Was mit alten Objekten passiert
Am Monatsersten beginnt eine neue Ausgabe. Wohin die Objekte des Vormonats gehen, wie du sie zurückholst und was „Verkauft" und „Löschen" unterscheidet.
Keystate sammelt je Monat. Am Monatsersten beginnt eine neue Ausgabe, und die Objekte des Vormonats sind aus der Objekt-Liste verschwunden. Weg sind sie nicht: Sie liegen im Archiv und stehen im Register Früher.
Warum überhaupt getrennt: Die Objekt-Liste ist die laufende Ausgabe, also der Entwurf der nächsten Mail. Die Rückschau reicht über alle Monate. Alles in einer Liste zu mischen macht aus dem Entwurf ein Archiv, und der Zähler am Register sagt dann nichts mehr.
Die Rückschau
Objekte → Früher zeigt die Objekte deiner geschriebenen Ausgaben, nach Monat gruppiert, neueste zuerst. Oben steht, was drin liegt, zum Beispiel „17 Objekte aus 4 früheren Ausgaben”. Hast du noch keine Ausgabe abgeschlossen, steht dort „Noch keine abgeschlossene Ausgabe”.
Zwei Dinge fehlen hier bewusst:
- Keine Fotos. Eine Ausgabe mit eingebetteten Bildern ist mehrere Megabyte groß. Die Rückschau liest sie ohne Bilder, sonst wäre jeder Seitenaufbau das ganze Archiv.
- Kein Bearbeiten. Was hier steht, gehört zu einer Ausgabe, die verschickt ist. Sie ist der Beleg dessen, was rausgegangen ist, und bleibt unangetastet.
Von einem Monat liegen oft mehrere Ausgabe-Dateien im Archiv, weil jeder Export einen eigenen Namen bekommt. Gruppiert wird deshalb nach Monat und nicht nach Datei, sonst wären es fünf Gruppen mit denselben fünf Häusern. Innerhalb eines Monats gewinnt der jüngste Stand eines Objekts.
Ein Haus wieder anbieten
Ein Zweitangebot nach vier Wochen ist im Maklergeschäft der Normalfall. In der Rückschau steht deshalb an jedem Objekt der Haken Kommt in die nächste Mail.
- Objekte → Früher öffnen.
- Den Monat aufklappen und den Haken am Objekt setzen.
- Keystate meldet „„Titel” liegt wieder in deiner Ausgabe und kommt in die nächste Mail.”
Zurückgeholt wird eine Kopie in die laufende Ausgabe. Die alte Datei bleibt, wie sie war. In der Objekt-Liste trägt das Haus danach die Pille „schon einmal dabei”, und du kannst es bearbeiten wie jedes andere Objekt.
Ist die laufende Ausgabe voll, kommt die Platzmeldung mit dem Weg: erst etwas entfernen, dann erneut holen.
Dass ein Haus schon einmal draußen war, sollst du sehen und selbst entscheiden. Woran Keystate dasselbe Haus in zwei Ausgaben erkennt: an der Objektnummer, die onOffice und Propstack an den Anfang des Exposé-Dateinamens setzen. Sie bleibt gleich, während die KI den Titel bei jedem Einlesen neu formuliert. Nur wo keine Nummer vorliegt, zählt der Titel. Worauf ein Treffer beruht, steht an der Pille, denn ein Treffer, dessen Grundlage man nicht sieht, ist eine Behauptung.
Drei Wege, ein Objekt loszuwerden
| Weg | Was passiert | Kommt es wieder? |
|---|---|---|
| Haken „Kommt in die nächste Mail” abwählen | Das Objekt bleibt im Bestand, geht aber nicht mit | Es liegt weiter da |
| Löschen | Das Objekt ist aus DIESER Ausgabe heraus | Beim nächsten CRM-Abruf ja, solange es dort steht |
| Verkauft | Aus der Ausgabe heraus und bei uns als verkauft gemerkt | Nein, der Vermerk hält |
Verkauft ist der Knopf für den Normalfall: „„Titel” steht auf verkauft und ist aus der Mail. Im CRM haben wir nichts geändert.” Der Vermerk liegt bei Keystate, dein Maklersystem bleibt unberührt. Er liegt im Profil deines Büros und nicht am Monat, denn ein verkauftes Haus ist im September genauso verkauft wie im August.
Ohne diesen Knopf wären es zwei Klicks im Monat für dasselbe Haus: löschen, und beim nächsten Abruf wieder löschen.
Vermerk zurücknehmen
Das Register Verkauft zeigt, was du weggehakt hast, neueste zuerst, und daneben liegt der Weg zurück. Ein Klick, und Keystate sagt „Vermerk zurückgenommen. Beim nächsten CRM-Abruf ist das Objekt wieder im Bestand.”
Wichtig dabei: Der Vermerk holt das Objekt nicht in die laufende Ausgabe zurück, dort ist es entfernt. Der Weg dorthin ist derselbe wie für jedes Objekt: aus dem CRM holen oder aus der Rückschau vormerken.
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