Der Einrichtungs-Assistent

Sieben Schritte vom Einladungscode zum fertigen Büro. Was Keystate aus deiner Website liest, was freiwillig ist und wo es nicht weitergeht.

Der Assistent läuft genau einmal, und zwar bevor es dein Büro gibt. Am Ende stehen Marke, Stammdaten und dein Zugang, und du hast keine zwanzig Formularfelder ausgefüllt, sondern eine Website-Adresse eingetippt.

Herein kommst du auf zwei Wegen: mit einem Einladungscode, den du abtippst, oder über den Link aus deiner Kaufmail, der den Code mitbringt. Beides endet an derselben Stelle.

Die sieben Schritte

Nr.	Schritt	Pflicht?
1	Website	überspringbar
2	Marke	Farben und Schrift immer gesetzt
3	Sprache und Gebiet	Impressum und Datenschutz Pflicht
4	CRM	überspringbar
5	Team	entfällt bei einem Platz
6	Zugang	Pflicht, hier entsteht das Büro
7	Fertig	entfällt ohne KI-Schlüssel

Schritt 1: die Website

Der Schritt, der am meisten spart. Du trägst die Adresse deiner Website ein, Keystate liest mehrere Seiten davon und holt heraus:

Firmenname, Slogan und die Tonalität deiner Texte
Hauptfarbe, Akzentfarbe und Logo
die Schrift, die deine Website benutzt
deine Regionen und ein paar Kennzahlen
das Team mit Rollen, Durchwahlen und Fotos
Adresse und Telefonnummer aus dem Impressum

Das dauert einige Sekunden. Danach kannst du jeden Wert ändern. Ist die Akzentfarbe zu hell für weiße Schrift, dunkelt Keystate sie ab und sagt es dazu: In einer verschickten Mail lässt sich das hinterher nicht mehr korrigieren.

Lässt sich die Seite nicht auslesen, steht die Meldung „Die Seite ließ sich nicht auslesen. Prüfe die Adresse, oder überspring den Schritt und trag alles selbst ein.” Der Knopf Überspringen ist auch der Weg für Büros ohne Website.

Schritt 2: Marke

Name (bis 120 Zeichen), Slogan (bis 160), Hauptfarbe, Akzentfarbe und Schrift. Die Schrift wählst du aus einer Liste und übernimmst nicht den Fund der Website: In einer Mail kommt nur an, was auf dem Gerät des Empfängers schon liegt. Was gefunden wurde, steht daneben zur Erklärung. Ohne brauchbaren Fund ist Helvetica mit Arial dahinter vorausgewählt.

Ein Teamfoto ist freiwillig. Fehlt es, lässt die Mail den Block weg.

Darunter stehen die Ansprechpartner: Name, Rolle, Telefon, E-Mail. Sie füllen die Kontaktkarte unter den Objekten in der Mail. Wichtig, weil es hier gern doppelt gemacht wird: Diese Leute brauchen keinen Zugang zu Keystate. Zugänge kommen erst in Schritt 5, und sie kosten Plätze.

Schritt 3: Sprache und Gebiet

Tonalität, Zielgruppe, was dein Büro auszeichnet, deine Regionen (durch Komma getrennt, höchstens sechs), die E-Mail-Adresse des Büros, die Fußzeile und die Durchwahl.

Hier ist die einzige Stelle, an der es ohne Eingabe nicht weitergeht: Impressum und Datenschutzerklärung als Adressen sind Pflicht. Beide stehen später im Fuß jeder Mail und auf deiner öffentlichen Anmeldeseite. Fehlen sie dort, ist es ein Verstoß gegen § 5 DDG, und abgemahnt wird dein Büro, nicht Keystate. Deshalb bricht der Assistent ab und warnt nicht bloß.

Freiwillig daneben: Lade ein eigenes Schreiben hoch, dann liest Keystate daraus deinen Ton.

Schritt 4: CRM

Gefragt wird nur, welches Programm du benutzt, und die Antwort steuert genau eine Sache: welche Anleitung dasteht. Gespeichert wird sie nicht. Ob dein Büro ein CRM hat, entscheidet allein der hinterlegte Zugang.

Die Zugangsfelder dürfen leer bleiben. Wer seinen Schlüssel nicht zur Hand hat, trägt ihn später unter Einstellungen → Verbindungen nach.

Schritt 5: Team

Adressen der Kollegen, eine je Zeile. Verschickt wird hier nichts, die Einladungen gehen erst beim Abschluss raus. Wie viele Felder dastehen, sagt dein Paket. Bei einem Paket mit nur einem Platz fällt der Schritt ganz weg, du siehst die Seite dann nie.

Schritt 6 und 7

Benutzername und Passwort, zweimal getippt. Mit dem Klick entsteht dein Büro, die Einladungen gehen raus, der Code ist verbraucht.

Schritt 7 ist Zugabe: Keystate baut eine erste Mail in deinen Farben, damit du siehst, dass es funktioniert. Scheitert das, ist dein Büro trotzdem da, und derselbe Knopf führt zur Anmeldung.

Unterbrechen

Dein Stand liegt vier Stunden. Hast du gekauft, sind es zwei Wochen. Du kommst über denselben Link zurück und landest bei dem Schritt, an dem du aufgehört hast.

Was du nicht einrichten musst

DNS. Verschickt wird über eine Domain von Keystate, du setzt keinen einzigen Eintrag. Die Seite /oberflaeche/einrichtung/versand listet auf, welche Einträge die Plattform hält, damit ein IT-Dienstleister die Lage einordnen kann. Sie ist kein Schritt und keine Aufgabe für dich.