Die ersten zehn Minuten
Eine Wegbeschreibung von der Anmeldung bis zur ersten fertigen Mail. Sieben Schritte, in der Reihenfolge, in der Keystate selbst prüft.
Nach der ersten Anmeldung landest du auf Start. Dort steht kein Dashboard, sondern ein Wegweiser. Er zeigt immer den ersten Schritt, der noch offen ist, und er behauptet nichts: Neben jedem Schritt steht, woran Keystate den Zustand abgelesen hat, also „128 Kontakte” oder „Noch keine Mail zugestellt”.
Sieben Schritte, und die Reihenfolge ist kein Vorschlag. Jeder Schritt setzt den vorherigen voraus, und das Überspringen kostet später mehr Zeit als der Schritt selbst.
1. Kontakte hereinholen
Ohne Empfängerliste gibt es niemanden, an den die Mail gehen kann. Die Liste, die ohnehin im CRM oder in Excel liegt, reicht: Die E-Mail-Adresse genügt, alles andere ist Zugabe.
Weg: CRM → Empfänger → Liste importieren. Hängt ein CRM dran, steht daneben der zweite Knopf, der die Kontakte von dort holt.
Siehe Kontakte importieren.
2. Herkunft der Adressen klären
Beim Import fragt Keystate, woher jede Liste kommt. Wer später gefragt wird, woher eine Adresse stammt, muss es beantworten können. An Adressen mit ungeklärter Herkunft verschickt Keystate nichts, auch nicht auf Knopfdruck.
Weg: CRM → Empfänger.
Siehe Die Frage nach der Herkunft.
3. Einwilligungen einholen
Eine Werbemail ohne Einwilligung ist abmahnfähig, und zwar je Adresse einzeln. Erst die bestätigte Einwilligung macht aus einem Kontakt einen Empfänger.
Weg: CRM → Empfänger → Einwilligungen.
Siehe Einwilligungen einholen.
4. Exposés hochladen
Aus den PDFs liest Keystate Titel, Lage, Preis, Fakten und Fotos selbst aus. Ohne Objekte hat die Mail nichts, worauf jemand klicken könnte, und ein Klick ist das einzige belastbare Signal, das du später bekommst.
Weg: CRM → Objekte → Hochladen. Mehrere Dateien auf einmal gehen.
Siehe Exposés hochladen.
5. Ausgabe fertig bauen
Betreff und Vorwort entscheiden, ob die Mail überhaupt geöffnet wird. Sie werden einmal geschrieben und gelten für die ganze Empfängerliste.
Weg: Mail → Neue Mail. Objekte wählen, Texte schreiben, Vorschau ansehen.
Siehe Betreffzeile schreiben und Schritt 3: Vorschau.
6. Testmail an dich selbst
Was im Baukasten gut aussieht, kann in Outlook zerfallen. Die Testmail ist der einzige Blick auf die echte Mail, bevor sie an hunderte Adressen geht. Deshalb verlangt der Versand sie, bevor er überhaupt eine Aussendung anlegt. Sie geht durch dieselbe Datei und denselben Absender wie der echte Versand, sie prüft also wirklich das, was rausgeht.
Weg: Mail → Versand → Versand starten.
Siehe Testmail an dich.
7. Versand starten
Empfänger, Betreff und Zeitpunkt stehen auf einer Seite. Arbeitest du allein, hakst du Direkt freigeben an und bist fertig. In einem Büro mit mehreren Zugängen legt der Vorbereitende die Aussendung an, und ein Kollege gibt sie frei.
Weg: Mail → Versand → Versand starten.
Siehe Aussendung anlegen und Freigabe.
Was du dabei wissen solltest
Die Zahlen kommen später. Die zwölf Kennzahlen stehen auf der Übersicht, dem eigenen Punkt in der Leiste daneben. Solange keine Mail zugestellt ist, wären sie zwölf Nullen: Sie behaupten ein Ergebnis, wo es noch keine Handlung gab. Deshalb landet die Anmeldung auf Start und nicht dort. Der Wegweiser weist den Weg, er sperrt ihn nicht.
Nicht jeder sieht jeden Schritt. Die ersten fünf Schritte brauchen das Recht zu bearbeiten, die letzten zwei das Recht zu versenden. Eine Assistenz sieht die Versandschritte deshalb nicht.
Zuklappen ist erlaubt. Der Wegweiser lässt sich zuklappen, und Keystate merkt sich das im Profil deines Büros, nicht im Browser. Er bleibt also auch morgen und am zweiten Rechner zu, und „Wieder zeigen” holt ihn zurück.
Am Anfang nicht am Feinschliff hängen bleiben. Logo, Farben und Schrift stehen nach dem Einrichtungs-Assistenten schon. Ändern kannst du sie jederzeit unter Einstellungen → Marke, aber nicht bevor die erste Mail draußen war.
Nach dem Versand geht es weiter in der Auswertung: Wer geklickt hat, landet auf der Anruf-Liste, und die ist der Grund, aus dem das Ganze gebaut ist.