Höchstens eine Mail in drei Tagen je Empfänger
Die Frequenzbremse gilt büroweit über alle Listen hinweg. Wo du sie einstellst, was sie bewirkt und warum wer herausfällt unter Übersprungen auftaucht.
Keystate schreibt niemanden zweimal kurz hintereinander an. Ab Werk bekommt ein Empfänger höchstens eine Mail in drei Tagen, und zwar über das ganze Büro hinweg, nicht pro Liste und nicht pro Aussendung.
Der Grund ist der häufigste Auslöser für eine Spam-Meldung: zu oft. Und der zweithäufigste Anruf im Büro lautet „Warum habe ich das dreimal bekommen?”, wenn derselbe Mensch in drei Segmenten steht.
Wie sie wirkt
Die Regel greift bei der Empfängerauswahl, also bevor eine Aussendung angelegt wird. Wer in den letzten drei Tagen schon eine Mail bekommen hat, fällt heraus und taucht in der Vorschau unter Übersprungen wieder auf, mit dem Grund „hat in den letzten 3 Tagen bereits eine Mail bekommen”.
Er fällt also nicht still weg. Die Zahl steht über dem Formular, und die Gründe sind aufklappbar.
Gezählt wird jede Zustellung, die der Versanddienst angenommen hat. Dazu gehören auch die, die später abgeprallt sind oder als Spam gemeldet wurden: Sie waren draußen, und der Empfänger hat sie gesehen oder eben nicht.
Wo du sie einstellst
Einstellungen → Versand, Abschnitt Regeln.
| Feld | Vorgabe | Erlaubt |
|---|---|---|
| Tage | 3 | 1 bis 90 |
| Mails je Empfänger in diesem Zeitraum | 1 | 1 bis 30 |
Nach dem Speichern bestätigt Keystate die Regel im Klartext: „Höchstens 1 Mail in 3 Tagen je Empfänger.” Die Änderung landet mit beiden Zahlen im Handlungsprotokoll. Das ist Absicht: Bei einer Beschwerde über zu viele Mails ist genau das die Frage, und „Regeln geändert” ohne Zahlen beantwortet sie nicht.
Warum drei Tage und nicht sieben
Die Vorgabe ist bewusst großzügig. Bei zwei bis sechs Aussendungen im Monat würde eine Sperre von sieben Tagen die halbe Empfängerliste blockieren, und du säßest vor einer Aussendung, die plötzlich nur noch die Hälfte erreicht.
Drei Tage fangen den Fall ab, um den es wirklich geht: zwei Aussendungen in derselben Woche, in denen derselbe Mensch über zwei Segmente steckt.
Ein Feld, das lange nichts tat
Bis zum 22.08.2026 ließ die Oberfläche diese Regel einstellen, schrieb sie ins Profil, und gelesen hat sie niemand. Ein Feld, das nichts tut, ist teurer als ein fehlendes: Der Makler hält seine Sperre für gesetzt. Seitdem wirkt die Einstellung wirklich, und sie kommt aus einer einzigen Quelle, damit Vorschau und Versand nicht zwei Antworten geben.
Was die Bremse nicht ist
- Keine Sperre für den Kontakt. Nach drei Tagen ist er wieder dabei, ohne dass du etwas tust.
- Keine Abmeldung. Wer sich abmeldet, kommt gar nicht mehr in die Auswahl.
- Kein Ersatz für Segmente. Sie verhindert die Dublette, nicht die falsche Ansprache. Wer nur Zwei-Zimmer-Wohnungen sucht, soll die Villa auch nach einer Woche nicht bekommen.
- Kein Schutz vor doppelten Aussendungen zur selben Ausgabe. Das macht eine eigene Prüfung: Zu einer Ausgabe darf nur eine Aussendung offen sein.
Die anderen Regeln vor dem Versand
Die Frequenz ist eine von drei Schranken bei der Empfängerauswahl, und sie greift zuletzt:
- Gültige Einwilligung. Ohne sie geht nichts raus, und die Übernahme aus dem CRM vergibt keine.
- Adressart. Weiterleitungen aus Portalen und Automaten-Postfächer werden aussortiert, bevor sie ein harter Bounce werden.
- Frequenz. Wer schon eine hatte, wartet.
Die Reihenfolge ist kein Zufall. Eine untaugliche Adresse kommt auch morgen nicht an, und „hat schon eine Mail bekommen” wäre dort der falsche Grund.
Beim Versand selbst wird zusätzlich noch einmal die Sperrliste gefragt, vor jeder einzelnen Mail. Zwischen Freigabe und Versand liegen Stunden.
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