Darf dein gewachsener Bestand Post bekommen?

Du hast eine Liste, die über Jahre gewachsen ist: Anfragen, Besichtigungen, Formulare, alte Aufträge. Eine Einwilligung mit Datum und Weg gibt es zu keiner dieser Adressen. Darf sie Post bekommen?

§ 7 Abs. 3 UWG kennt dafür eine Ausnahme bei bestehender Kundenbeziehung. Nach der Zusammenschau der IHK Hannover greift sie nur, sofern

1. die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden erlangt wurde,
2. sich der Newsletter auf das Angebot für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen beschränkt,
3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
4. der Kunde bereits bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann.

Alle vier zusammen, nicht drei davon. Nummer 1 ist bei Interessentenlisten die eigentliche Frage: Wer zwei Objekte besichtigt und keins gekauft hat, ist damit nicht ohne Weiteres erfasst. Diese Frage entscheidet nicht Keystate und nicht dieser Artikel. Sie kostet ein Telefonat mit deinem Anwalt oder deinem Datenschutzbeauftragten und beantwortet auf einen Schlag, was mit dem größten Teil deiner Liste geschehen darf.

Was Keystate technisch nachbaut

Nur den Einwilligungsweg. Es gibt keinen Schalter „berechtigtes Interesse” und keinen Modus „Bestandskunden”. Jeder Versand verlangt einen bestätigten, nicht widerrufenen Eintrag in der Einwilligungshistorie des Kontakts.

Das heißt nicht, dass die Ausnahme im Programm nicht abbildbar ist. Es heißt, dass deine Erklärung als Eintrag erfasst werden muss, damit sie im Nachweis steht und du sie später vorzeigen kannst.

Übernommene Kontakte aus dem CRM stehen deshalb in der Liste, sind aber nicht versandfähig: Dass du jemanden im CRM führst, heißt nicht, dass die Person einem Newsletter zugestimmt hat.

Der Weg für einen gewachsenen Bestand

Empfänger → Einwilligungen, Karte Bestand in einem Zug freigeben.

Der Dialog zeigt dir einen festen Wortlaut, den du bestätigst:

Diese Adressen stammen aus meinem eigenen Geschäftsbetrieb. Zu jeder gab es einen Kontakt, Anfrage, Besichtigung, Formular, Auftrag oder Beauftragung. Keine ist gekauft, gemietet oder aus einem Verzeichnis abgeschrieben. Ich bin für die Rechtmäßigkeit verantwortlich.

Protokolliert wird genau dieser Satz, mit Datum, deinem Namen und der Zahl der freigegebenen Kontakte. Ein Eintrag „hat freigegeben” belegt im Streitfall nicht, was jemand erklärt hat, und deshalb steht der Wortlaut mit im Protokoll. Derselbe Nachweis geht zusätzlich an den Betreiber: Läge er nur bei dir, müsste Keystate ihn dort suchen, wo du ihn löschen kannst.

Abgemeldete und gesperrte Kontakte bleiben unberührt. Sie werden gezählt, aber nie angefasst. Das ist kein Fehler, den man beheben könnte, sondern die Grenze: Ein Widerspruch hält, auch gegen eine Sammelerklärung.

Warum es diesen Weg überhaupt gibt: Der Einzelnachweis funktioniert bis etwa hundert Kontakten. Bei zehntausend gewachsenen Adressen kann niemand zehntausend Häkchen setzen, und eine Double-Opt-in-Anfrage an diesen Bestand wäre selbst Werbung. Der strenge Weg endet dort also nicht in mehr Rechtssicherheit, sondern in keinem Versand.

Die Frage beim Import

Lädst du eine CSV hoch, fragt Keystate vorher, woher die Adressen stammen. Die Antwort ist keine Formalie, sie entscheidet, was danach erlaubt ist.

Antwort	Was sie bedeutet	Versandfähig	Messung
Schriftliche Einwilligung liegt vor	Besichtigungsformular, Messezettel, unterschriebener Auftrag, etwas, das du im Zweifel vorlegen kannst	ja	ja
Haben sich selbst eingetragen	über ein Formular auf deiner Website oder einem Portal	nein, Keystate fragt die Bestätigung per Mail nach	nein
Weiß ich nicht sicher	gewachsener Bestand aus dem CRM	nein	nein

Die Vorauswahl steht auf „Weiß ich nicht sicher” und macht niemanden versandfähig. Wählst du „Schriftliche Einwilligung”, musst du im Freitext benennen, worauf sie beruht. Beides zusammen wird als Einwilligungszeile gespeichert und taucht im Nachweis-Export auf.

Der Grund, warum die schriftliche Herkunft auch die Messung deckt: Du erklärst, dass eine Einwilligung vorliegt, und benennst den Nachweis. Ein Newsletter-Formular auf Papier deckt die Messung mit ab. Keystate kann nicht besser wissen, was auf deinem Papier steht. Es kann nur festhalten, was du erklärt hast, und genau das steht im Nachweis.

Der Hinweis auf den Widerspruch

Bedingung 4 geht im Alltag am ehesten unter: Der Hinweis muss bei jeder Verwendung kommen, also in jeder Mail und nicht einmal am Anfang. Den technischen Teil erledigt Keystate: Abmeldelink im Fuß, Ein-Klick-Abmeldung in den Kopfzeilen, und ohne persönlichen Abmelde-Token geht keine Mail hinaus.

Ob das für deinen Fall reicht, ist eine rechtliche Wertung, und die entscheidet im Zweifel deine eigene Rechtsberatung.

Eine ausführliche Übersicht der Normen und Fundstellen, mit den auseinandergehenden Löschfristen nebeneinander, steht auf keystate.de/dsgvo-newsletter-immobilien.

Weiter: Wie der Nachweis entsteht, Die Frage nach der Herkunft, Kontakte aus dem CRM, Sperrliste.