Objekte aus dem CRM holen
Der zweite Weg in den Bestand: erst die Vorschau, dann übernehmen. Warum das kein nächtlicher Abgleich ist und wie der Weg genau läuft.
Hast du Propstack oder onOffice verbunden, musst du keine Exposés hochladen: Die Objekte kommen samt Fotos direkt aus deinem Maklersystem. Der Weg besteht aus zwei Schritten, und der erste ändert nichts. Erst zeigt Keystate, was passieren würde, dann übernimmst du, was du angehakt hast.
Das ist der ganze Unterschied zu einem Import-Knopf: Ein Klick, der zwanzig Objekte in eine Mail an vierhundert Leute kippt, ist die falsche Art von Bequemlichkeit.
Warum es nicht von selbst passiert
Deine Ausgabe ist der Entwurf einer Mail. Ein nächtlicher Lauf, der Objekte hinein- und hinauswirft, verändert diesen Entwurf, ohne dass jemand hinsieht, und gemerkt wird es an der versendeten Mail. Deshalb entscheidest du, wann etwas hereinkommt.
Aus demselben Grund löscht Keystate hier gar nichts. Dass ein Objekt in deinem CRM verschwunden ist, steht in der Vorschau. Ob es aus der Ausgabe fällt, entscheidest du mit dem Löschen-Knopf, den du ohnehin hast.
So holst du Objekte
- Einstellungen → Anbindungen prüfen. Ohne Zugang steht in der Objekt-Liste kein Knopf, und der direkte Aufruf sagt „Kein CRM verbunden. Unter Einstellungen → Anbindungen den Zugang eintragen.”
- Objekte → Objekte öffnen. Oben steht ein Knopf mit dem Namen deines CRM.
- Er führt auf die Vorschau. Die Unterzeile fasst sie zusammen, zum Beispiel „12 neu · 4 schon in dieser Ausgabe · 1 im CRM nicht mehr gefunden · 488 Plätze frei”.
- Anhaken, was du willst, und Angehakte übernehmen drücken. Ohne Haken: „Nichts angehakt, nichts übernommen.”
Die Vorschau lädt bewusst keine Fotos. Sie soll in Sekunden dastehen, und ein Bild, das du gar nicht übernimmst, muss niemand laden.
Die drei Abschnitte der Vorschau
| Abschnitt | Was er bedeutet |
|---|---|
| Neu | Steht in deinem CRM, aber nicht in dieser Ausgabe |
| Schon in dieser Ausgabe | Liegt bei dir, und das CRM führt es weiter |
| Im CRM nicht mehr gefunden | Liegt bei dir, das CRM liefert es nicht mehr |
Bei den bekannten Objekten zeigt Keystate zusätzlich, in welchen Feldern das CRM etwas anderes führt als deine Ausgabe. Verglichen werden Titel, Lage, Preis, Beschreibung und Fakten. Darunter stehen die Felder, die du von Hand berichtigt hast: Genau die bleiben beim Übernehmen stehen. Wer das erst nach dem Klick erfährt, hat einmal zu spät hingesehen.
„Nicht mehr gefunden” heißt nicht immer verkauft. Es heißt auch archiviert oder umbenannt. Verkaufte, vermietete, verpachtete und reservierte Objekte liefert der Abruf ohnehin nicht mit, sie sind schon aussortiert.
Was du danach liest
Die Meldung nennt nur Zahlen, die nicht null sind, zum Beispiel „7 Objekte übernommen · 3 aufgefrischt (deine Korrekturen bleiben stehen)”. Ist der Bestand voll, steht dort der Weg mit: „Dein Bestand hält 500 Objekte und ist voll. Entferne in der Objekt-Liste, was nicht mehr in die Mail soll, dann hol sie erneut.”
Hast du im Profil eine Website hinterlegt, hängt ein Satz dran: „Die Adressen deiner Objektseiten werden jetzt auf deiner Website gesucht. Sie stehen in einer Minute an den Objekten.” Der Lauf läuft im Hintergrund, du musst nichts drücken.
Der Abgleichen-Knopf
Neben dem CRM-Knopf steht Abgleichen. Er beantwortet die Frage „sind meine Objekte aktuell?” und macht zwei Dinge in dieser Reihenfolge: erst die Angaben am CRM auffrischen, dann die Adressen deiner Objektseiten suchen. Er läuft im Hintergrund und dauert etwa eine Minute. Lade die Seite danach neu.
Deine Korrekturen bleiben dabei stehen, und eine eingetragene Objektseite wird nicht ersetzt. Drei Angaben folgen dagegen immer dem CRM: die Objektnummer, die Pflichtangaben aus dem Energieausweis und der Ansprechpartner. Warum, steht in Angaben berichtigen.
Wenn die Vorschau leer bleibt
Liefert dein CRM null Objekte, führt aber Kontakte, fehlt dort meist ein Leserecht für Objekte. Keystate stellt genau in diesem Fall eine Gegenfrage an dieselbe Anbindung und schreibt dir, was zu tun ist. Eine leere Liste ist dann keine Auskunft über deinen Bestand, sondern über ein Recht.
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