Die Anruf-Liste

Aus einer Aussendung an 400 Leute werden eine Handvoll Namen mit Telefonnummer. Wer darauf landet, wie sortiert wird und was auf einer Karte steht.

Ein Newsletter an 400 Leute bringt dir nichts Messbares. Ein Empfänger, der drei Häuser durchgeht und dann auf den Rückruf-Knopf drückt, schon. Die Anruf-Liste ist der Ort, an dem aus der Aussendung eine Arbeitsliste wird: Namen, Telefonnummern, und daneben der Grund, warum du anrufst.

Sie liegt unter Auswertung → Anruf-Liste und ist das erste Register der Auswertung, weil sie die Arbeit von heute ist. Alles daneben ist Rückblick.

Wer draufkommt

Zwei Wege, und nur zwei:

Erklärtes Interesse. Der Empfänger hat in der Mail oder auf der Objektseite „Interesse an dieser Immobilie” gedrückt.
Drei Klicks auf mindestens zwei verschiedene Objekte innerhalb der letzten 90 Tage.

Öffnungen kommen nicht vor. Warum, steht in Warum Öffnungen nicht auf die Anruf-Liste führen. Die Herleitung der beiden Zahlen steht in Welches Signal was bedeutet.

Wie sortiert wird

Die Reihenfolge ist festgelegt und nicht wählbar, weil sie deine Arbeit abbildet:

Offen vor erledigt. Was noch zu tun ist, steht oben. Abgehakte Karten bleiben in der Liste, rutschen aber nach unten.
Erklärtes Interesse vor allem anderen. Ein Interesse wiegt schwerer als drei Klicks.
Klicks, dann Öffnungen, dann der jüngste Zeitpunkt.

Ein erklärtes Interesse setzt jede Schwelle außer Kraft. Wer den Knopf gedrückt hat, wartet auf einen Anruf. Ihn erst ab dem dritten Klick anzuzeigen wäre genau der verlorene Kunde, den die Liste verhindern soll.

Was auf einer Karte steht

Das Rückruf-Band, wenn Interesse erklärt wurde: das Objekt im Klartext, der Zeitpunkt und die zugesagte Frist als Uhrzeit („zugesagt bis 16:07 Uhr”). Zugesagt sind zwei Stunden ab dem Druck auf den Knopf. Die Uhrzeit steht da statt „noch 47 Minuten”, weil eine Seite, die sich nicht selbst aktualisiert, nach dem ersten Telefonat falsch läge.
Name, Adresse und Zuständigkeit. Steht dort „niemandem zugeordnet”, findest du daneben den Knopf Mir zuweisen.
Die Signal-Pillen: „2× Interesse erklärt”, „4× geklickt”, „3× geöffnet”, „2 Objekte”.
Der Verlauf, nachgeladen: die letzten Schritte mit Objektnamen, nicht mit Kennungen. Das ist die Begründung für den Anruf.
Die Telefonnummer als Wählnummer. Fehlt sie, steht dort „Keine Telefonnummer hinterlegt” mit einem Link zum Nachtragen.
Rückruf planen als Aufklapper, siehe unten.
Der CRM-Treffer, wenn ein CRM verbunden ist. Er lädt nach, weil eine unbekannte Adresse im CRM bis zu 15 Sekunden Wartezeit kostet und die Liste darauf nicht warten soll.

Alle oder nur meine

Über der Liste stehen zwei Reiter mit Zahlen: alle und meine. „Meine” zeigt nur Kontakte, bei denen du als Betreuer eingetragen bist. In einem Büro mit fünf Leuten ist eine gemeinsame Liste sonst unbrauchbar, weil jeder morgens erst heraussuchen müsste, was ihm gehört.

Beide Zahlen zählen offene Anrufe, nicht die Länge der Liste. Ein Zähler, der sich nach dem Abhaken nicht bewegt, macht den Haken zur Zierde.

Der rote Punkt oben in der Kopfzeile steht auf jeder Seite und zählt immer das ganze Büro, auch wenn du auf „meine” umgeschaltet hast. Sonst verschwände er, während die Kollegen weiter auf ihre Anrufe warten.

Rückruf planen

Der Aufklapper enthält Tag und Beginn, beides vorbelegt, und zwei gleichwertige Ausgänge: Apple/Outlook (.ics) und Google Kalender. Beide nehmen denselben gewählten Zeitpunkt aus demselben Formular.

Wert	Regel
Dauer	30 Minuten
Vorgeschlagener Beginn bei erklärtem Interesse	so, dass das Gespräch bis zur zugesagten Frist geführt ist
Vorlauf ohne Frist	mindestens 15 Minuten ab jetzt
Raster	5 Minuten, immer abwärts gerundet

Abwärts, weil Aufrunden den Termin hinter die Frist schieben könnte, die er einhalten soll. Der Termin trägt die Wanduhrzeit ohne Zonenangabe: Wer 16:30 wählt, bekommt 16:30 in seinem Kalender.

Wenn die Liste leer ist

Leer kann zwei völlig verschiedene Dinge heißen, und Keystate sagt dir welches. Statt einer leeren Fläche steht dort einer von vier Sätzen, immer mit Zahlen („0 von 412”):

Fall	Bedeutung
Die Messung ist ausgeschaltet	Der Abschalter des Büros steht auf „gar nicht messen”
Es gibt noch keine Empfänger	Keine Adresse mit gültiger Einwilligung
Niemand hat der Messung zugestimmt	Es gibt Empfänger, gemessen werden darf bei keinem
Noch kein Signal	Gemessen werden darf, es hat nur niemand oft genug geklickt

Der dritte Fall ist der teuerste, weil er wie ein schwacher Monat aussieht. Dort steht deshalb der Knopf Messung nachfragen: eine kurze Mail mit einem Ja-Knopf an Empfänger ohne Messzustimmung, kein Newsletter. Pro Klick gehen höchstens 20 Nachfragen raus, und der nächste Klick macht dort weiter, wo der letzte aufgehört hat. Nachfragen darf, wer im Büro versenden darf.