Von der fertigen Mail zur Aussendung
Der Weg über drei Schritte: Ausgabe und Empfängerkreis wählen, Testmail an dich selbst, Aussendung anlegen. Danach siehst du die Namen und schickst ab.
Eine fertige Ausgabe aus dem Baukasten ist noch keine Mail an deine Kontakte. Dazwischen liegt die Aussendung: die Entscheidung, wer sie bekommt, wann sie rausgeht und wer das verantwortet. Der Weg dorthin führt über Versand → Starten und hat drei Schritte auf einer Seite.
Angelegt heißt dabei noch nicht abgeschickt. Der letzte Klick kommt eine Seite später, mit der Empfängerliste vor Augen.
Schritt 1: Ausgabe und Empfängerkreis
- Öffne Versand → Starten. Im Auswahlfeld stehen alle Ausgaben, die sich verschicken lassen.
- Wähle die Ausgabe. Betreff und Vorschautext kommen aus ihr, du musst nichts abtippen.
- Wähle darunter das Segment, wenn du eines willst. Steht in der Ausgabe schon ein Empfängerkreis, ist er vorbelegt, und die Seite sagt dir das dazu.
Über den Karten stehen vier Zahlen: wie viele Empfänger diese Mail bekommen, wie viele überhaupt eine Einwilligung haben, wie viele übersprungen werden und wie viele Objekte in der Ausgabe stecken. Die Übersprungenen sind aufgeklappt nach Grund lesbar, etwa „keine gültige Einwilligung” oder „hat in den letzten 3 Tagen bereits eine Mail bekommen”.
Schritt 2: die Testmail
Ohne Testmail bleibt der Knopf Aussendung anlegen gesperrt. Das ist keine Formsache: Was im Baukasten gut aussieht, kann in Outlook zerfallen, und die Testmail ist der einzige Blick auf die echte Mail.
- Im Feld steht deine eigene Adresse aus dem Profil. Du kannst sie ändern.
- Testmail verschicken. Sie trägt den Betreff aus der Ausgabe, damit du genau das prüfst, was später rausgeht. Abmeldelink und Zählpixel fehlen darin bewusst.
- Nach dem Versand springt die Seite auf Schritt 3.
Der Nachweis gilt 24 Stunden. Baust du die Ausgabe danach noch einmal um, ist er verbraucht und du testest erneut.
Schritt 3: anlegen
Hier stehen Betreff, Vorschautext und das Feld „Wann soll es rausgehen?”. Leer lassen heißt: sofort nach der Freigabe. Sonst wählst du einen Zeitpunkt, höchstens 90 Tage im Voraus.
Beim Klick prüft Keystate in dieser Reihenfolge:
| Prüfung | Was sie verlangt |
|---|---|
| Zeitpunkt | lesbar, nicht in der Vergangenheit, nicht zwischen 22 und 8 Uhr |
| Ausgabe | existiert und gehört deinem Büro |
| Betreff | nicht leer, ohne Betreff geht keine Mail raus |
| Ausgabe baubar | mindestens ein Objekt oder Inhalt, sonst gibt es nichts zu verschicken |
| Keine offene Aussendung | zu derselben Ausgabe darf keine zweite anstehen |
| Fußzeile im Profil | ohne Absenderangabe im Fuß darf keine Werbemail raus |
| Testmail | in den letzten 24 Stunden verschickt |
| Mindestens ein Empfänger | sonst erreicht die Mail niemanden |
Fehlt etwas, stehen alle offenen Punkte unter dem Knopf, nicht nur der erste. Jeder trägt den Weg zur Behebung mit.
Der finale Klick
Nach dem Anlegen landest du auf Wer diese Mail bekommt. Dort steht jeder Empfänger mit Namen und Adresse. Wen du hier nicht dabei haben willst, den streichst du einzeln heraus, etwa deinen Steuerberater oder eigene Mitarbeiter, die im CRM neben den Interessenten stehen.
Der Knopf Abschicken darunter braucht das Freigaberecht. Hast du es nicht, liest du dort, dass ein Kollege freigeben muss. Das ist das Vier-Augen-Prinzip, und es sitzt genau an dieser Stelle.
Ist ein Zeitpunkt gesetzt, sagt die Bestätigung ihn dir noch einmal. Ohne Zeitpunkt läuft der Versand in wenigen Sekunden an.
Wenn es nicht weitergeht
- Der Knopf ist blass. Lies die Punkte darunter. Sie nennen jeden Grund einzeln und den Weg dorthin.
- „Zu dieser Ausgabe steht schon eine Aussendung an.” Eine zweite würde dieselben Leute zweimal anschreiben. Erledige oder verwirf die bestehende in der Warteschlange.
- „Zurzeit darf niemand angeschrieben werden.” Entweder fehlt die bestätigte Einwilligung, oder kein Suchprofil passt zu den Objekten der Ausgabe.
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