Das Vorwort, dein persönlicher Absatz oben

Ganz oben in der Mail, direkt unter Überschrift und Einleitung, kann eine helle Karte mit der Aufschrift VORWORT stehen: dein Porträt, ein Anführungszeichen, dein Absatz und darunter dein Name mit Rolle. Das ist der Teil, den Empfänger tatsächlich lesen, weil er nicht nach Newsletter klingt.

Die Karte ist freiwillig. Bleibt das Textfeld leer, gibt es sie nicht, und die Mail beginnt direkt mit den Objekten.

Wo du sie schreibst

In Schritt 2, Texte steht rechts die Karte mit der persönlichen Notiz. Drei Dinge stehen darin:

1. Text. Der Absatz selbst. Zwei bis drei Sätze reichen; die Karte ist ein Gruß, kein zweiter Newsletter.
2. Von wem. Ein Auswahlfeld mit den Menschen deines Büros. Es ist kein eigenes Feld der Mail: Wählst du jemanden, schreibt es nur dessen Namen in die Unterschrift daneben.
3. Unterschrift. Was hier steht, steht in der Mail. Wer mit „Ihr Team der Haubner Group” unterschreiben will, tippt genau das hinein.

Daneben zeigt eine kleine Vorschau, wie der Absatz in der Mail aussehen wird, samt Initialen im Kreis. Die echte Vorwort-Karte mit Porträt siehst du rechts in der Live-Vorschau.

Woher Porträt, Name und Rolle kommen

Keystate geht der Reihe nach vor:

Fall	Bild	Name	Rolle
Die Unterschrift ist ein Ansprechpartner aus den Stammdaten	dessen Foto	dessen Name	dessen Rolle
Du hast frei unterschrieben	dein Porträt aus dem Profil	deine Unterschrift	keine
Du hast gar nichts unterschrieben und im Profil steht kein Porträt	Foto des ersten Ansprechpartners	dessen Name	dessen Rolle
Du hast gar nichts unterschrieben, aber ein Porträt steht im Profil	dein Porträt	Name deines Büros	keine

Der wichtigste Punkt daran: Geraten wird nur, wenn gar nichts unterschrieben wurde. Eine getippte Unterschrift wird nie durch den erstbesten Ansprechpartner ersetzt. Das wäre genau die Sorte Fehler, die du nicht mehr bemerkst.

Willst du also ein bestimmtes Gesicht in der Karte sehen, pflege die Person in den Stammdaten und wähl sie unter „Von wem”. Willst du dein eigenes, hinterleg dein Porträt im Profil.

Die Anrede in der Mail

Keystate siezt. In jedem Text, den ein Kunde deines Büros liest, steht Sie. Das ist entschieden und keine Einstellung. Das Feld Tonalität in den Stammdaten steuert Wortwahl und Klang, also ob es sachlich oder warm klingt, aber nicht die Anrede. Trägst du dort „locker, wir duzen unsere Kunden” ein, bekommst du lockere Texte in der Sie-Form.

Von Hand schreibst du natürlich, was du willst. Die Regel bindet die KI-Vorschläge, nicht deine Tastatur.

Eine Brief-Anrede wie „Guten Tag, Frau Weber” gehört nicht in dein Vorwort: Die Vorlage setzt den Rahmen selbst, und eine zweite Anrede mitten in der Mail ist der eine Fehler, der auffällt. Wenn du eine persönliche Anrede brauchst, ist der Platzhalter dafür da, siehe Platzhalter und wer sie ersetzt.

Ein Entwurf per Knopf

Sind die KI-Texte für dein Büro freigeschaltet, hängt am Textfeld ein Vorschlagsknopf. Er liefert eine kurze, persönlich warme Notiz von zwei bis drei Sätzen, passend zum Monat und zu deinen Objekten. Wie bei allen Entwürfen landet der Vorschlag erst mit Übernehmen im Feld.

Wo es die Karte nicht gibt

Die Exklusive Vorab-Mail hat kein Vorwort. Sie ist als Brief gebaut und bringt ihre Anrede, Einleitung und Grußformel selbst mit. Ihr persönlicher Teil ist die Makler-Einschätzung je Objekt, in Ich-Form.

Weiter:

• Schritt 2: die Texte
• Teamfoto und Porträt
• Stammdaten des Büros
• Wer im Büro arbeitet