Aus einem Termin wird eine Aussendung
Der Weg von „Mail bauen" bis zum verschickten Newsletter, wann ein Termin auf „gebaut" springt und welche Erinnerung du bekommst, wenn nichts passiert.
Ein Termin im Plan ist eine Verabredung mit dir selbst. Damit an diesem Tag etwas rausgeht, muss daraus eine Aussendung werden. Das passiert in einem Klick, aber der Termin gilt erst dann als erledigt, wenn die Ausgabe wirklich steht.
Der Weg
- Klick das Kästchen im Raster an. Sein Detail öffnet sich über dem Raster.
- Lies Betreff-Idee und Warum jetzt. Beides hat die KI zu diesem Termin geschrieben.
- Klick Mail bauen. Der Assistent geht auf, mit Thema, Betreff-Idee und der passenden Vorlage vorbefüllt.
- Bau die Mail zu Ende und leg die Aussendung an.
- Zurück im Redaktionsplan trägt der Termin jetzt den Zustand Mail gebaut, und im Detail steht statt „Annehmen” der Knopf Zur Mail.
Wann der Termin auf „gebaut” springt
Nicht beim Klick auf Mail bauen, sondern erst, wenn die Ausgabe angelegt ist. Das ist Absicht: Ein Termin, der beim Fehlklick als erledigt gilt, lässt den Plan lügen. Wer sich verklickt und den Assistenten wieder schließt, findet den Termin unverändert vor.
Zwei Sonderfälle:
- Ein verworfener Termin bleibt verworfen. Wer ihn weggeklickt hat und danach zufällig eine Mail zum selben Thema baut, hat den Vorschlag trotzdem abgelehnt.
- Ein gebauter Termin lässt sich im Raster nicht mehr ziehen. Zu ihm gehört eine Aussendung mit eigenem Versandzeitpunkt, und zwei verschiedene Tage für dieselbe Mail wären eine Lüge im Plan. Verschoben wird er im Versand-Register Änderbar.
Die Versandzeit ist ein Vorschlag
Im Detail steht Versandzeit (Vorschlag). Sie kommt aus der Tabelle der Versandfenster und nicht aus deiner Eingabe:
| Mail-Art | Tage | Uhrzeit |
|---|---|---|
| Objekt-Newsletter | Montag | 15:00 Uhr |
| Objekt-Newsletter | Samstag | 11:00 Uhr |
| Themen-, Kanal- und Impuls-Mail | Montag bis Freitag | 17:00 Uhr, im Wechsel 12:00 Uhr |
| Themen-, Kanal- und Impuls-Mail | Samstag | 10:00 Uhr |
Sonntag fehlt überall, und das ist die Regel, keine Lücke. Hast du in Frage 6 des Interviews eigene Tage und Zeitfenster gewählt, gilt deine Tabelle statt dieser.
Der endgültige Versandzeitpunkt entsteht erst an der Aussendung. Ändern kannst du ihn im Versand-Register.
Versandzeiten nachziehen
In der Karte oben steht der Knopf Versandzeiten nachziehen. Er rechnet die Uhrzeiten der schon geplanten Termine neu und fasst sonst so wenig wie möglich an:
- Die Uhrzeit wird immer neu gerechnet. Sie war nie deine Entscheidung.
- Der Tag bleibt, solange die Mail-Art ihn kennt. Nur ein Termin auf einem Sonntag oder ein Objekt-Newsletter mitten in der Woche wandert, und zwar auf den nächstgelegenen freien erlaubten Tag im selben Monat, damit das Monatsbudget stehen bleibt.
- Gebaute Termine bleiben ganz liegen.
Die Antwort nennt Zahlen: „7 Termine nachgezogen, davon 2 auf einen anderen Tag.” Findet ein Termin in seinem Monat keinen freien Versandtag mehr, bleibt er liegen, und der Satz sagt es dir. Den verschiebst du von Hand.
Liegt schon alles richtig, sagt der Knopf: „Dein Plan liegt schon auf den aktuellen Versandzeiten.”
Die Erinnerung, wenn nichts passiert
Ein angenommener Termin ohne gebaute Mail ist die häufigste Art, einen Plan verlaufen zu lassen. Deshalb schickt Keystate drei Werktage vor dem Termin eine Mail an dein Büro. Feiertage zählen dabei nicht als Werktag.
Betreff bei einem Termin: „Noch keine Ausgabe für Samstag, 19. September”. Bei mehreren: „3 Termine ohne Ausgabe im Redaktionsplan”. In der Mail stehen die Termine mit Datum und Thema, ein Knopf Zum Redaktionsplan und der Satz, auf den es ankommt: Gebaut ist ein Termin erst, wenn die Ausgabe wirklich steht. Solange dort nichts steht, geht am Termintag auch nichts raus.
Eine Mail je Büro, nicht je Termin. Verschiebst du einen Termin, wird die Erinnerung für das neue Datum wieder fällig.