Anruf vermerken und Rückruf planen

Den Haken setzen, den Termin in den Kalender legen, eine Karte von der Liste nehmen. Und was die Kollegen davon sehen.

Wer zwanzig Leads abtelefoniert, verliert nach dem fünften den Überblick. Und in einem Büro mit fünf Leuten wählen zwei Kollegen dieselbe Nummer, weil die Liste bei beiden gleich aussieht. Dafür gibt es die drei Knöpfe unten auf jeder Karte: Angerufen, Haken zurücknehmen und Löschen.

Alle drei brauchen das Recht, Daten zu bearbeiten. Wer nur zusehen darf, sieht die Knöpfe nicht.

Angerufen

Ein Klick auf Angerufen legt einen Zeitstempel am Kontakt ab, zusammen mit deinem Namen. Danach passiert Folgendes:

Die Karte bekommt oben die Pille Angerufen, dazu den Namen und das Datum. Deine Kollegen sehen das sofort, denn der Vermerk steht am Kontakt und nicht in deiner Sitzung.
Die Karte rutscht in der Liste nach unten. Sie verschwindet nicht: Du sollst nachsehen können, mit wem du schon gesprochen hast.
Die Reiterzahlen über der Liste und der rote Punkt in der Kopfzeile zählen eins herunter. Beide zählen offene Anrufe, nicht die Länge der Liste.

Wieder aktiv

Der Vermerk ist bewusst ein Zeitstempel und kein Häkchen. Klickt dieselbe Person nach deinem Anruf wieder, ist der Vermerk überholt: Die Karte steht erneut oben, mit der Pille Wieder aktiv und dem Satz, dass sie nach dem Anruf vom Montag am Freitag erneut geklickt hat. Der Knopf heißt dann Wieder angerufen.

Ohne diesen Vergleich verschwände ein einziger Haken jeden späteren Anlass derselben Person, und die Liste sagte weiter „erledigt”, während der Kunde auf ein anderes Haus klickt.

Haken zurücknehmen

Ein Fehlklick soll kein Anruf sein, der nie mehr auf der Liste erscheint. Die Karten liegen dicht nebeneinander, deshalb steht neben dem Haken immer der Weg zurück. War die Karte gar nicht abgehakt, sagt Keystate das und ändert nichts.

Löschen

Löschen nimmt die Karte von der Liste, ohne zu behaupten, jemand habe angerufen. Der Fall dahinter ist echt: Ein Mail-Scanner drückte in einer Aussendung siebenmal „Interesse” im Sechs-Sekunden-Takt ab Mitternacht und stand seitdem ganz oben.

Drei Wege, drei verschiedene Aussagen:

Knopf	Aussage	Wirkung
Angerufen	„Ich habe mit dem gesprochen”	Karte rutscht nach unten, kommt bei neuem Klick zurück
Löschen	„Der gehört hier nicht hin”	Karte verschwindet, kommt bei neuem Klick oder neuem Interesse zurück
Sperrliste	„An diese Adresse geht nie wieder Post”	stoppt jede künftige Mail, siehe Sperrliste

Für einen Scanner ist „Angerufen” gelogen und die Sperrliste zu viel. Deshalb das Löschen. Es verbirgt nur die Karte, bis der Kontakt wieder etwas tut: bei einem Menschen zu Recht, bei einem Scanner, bis der Filter ihn fängt.

Mir zuweisen

Steht auf der Karte „niemandem zugeordnet”, nimmst du den Lead mit Mir zuweisen auf die eigene Kappe. Danach trägt der Kontakt dich als Betreuer, er erscheint in deinem Reiter „meine”, und Mails zu erklärtem Interesse gehen an deine Adresse statt an das Büro. Der Knopf steht auf der Karte, weil hier die Entscheidung fällt.

Den Rückruf in den Kalender legen

Rückruf planen klappt ein kleines Formular auf: Tag und Beginn, beides vorbelegt. Zwei Knöpfe, ein Formular, damit beide Wege denselben Zeitpunkt bekommen:

Apple/Outlook (.ics) lädt eine Kalenderdatei herunter. Die Anruf-Liste bleibt stehen.
Google Kalender öffnet einen neuen Reiter mit vorgefülltem Termin.

Feste Werte:

Wert	Zahl
Dauer des Termins	30 Minuten
Vorlauf, wenn keine Frist mehr hilft	15 Minuten
Raster der Vorschläge	5 Minuten, abwärts gerundet

Bei erklärtem Interesse liegt der Vorschlag so, dass das Gespräch bis zur zugesagten Frist geführt ist, also 30 Minuten davor. Ein Termin, den du einhalten kannst, während die Zusage verstreicht, wäre die schlechtere Hälfte von beidem. Ist die Frist schon abgelaufen, weil die Karte seit gestern steht, gilt der nächste freie Moment: Ein Kalendereintrag in der Vergangenheit erinnert an nichts.

Der Termin trägt die Uhrzeit ohne Zonenangabe. Wer 16:30 wählt, bekommt in seinem Kalender 16:30.

Im Rückblick zählt der Stand von damals

Sieh dir mit dem Stichtag einen alten Tag an, gilt ein Anruf von heute dort nicht als erledigt. Der Rückblick darf einen Anruf von heute nicht in den Montag zurückschreiben. Mehr dazu in Rückblick und Zeitraum.