Wie Dubletten erkannt werden
Eine Adresse gibt es in deinem Büro genau einmal. Woran Keystate das erkennt, was ein zweiter Import macht und welche Doppelten unentdeckt bleiben.
Die Regel ist kurz: Eine E-Mail-Adresse gibt es in deinem Büro genau einmal. Die Datenbank lässt eine zweite Zeile mit derselben Adresse nicht zu, und zwar nicht als Aufräumjob hinterher, sondern beim Anlegen. Deshalb kann ein Import nichts verdoppeln, selbst wenn du dieselbe Datei fünfmal hochlädst.
Erkannt wird über die Adresse und sonst nichts. Vor dem Vergleich werden
Leerzeichen entfernt und alles kleingeschrieben. Max.Mueller@Web.DE und
max.mueller@web.de sind dieselbe Adresse.
Was in den drei Wegen passiert
Von Hand anlegen. Gibt es die Adresse schon, sagt die Meldung „
Import und CRM-Abruf. Eine bekannte Adresse wird nicht neu angelegt, sondern ergänzt: Leere Felder werden gefüllt, gepflegte Werte bleiben. Eine leere Zelle löscht nie etwas. Ändert sich wirklich nichts, zählt die Bilanz den Kontakt als „übersprungen”, nicht als „aktualisiert”.
Auch das ist eine Dublettenprüfung, nur eine unauffällige: Ein CRM-Abruf, der jede Minute dieselben 3.000 Kontakte liefert, schreibt genau nichts.
Anmeldeformular. Trägt sich jemand ein, der schon in deiner Liste steht, entsteht kein zweiter Kontakt. Hat er bereits eine gültige Einwilligung, geht gar keine Mail hinaus, das Suchprofil wird aber übernommen. Fehlt sie, läuft das Double-Opt-in. Name und Telefon werden dabei nur ergänzt, nie überschrieben: Was du gepflegt hast, ist verlässlicher als ein Formularfeld.
In derselben Datei zweimal
Steht eine Adresse in einer Importdatei zweimal, wird die erste Zeile angelegt und die zweite als Ergänzung derselben Zeile behandelt. Das Ergebnis ist ein Kontakt. Welche der beiden Zeilen die Namensangaben liefert, hängt davon ab, in welcher Reihenfolge sie in der Datei stehen: Was zuerst kommt, füllt das leere Feld, danach wird nichts mehr überschrieben.
Steht in einer Zeile keine gültige Adresse, wird sie namentlich gemeldet und übersprungen. Sie ist keine Dublette, sondern Ausschuss.
Welche Doppelten Keystate nicht erkennt
Das ist der ehrliche Teil des Artikels. Verglichen werden Adressen, keine Menschen. Unentdeckt bleiben:
- Zwei verschiedene Adressen derselben Person.
m.mueller@web.deundmueller@firma.desind zwei Kontakte. Er bekommt jede Mail zweimal, und die Frequenzbremse greift je Kontakt, nicht je Mensch. - Punkte und Namenszusätze bei Freemail-Anbietern. Manche Anbieter behandeln
max.mueller@undmaxmueller@als dasselbe Postfach, Keystate nicht. - Ein Adresswechsel im CRM. Der Abgleich ordnet über die Adresse zu. Ändert ein Kollege die Adresse im CRM, kommt der Mensch als neuer Kontakt herein, und der alte bleibt stehen. Räum den alten von Hand weg, sonst schreibst du beide an, und die alte Adresse ist irgendwann ein Bounce.
- Namen mit Tippfehlern. „Müller” und „Mueller” mit unterschiedlichen Adressen sind zwei Kontakte.
So findest du diese Fälle: Suche in der Kontaktliste nach dem Nachnamen. Die Suche greift auf Vorname, Nachname und Adresse und zeigt beide Zeilen. Dann kreuz die falsche an und lösch sie über die Sammelaktion.
Über Bürogrenzen hinweg
Dieselbe Adresse kann bei zwei Büros in Keystate stehen, jedes mit eigener Einwilligung und eigenem Nachweis. Das ist keine Dublette, sondern richtig: Zwei Makler haben zwei getrennte Beziehungen zu diesem Menschen, und für die Werbung ist jeder selbst verantwortlich. Deshalb beendet eine Abmeldung bei Büro A auch nur die Beziehung zu A.
Eine Ausnahme gibt es, und sie ist bewusst hart: Auf der Sperrliste steht eine Adresse für alle Büros. Eine tote Adresse ist bei jedem tot.
Merkmale doppeln auch nicht
Dasselbe Prinzip gilt für Merkmale: „Eigentümer” und „eigentümer” werden als ein Merkmal geführt. Nach dem Speichern zeigt Keystate die im Büro übliche Schreibweise, damit nicht dieselbe Gruppe zwei Namen trägt und du an der Hälfte deiner Leute vorbeifilterst.
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