onOffice verbinden
API-Benutzer anlegen, Token und Secret gemeinsam erzeugen, das kostenpflichtige API-Modul und die zwei Grenzen, die onOffice setzt.
onOffice wird mit zwei Werten verbunden: einem API-Token (32 Zeichen) und einem Secret (64 Zeichen). Beide entstehen an einem API-Benutzer in deinem onOffice-Mandanten. Voraussetzung ist das kostenpflichtige API-Modul in deinem onOffice-Vertrag. Ohne dieses Modul gibt es keinen API-Benutzer, und niemand außer onOffice kann das für dich freischalten.
Den API-Benutzer anlegen
- In onOffice: Extras → Einstellungen → Benutzer → Neu.
- Den Benutzer als API-Benutzer speichern.
- Dort erscheint das Feld „Secret und API-Token neu generieren”. Betonung auf und: Beide Werte entstehen gemeinsam.
Das ist die häufigste Falle. Wer nur das Secret kopiert und einen älteren Token behält, bekommt „nicht authentifiziert”. onOffice unterscheidet dabei nicht zwischen falschem Token, falschem Secret und falscher Uhrzeit, alle drei liefern dieselbe Meldung. Kopiere deshalb immer beide Werte in einem Zug.
Das Secret wird bei der Erzeugung genau einmal angezeigt. Wer es nicht gesichert hat, muss neu generieren, und dann ist auch der alte Token ungültig.
In Keystate eintragen
- Einstellungen → Anbindungen, Karte onOffice, Knopf Verbinden.
- API-Token und Secret einfügen. Beide Felder werden gebraucht, eines allein reicht nicht.
- Verbindung prüfen drücken, dann Speichern. Gespeichert wird nur, was onOffice akzeptiert.
Ein hinterlegter Wert wird nie wieder an den Browser ausgeliefert, das Feld zeigt später nur „Hinterlegt”. Leer lassen heißt: unverändert.
Ist bei dir schon Propstack verbunden, weist Keystate das Speichern ab: Es kann höchstens ein CRM je Büro hängen. Zwei gleichzeitig würden jeden Klick doppelt melden. Erst Propstack trennen, dann onOffice speichern.
Zwei getrennte Rechte: Adressen und Immobilien
Die Prüfung liest genau zwei Dinge, eine Adresse und eine Immobilie. Das hat einen Grund: In onOffice sind Adressen und Immobilien zwei getrennte Rechte desselben Benutzers. Steht das zweite auf „keine”, kommen deine Kontakte weiter durch und Immobilien lautlos nicht mehr.
Deshalb gibt es drei mögliche Ergebnisse:
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| Verbunden. | Adressen und Immobilien kommen an. |
| Verbunden, aber nur halb: Adressen kommen durch, Immobilien nicht. | Gespeichert, aber das Leserecht auf Immobilien fehlt. |
| Verbunden. onOffice liefert allerdings keine einzige Immobilie. | Entweder führt das Konto gerade keine, oder das Leserecht umfasst sie nicht. |
Das Immobilienrecht setzt du so: Zahnrad → Benutzer, den Benutzer öffnen, dem der API-Zugang gehört, und unter Rechte → Immobilienverwaltung das Recht „Immobilien lesen” auf alle stellen.
Die halbe Verbindung wird bewusst gespeichert und gelb markiert statt abgewiesen: Kontakte und Nachfassmails laufen ohne Objekte weiter. Beim ersten Verbinden holt Keystate den Objektbestand nur dann herein, wenn er auch kommen kann.
Die Uhrzeit deines Servers
onOffice erlaubt zwischen deiner und seiner Uhr höchstens zwei Minuten Abweichung. Das betrifft dich in der Regel nicht, weil die Zeit auf unserer Seite steht. Es steht hier, weil „nicht authentifiziert” auch diese Ursache haben kann und man sonst ewig am Token sucht.
Die zwei bekannten Grenzen
Beide kommen von onOffice, nicht von uns, und beide stehen auch in der Karte im Verbindungsmanager:
Suchprofile lassen sich nur lesen, nicht schreiben. Die Schnittstelle für Suchkriterien kennt kein Schreiben. Ein Suchprofil, das ein Interessent in deinem Anmeldeformular ausfüllt, landet deshalb bei uns am Kontakt, aber nicht in onOffice. Mehr dazu unter Suchprofile.
Die Aufgabe bleibt ohne Bearbeiter. Eine Rückruf-Aufgabe ist in deiner Aufgabenliste sichtbar, aber niemandem zugewiesen, solange dem API-Benutzer das Recht Benutzerdaten über API auslesen fehlt. Das Feld „Verantwortung” erwartet einen Benutzernamen, und die Benutzerliste liegt hinter genau diesem Recht.
Was onOffice nicht bekommt
Herkunft und Kontaktart sind in onOffice einwertige Auswahlfelder der Adresse. Keystate schreibt sie nicht: Dort steht deine Pflegearbeit, und ein Tool, das sie überbügelt, löscht sie. Die Kennzeichnung eines Website-Leads geht deshalb ins Maklerbuch, wo sie neben die bestehende Angabe tritt statt an ihre Stelle.
Gelöscht wird in onOffice nichts. Weder Maklerbuch-Einträge noch Aufgaben, die Rechte dafür stehen auf „nein” und bleiben es.