Kontakte abgleichen
Jede Minute holt Keystate geänderte Kontakte aus deinem CRM. Was dabei in welche Richtung fließt und welche Angabe gewinnt.
Der Kontaktabgleich läuft jede Minute, für jedes Büro mit verbundenem CRM. Er holt nur, was sich seit dem letzten Lauf geändert hat. Wer im CRM einen Kunden anlegt und ihn gleich in eine Aussendung nehmen will, wartet damit keine Nacht: Eine Minute ist von Echtzeit nicht zu unterscheiden.
Der Satz, der auf dieser Seite über allem steht: Die Übernahme vergibt keine Einwilligung. Dass du jemanden im CRM führst, heißt nicht, dass die Person einem Newsletter zugestimmt hat. Übernommene Kontakte stehen in deiner Liste, sind aber nicht versandfähig, bis die Einwilligung auf einem der vorgesehenen Wege erfasst ist.
Die Richtung
Der Abgleich ist eine Einbahnstraße: CRM → Keystate. Was bei dir steht und im CRM nicht, bleibt stehen. Keystate legt in deinem CRM keine Kontakte an und löscht dort keine.
Es gibt genau eine Ausnahme, und die geht in die andere Richtung: eine Abmeldung. Meldet sich jemand bei uns ab, wird der Newsletter-Haken in deinem CRM weggenommen. Das steht unter Was ins CRM zurückfließt.
Was der Minutenlauf holt
Nur Kontakte, deren Änderungszeitpunkt nach dem letzten Lauf liegt. Ein Lauf ohne Änderung kostet einen einzigen Abruf und liefert eine leere Liste, deshalb ist der Minutentakt billiger als ein nächtlicher Vollabgleich.
Der Stand wird vor dem Abruf gemerkt und um eine Minute zurückversetzt. Klingt kleinlich, ist aber der Grund, warum kein Kontakt verlorengeht: Ein Datensatz, der genau in dieser Sekunde geschrieben wird, fiele sonst zwischen zwei Läufe. Lieber ein Kontakt zweimal als einer nie, der Import ergänzt dann, statt doppelt anzulegen.
Übernommen werden: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Anrede, Telefon, Ort, PLZ, Firma und die Merkmale. Bei Propstack gewinnt unter fünf Rufnummernfeldern die Mobilnummer: Für einen Rückruf binnen zwei Stunden ist sie die richtige. Firmen landen im Nachnamen, sonst zeigt deine Liste „Vorname: GmbH”.
Kontakte ohne E-Mail-Adresse kommen nicht mit. Ein CRM enthält Bauträger und Notariate ohne Mailadresse, das ist kein Fehler. Sie werden gezählt und im Bericht ausgewiesen.
Alles von Hand holen
Der Minutenlauf holt nur Änderungen. Willst du den ganzen Bestand, gibt es den Knopf: Empfänger → Aus deinem CRM holen. Er läuft ohne die Änderungsgrenze, weil wer ihn drückt, meist dem Stand nicht traut.
Dabei kommt dieselbe Frage wie beim Datei-Import: woher stammen diese Adressen? Ohne diese Frage stünden nach einem Klick achthundert Adressen in deiner Liste, an die niemand schreiben darf. Deshalb steht der Knopf im Import-Dialog und nicht als eigener Knopf in der Kopfzeile.
Der Lauf läuft direkt und nicht im Hintergrund: Du hast gerade geklickt und wartest auf eine Zahl. 5.000 Kontakte brauchen rund 25 Abrufe, das ist im Sekundenbereich.
Was gewinnt
| Fall | Was passiert |
|---|---|
| Kontakt ist abgemeldet oder gesperrt bei uns | wird gezählt, nie angefasst. Eine Abmeldung von gestern hält jedem Import von heute stand. |
| Feld im CRM leer, bei uns gefüllt | bleibt bei uns stehen. Ein magerer Export radiert keine gepflegten Stammdaten aus. |
| Feld im CRM anders als bei uns | das CRM gewinnt. |
| Feld im CRM gleich wie bei uns | nichts passiert, der Kontakt gilt nicht als aktualisiert. |
| E-Mail-Adresse ungültig | die Zeile wird benannt, der Rest läuft weiter. |
| Merkmal von Hand gesetzt | bleibt, auch wenn das CRM es nicht kennt. |
| Merkmal aus dem CRM, dort gelöscht | wird bei uns entfernt. Dort ist das CRM die Wahrheit. |
Geschrieben wird über denselben Weg wie beim Datei-Import. Ein zweiter Importpfad wäre ein zweiter Satz Regeln, der beim nächsten Rechtsthema vergessen wird.
Der Newsletter-Haken im CRM
Führt dein CRM ein Newsletter-Feld, liest Keystate es mit. Drei Fälle, drei Antworten:
- Ja setzt das Merkmal
CRM: Newsletter Jaam Kontakt. Das ist ein Merker und keine Einwilligung: Dein CRM liefert zum Häkchen weder Datum noch Herkunft, ein Nachweis wäre hier erfunden. Der Merker macht diese Kontakte auffindbar, freigeben tust du sie über die Herkunftsangabe in der Empfängerliste. - Nein, Absage oder unzustellbar meldet den Kontakt bei uns ab, auch wenn eine ältere Einwilligung vorliegt.
- Keine Angabe ändert nichts. Wer nie gefragt wurde, willigt nicht ein, weil eine Schnittstelle läuft. Aus einer Leerstelle wird auch kein Widerspruch.
Zur Größenordnung, an einem echten onOffice-Bestand gemessen: 3.538 Adressen, davon 523 auf „Ja”, 8 auf „Nein” und rund 3.000 ohne jede Angabe. Ein Import, der „leer” als „kein Newsletter” liest, würde eine Empfängerliste lautlos halbieren. Einer, der „leer” als „Ja” liest, würde Werbung ohne Rechtsgrundlage verschicken.
Unsere Abmeldung schlägt das CRM. Ein bei uns abgemeldeter oder gesperrter Kontakt bekommt nicht einmal den Merker. Er soll in der Liste nicht neben einem „CRM: Newsletter Ja” stehen, das zum Freigeben einlädt.
Die Obergrenze
Ein Lauf holt höchstens so viele Kontakte, wie dein Paket an Kontakten zulässt. Nennt dein Paket keine Grenze, greift eine Reißleine bei 50.000. Sie ist keine Mengeneinstellung, sondern der Schutz gegen ein Blätterwerk, das nicht endet.
Wird sie erreicht, sagt der Bericht ausdrücklich, dass abgeschnitten wurde und dein CRM möglicherweise mehr führt. Eine stille Grenze wäre schlimmer als eine harte: Beide CRMs liefern der Kennung nach, du bekämst also die ältesten Adressen und eine Bilanz, die Erfolg meldet.
Objekte laufen hier nicht mit
Der Minutenlauf betrifft nur Kontakte. Objekte holst du selbst, mit Vorschau und Haken. Warum, steht unter Objekte aus dem CRM.