Objekte aus dem CRM

Warum Objekte nicht von selbst hereinkommen, was die Vorschau vorher zeigt und was beim Übernehmen mit deinen Korrekturen passiert.

Objekte aus dem CRM sind der zweite Weg in Keystate hinein, neben dem PDF-Upload. Sie kommen aber nicht von selbst: Du drückst einen Knopf, siehst eine Liste dessen, was passieren würde, hakst ab und bestätigst. Das ist eine Entscheidung und keine Baustelle.

Der Grund ist der Entwurf. Eine Ausgabe ist die Mail, die am Monatsende an hunderte Empfänger geht. Ein Lauf, der nachts Objekte hinein und hinaus wirft, verändert diesen Entwurf, ohne dass jemand hinsieht, und gemerkt wird es an der versendeten Mail. Ein Abgleich, dessen Ergebnis man erst hinterher sieht, ist kein Vorteil.

Der Weg

Objekte → Aus dem CRM holen.
Über der Seite steht die Bilanz in einem Satz: wie viele Objekte neu sind, wie viele schon in dieser Ausgabe liegen, wie viele im CRM nicht mehr gefunden wurden und wie viele Plätze noch frei sind.
In der Tabelle Neu sind die Haken vorbelegt, solange Plätze frei sind. Was darüber hinausgeht, bleibt ohne Haken.
Unten der Knopf zum Übernehmen. Ohne einen einzigen Haken passiert nichts, und Keystate sagt dir das auch: „Nichts angehakt, nichts übernommen.”

Die Vorschau lädt keine Fotos. Sie soll in Sekunden dastehen, und ein Foto, das du gar nicht übernimmst, muss niemand laden. Geladen wird erst beim Übernehmen, und nur für die angehakten Objekte.

Die vier Abschnitte der Vorschau

Abschnitt	Was er bedeutet
Neu	Kennt Keystate noch nicht. Anhaken heißt: übernehmen.
Schon in dieser Ausgabe	Liegt schon vor. Anhaken heißt: mit dem Stand aus dem CRM auffrischen.
Im CRM nicht mehr gefunden	War mal da, liefert dein CRM nicht mehr. Wird nur gezeigt.
Plätze frei	Wie viele Objekte dein Bestand noch aufnimmt.

Gelöscht wird hier gar nichts. Dass ein Objekt im CRM verschwunden ist, steht in der Vorschau. Ob es aus deiner Ausgabe fliegt, entscheidest du mit dem Löschen-Knopf, den du ohnehin hast.

Was beim Auffrischen mit deinen Korrekturen passiert

Verglichen werden fünf Felder: Titel, Lage, Preis, Beschreibung und die Faktenzeilen. Weicht eines davon ab, steht das in der Zeile.

Hakst du ein bekanntes Objekt an, wird es mit dem Stand aus dem CRM aufgefrischt. Was du von Hand berichtigt hast, bleibt dabei stehen. Die Vorschau markiert diese Felder eigens, damit du es vorher weißt und nicht hinterher suchst, warum der Preis derselbe geblieben ist.

Für die Frage „sind meine Objekte noch aktuell?” gibt es in der Objekt-Liste zusätzlich den Knopf Abgleichen. Er zieht jedes Objekt der Ausgabe am CRM nach, ohne etwas hinzuzufügen, und trägt die Adressen der Objektseiten ein. Der Knopf erscheint nur, wenn überhaupt Objekte aus dem CRM im Bestand liegen: Ein hochgeladenes Exposé hat dort draußen nichts, was sich auffrischen ließe.

Was übernommen wird

Angabe	Grenze
Fotos	höchstens 8 je Objekt
Größe je Foto	höchstens 8 MB, sonst wird es abgelehnt
Beschreibung	600 Zeichen, danach gekürzt
Faktenzeilen	höchstens 6

Die Fotos werden auf 1350 Pixel Breite verkleinert und in die Ausgabe gelegt. Danach zeigt nichts in deiner Mail mehr auf einen fremden Server, auch nicht auf den deines CRM. Die Pflichtangaben zum Energieausweis werden mitgenommen und stehen in einem eigenen Kasten am Objekt, damit sie an keiner Layoutgrenze verschwinden.

Verkauftes kommt nicht mit. Objekte, deren Status auf verkauft, vermietet, verpachtet, reserviert, beim Notar, beurkundet oder abgeschlossen steht, und archivierte Objekte fallen weg. Ein Haus zu bewerben, das weg ist, bringt Anrufe, die du nur enttäuschen kannst.

Beim ersten Verbinden

Verbindest du ein CRM zum ersten Mal, holt Keystate deinen aktiven Objektbestand im Hintergrund herein. Er steht in wenigen Minuten unter Objekte. In die Mail kommt er dabei nicht: Was in eine Aussendung gehört, wählst du in Schritt 1 der Objekt-Mail selbst aus.

Der Lauf ist wiederholbar. Ein zweites Verbinden findet jedes Objekt an seiner CRM-Kennung wieder und frischt es auf, statt es ein zweites Mal anzulegen.

Wenn keine Objekte kommen

Steht dort „liefert keine Objekte”, obwohl dein CRM welche führt, fehlt in deinem CRM ein Leserecht. Keystate fragt in diesem Fall beim CRM nach, ob es wenigstens Kontakte liefert, und nennt dir dann den Weg:

Propstack: Der API-Schlüssel ist nur für Kontakte freigegeben. In Propstack den Schlüssel öffnen und im Reiter V1 bei Objekte das Recht Lesen dazunehmen.
onOffice: Adressen und Immobilien sind zwei getrennte Rechte. Zahnrad → Benutzer, den API-Benutzer öffnen, unter Rechte → Immobilienverwaltung „Immobilien lesen” auf alle stellen.

Steht dagegen „Nichts Neues”, liegt schon alles Vermarktbare in dieser Ausgabe, oder dein CRM führt gerade keine Objekte.