Harte und weiche Bounces

Ein Bounce ist eine Mail, die zurückkommt. Der Versanddienst hat sie angenommen, der Empfängerserver hat sie danach abgewiesen. Wie Keystate darauf reagiert, hängt an genau einer Unterscheidung: dauerhaft oder vorübergehend.

Die Unterscheidung ist keine Feinheit. Die Bounce-Quote entscheidet darüber, ob dein Büro weiter senden darf, und alle Büros teilen sich eine Reputation.

Hart: die Adresse gibt es nicht

Meldet der Empfängerserver einen dauerhaften Fehler, passiert dreierlei, und zwar automatisch:

1. Die Adresse kommt auf die Sperrliste. Dorthin geht nie wieder etwas raus, bei keinem Büro.
2. Die Zustellzeile bekommt den Zustand abgeprallt. In der Warteschlange und auf der Kontaktseite steht damit nicht mehr „gesendet”.
3. Der Kontakt wird gesperrt.

Ein eigener Zustand und nicht „fehlgeschlagen”: Fehlgeschlagen heißt, die Übergabe an den Anbieter scheiterte, und dort wird erneut versucht. Hier ist nichts zu wiederholen, das Postfach existiert nicht.

Typische Ursachen sind Tippfehler beim Import, ausgeschiedene Mitarbeiter bei Firmenadressen und Weiterleitungsadressen aus Portalen, die nach Ablauf des Inserats abgeschaltet werden.

Weich: es gibt sich wieder

Ein vorübergehender Fehler heißt Postfach voll oder Server kurz weg. Hier sperrt Keystate nichts und ändert den Zustand der Zustellung nicht: Eine Sperre wäre ein verlorener Empfänger, und ein voller Kasten ist morgen wieder leer.

Sichtbar ist der weiche Bounce trotzdem. Er landet mit Art und Unterart im Handlungsprotokoll deines Büros. Bis zum 26.08.2026 kehrte diese Meldung stumm zurück, und eine weiche Unzustellbarkeit war damit unsichtbar. Das ist die Lage, in der man es braucht: Der Versanddienst meldet weiche Bounces auch dann, wenn er nach Stunden aufgibt. Die Mail ist dann nicht angekommen, und ohne Spur sieht niemand, ob ein Anbieter gerade ausbremst oder eine Liste voller übergelaufener Postfächer steckt. Genau daraus wird eine Woche später eine Welle harter Bounces.

Der dritte Fall: gar nicht erst übergeben

Davon zu trennen ist der Fehler beim Versand selbst, also wenn der Versanddienst die Mail nicht einmal annimmt.

Art	Was passiert
vorübergehend	Bis zu 3 Versuche, danach gilt die Zustellung als gescheitert
dauerhaft	Sofort fehlgeschlagen, kein zweiter Versuch

Unbekannte Fehler gelten als vorübergehend: lieber ein weiterer Versuch als ein Empfänger, der nie etwas bekommt. Der Grund steht in der Warteschlange an der Aussendung, gekürzt auf 120 Zeichen und höchstens drei verschiedene Gründe je Art. Eine Zahl allein ist bei einem Totalausfall wertlos: „Fehlgeschlagen: 847” sagt nicht, dass die Absenderdomain nicht verifiziert ist.

Was Keystate vorher schon aussortiert

Bevor eine Mail überhaupt rausgeht, prüft Keystate die Adressart und überspringt, was technisch nie ankommen kann. In Davids 3.514 Kontakten standen 66 davon, meist Portal-Weiterleitungen. Jede wäre ein harter Bounce gewesen.

Geprüft wird zweimal: bei der Empfängerauswahl und noch einmal unmittelbar vor dem Senden. Zwischen Freigabe und Versand liegen Stunden, und ein nachgetragener Empfänger käme an der ersten Prüfung vorbei.

Ebenso übersprungen wird jede Adresse, die schon auf der Sperrliste steht. Der Versand fragt sie vor jeder einzelnen Mail ab.

Was du tun solltest

• Sieh dir nach jeder Aussendung die Gründe unter Versand → Warteschlange an. Häufen sich dieselben zwei Zeilen, steckt eine Ursache dahinter und nicht Verschleiß.
• Eine zu Unrecht gesperrte Adresse gibst du in der Sperrliste wieder frei. Das senkt zugleich deine Bounce-Quote, weil die Sperrliste ihr Zähler ist.
• Sperren, die ein anderes Büro ausgelöst hat, kannst du nicht aufheben. Eine tote Adresse ist bei jedem Makler tot.

Wenn zu viele zurückkommen

Über 4,0 % Unzustellbarkeit in 30 Tagen hält Keystate deinen Versand an. Beim allerersten Versand eines frischen Kontos greift eine strengere Regel: drei Bounces und über 20 % lösen den Frühstopp aus.

Weiterlesen:

• Wie die Zustellquote gerechnet wird
• Wenn der Versand angehalten wird
• Die Sperrliste
• Was gesperrt bedeutet