalten, keine Rechtsgrundlage. Die Prüfung vor dem Versand sieht, ob ein Zustand gesetzt ist, nicht, ob er zu Recht gesetzt wurde. Und keine der Mechaniken oben bewertet die Besichtigungsliste, die bei dir im Schrank liegt.
Das hier ist keine Rechtsberatung. Die dürfen wir nicht leisten, sie ist nach § 3 RDG an eine Erlaubnis gebunden. Was wir stattdessen tun, steht auf der Seite zur Rechtslage: die Normen und Urteile mit Fundstelle nennen, damit du sie deinem Anwalt oder deinem Datenschutzbeauftragten hinlegen kannst, statt sie ihm zu erzählen. Für den Verteileraufbau lohnt dieses Telefonat vor allem bei einer Frage. Welcher Teil deines gewachsenen Bestands angeschrieben werden darf. Die Antwort darauf entscheidet, wie groß dein Verteiler am ersten Tag ist.
Die Fremdangaben dieser Seite stammen von GMX („Anforderungen und Empfehlungen", wortgleich auch bei WEB.DE) und von Google („Richtlinien für E-Mail-Absender", für private Gmail-Konten, sinngemäß wiedergegeben), beide gelesen am . Außerdem von Inxmail (Beitrag zum Double-Opt-in, veröffentlicht 13.02.2026, zuletzt geändert 12.08.2026, abgerufen am ; dazu der Beitrag zur Abmelderate vom 20.03.2026) und für die Verteilung der Anbieter aus einer Pressemitteilung von United Internet vom 20.11.2025, dem Unternehmen hinter GMX und WEB.DE. Alles Angaben von Unternehmen und keine Vorschriften. Ändert sich eine von ihnen, ändert sich das Stand-Datum dieser Seite mit.
Sieh dir einmal an, wie so ein Verteiler entsteht
Im Gespräch gehen wir deine Herkünfte durch und zeigen dir das Werkzeug live: die Anmeldeseite, die Historie mit Weg, Zeitpunkt und IP-Adresse, die Frage nach der Herkunft beim Import. Dreißig Minuten, ohne Folien. Wir richten Keystate gerade mit den ersten Maklerbüros ein und begleiten derzeit zwei.