Merkmale setzen und Segmente bauen
Merkmale sind Etiketten am Kontakt, Segmente sind Regeln darauf. Wie du filterst und wie eine Mail nur an einen Teil deiner Liste geht.
Zwei Dinge, die zusammengehören und Verschiedenes sind. Ein Merkmal hängt an einem Kontakt: „Eigentümer”, „Käufer”, „Cuxhaven”. Ein Segment ist eine Regel, die aus deinem Bestand eine Teilmenge schneidet, zum Beispiel „hat das Merkmal Eigentümer und wohnt in Bremen”. Ohne Segment geht jede Mail an alle.
Merkmale am Kontakt
Auf der Kontaktseite steht die Karte Merkmale. Dort stehen zwei Felder und ein Knopf:
- Ein Menü mit allem, was in deinem Büro schon vorkommt.
- Ein Textfeld daneben für etwas Neues.
Das Getippte gewinnt, denn es ist die ausdrücklichere Handlung. Das Menü gibt es gegen den zweiten Ärger: Ohne es entsteht dieselbe Sache in zwei Schreibweisen, und danach filterst du an der Hälfte deiner Leute vorbei. Keystate fasst Schreibweisen deshalb ohne Rücksicht auf Groß und Klein zusammen und zeigt dir nach dem Speichern die im Büro übliche Fassung.
Woher ein Merkmal kommt, steht als Text daneben, nicht als Hilfsblase:
| Herkunft | Von Hand entfernbar |
|---|---|
| von Hand gesetzt | ja |
| aus dem Anmeldeformular | ja |
| aus Propstack oder onOffice | nein |
| aus einem Import | nein |
Der Grund für das Nein: Der CRM-Abgleich läuft jede Minute. Ein Merkmal aus dem CRM zu löschen sähe aus wie erledigt und stünde eine Minute später wieder da. Nimm es im CRM weg.
In der Liste filtern
Über der Kontaktliste sitzen drei Auswahlfelder: Status, zuständiger Makler und Merkmal. Dazu die Suche über Name und Adresse und der Knopf Nur meine.
Das Merkmalsfeld nimmt genau einen Wert und filtert auf „trägt dieses Merkmal”, nicht auf „trägt genau dieses”. Wer zwei Merkmale schneiden will, braucht ein Segment: Das kann „und” und „oder”.
Die Filterung reist mit. Löschst du auf Blatt sieben mit Statusfilter einen Kontakt, landest du wieder auf Blatt sieben mit Statusfilter.
Segmente: Regeln statt Listen
Empfänger → Segmente. Ein Segment ist ausdrücklich eine Regel und keine gespeicherte Liste von Kontakten. Eine Liste ist am Tag nach dem Anlegen falsch, weil die neuen Kontakte fehlen. Wer „Bremen” einmal zusammengeklickt hat, müsste es nach jedem Import wiederholen. Die Regel bleibt richtig.
Diese Achsen kannst du kombinieren:
| Achse | Vergleiche | Liest sich als |
|---|---|---|
| Ort | ist genau, beginnt mit, enthält | wohnt in Bremen |
| Postleitzahl | ist genau, beginnt mit | PLZ 289 |
| Merkmal | ist genau | hat das Merkmal Eigentümer |
| Zuständiger Makler | ist genau | zuständig ist Anna Meier |
| Herkunft | ist genau, beginnt mit | kam über Anmeldeformular |
| Gesuchte Region | ist genau, enthält | sucht in Ostfriesland |
| Art des Postfachs | ist genau | Postfach privat |
Ort und Postleitzahl sind der Wohnort, nicht die gesuchte Gegend. Der Bremer, der ein Haus in Ostfriesland anfragt, wohnt in Bremen. Für den Suchwunsch ist die Achse „Gesuchte Region” zuständig, gefüllt aus dem Anmeldeformular.
Grenzen und Regeln:
- Höchstens 8 Regeln je Segment. Mehr macht ein Segment nicht treffsicherer, sondern unlesbar. Wer mehr braucht, baut zwei.
- Verknüpfung und oder oder für das ganze Segment.
- Der Name ist Pflicht, höchstens 80 Zeichen und im Büro eindeutig.
- Ohne mindestens eine Regel trifft das Segment niemanden, und das Speichern sagt es.
Die Vorschau zeigt jede Regel einzeln
Beim Bauen und in der Übersicht steht nicht nur eine Gesamtzahl, sondern je Regel, wie viele sie trifft, dazu ein paar Beispielnamen. Ein Filter, der stumm Empfänger entfernt, ist gefährlicher als keiner: Du musst vor dem Versand sehen können, warum aus 12.000 Kontakten 1.240 geworden sind.
Die Achse „Art des Postfachs”
Sie ist die einzige, die nicht beschreibt, wer der Kontakt ist, sondern wie haltbar seine Adresse ist. Privat heißt Freemail (GMX, Web.de, Gmail und die weiteren gängigen Anbieter), Firma alles andere. Neben den beiden Werten stehen die Zahlen aus deinem Bestand.
Warum das existiert, ist gemessen: In einer echten Aussendung an 106 Empfänger kamen sechs dauerhaft zurück. Nach Sorte getrennt waren das 5 von 52 Firmenadressen (9,6 Prozent) und 1 von 47 privaten (2,1 Prozent). Wer die Stelle wechselt, nimmt seine Firmenadresse nicht mit, ein privates Postfach kündigt fast niemand. Weil die Bounce-Bremse den Versand deines Büros anhält, ist „schick zuerst deine sichersten Adressen” ein Rat, der ohne diese Achse nicht umsetzbar wäre.
Im Versand auswählen
In Schritt 1 des Mail-Assistenten steht ein Auswahlfeld mit deinen Segmenten. Die ausdrückliche Wahl geht der Ableitung aus den Objekten vor. Ein Segment kann dabei nur einschränken: Es holt niemals Empfänger dazu, und die Einwilligungsprüfung läuft danach trotzdem über jeden Kandidaten. Ein Segment hebelt also keine Abmeldung aus.
Löschst du ein Segment, bleiben die Kontakte. Es ist eine Sicht, kein Besitz.
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