Absender, Antwortadresse und der Mail-Fuß
Wer als Absender im Postfach steht, wohin eine Antwort geht und was Keystate unter jede Mail schreibt.
Drei Dinge entscheiden, wie deine Mail im Postfach deines Kunden ankommt: der Anzeigename, die Absenderadresse und die Antwortadresse. Sie werden getrennt geführt, und das ist Absicht. Verschickt wird über eine technisch verifizierte Domain, geantwortet wird trotzdem zu dir.
Was im Postfach steht
| Was | Woher es kommt |
|---|---|
| Anzeigename | Firma / Maklername aus Einstellungen → Stammdaten → Büro |
| Absenderadresse | eine Adresse der Plattform, oder deine eigene, sobald sie freigegeben ist |
| Antwortadresse | die E-Mail-Adresse aus Einstellungen → Stammdaten → Büro |
Der Empfänger sieht also deinen Büronamen. Die Adresse dahinter ist technisch, damit die Mail überhaupt zugestellt wird.
Zahlende Büros senden über mail.keystate.de, Testkonten über
trial.mail.keystate.de. Die Trennung schützt die eine Seite vor der
anderen: Reputation hängt an der Domain, und ein ungeprüftes Testkonto mit
vielen Rückläufern soll sie nicht für alle anderen verderben.
Hast du eine eigene Absenderdomain eingerichtet und freigegeben, schlägt sie beides, auch in der Testphase. Den Weg dorthin findest du unter Einstellungen → Absender, in drei Schritten. Siehe Absenderdomain einrichten.
Wohin Antworten gehen
Antwortet ein Empfänger auf die Mail, landet die Antwort bei der E-Mail-Adresse aus deinen Stammdaten. Trag dort die Adresse ein, die jemand liest. Eine leere Adresse bedeutet: Die Antwort geht an die technische Absenderadresse, und dort wartet niemand.
Eine Ausnahme gibt es: Ist am Empfänger ein Betreuer mit eigener Adresse hinterlegt, geht seine Mail mit dessen Adresse als Antwortziel raus. So landet die Antwort direkt beim zuständigen Kollegen und nicht im Sammelpostfach.
Auch der Abschlussblock der Mail führt zurück zu dir. Der Knopf Gespräch vereinbaren öffnet ein Mailfenster an deine Büroadresse. Ist keine hinterlegt, führt er auf deine Wertermittlungs-Seite, sonst auf dein Impressum. Darüber steht der Satz „Antworten Sie einfach auf diese Mail, wir melden uns am selben Tag.” Halte ihn ein oder lies die Antworten zumindest.
Was im Fuß steht
Ganz unten, in dieser Reihenfolge:
- Dein Firmenname, fett und in dunkler Schrift.
- Anschrift und Telefonnummer, getrennt durch einen Punkt. Die Nummer ist als Anruflink gesetzt: Auf dem Handy ist der Rückweg damit ein Griff und keine Abschrift.
- Abmeldelink · Impressum · Datenschutz, kleiner und leiser gesetzt.
Zusammengebaut wird nur, was da ist. Fehlt die Telefonnummer, nimmt sie ihren Trennpunkt mit, damit im Fuß nicht „28217 Bremen ·” steht und die Mail abgeschnitten aussieht.
Der Abmeldelink ist bewusst der auffälligste Teil dieser Zeile: unterstrichen, dunkler und größer als der Rechtstext daneben. Wer den Weg nicht auf Anhieb findet, drückt stattdessen auf „Spam”, und Beschwerden rechnet der Versanddienst dem ganzen Konto an.
Die Nummer lässt sich nicht löschen
Die Telefonnummer im Fuß ist Pflicht. Du kannst sie ändern, aber nicht leeren. Versuchst du es, speichert Keystate den Rest des Abschnitts und sagt dazu: „Die bisherige Telefonnummer bleibt stehen: Ohne Telefonnummer steht im Fuß deiner Mail kein Rückweg. Ändern geht, leeren nicht.”
Dasselbe gilt für Impressum und Datenschutzerklärung, siehe Impressum und Datenschutz-Link.