Wie der Nachweis entsteht und was er enthält
Keystate führt zu jedem Kontakt eine Historie, die nie überschrieben wird. Wo sie steht, was in jeder Zeile stehen muss und wie du sie herausziehst.
Behauptet ein Empfänger, er habe nie eingewilligt, musst du das Gegenteil belegen können. Keystate schreibt dafür zu jedem Kontakt eine Historie, und diese Historie ist ausdrücklich unveränderlich: Es wird nie ein Eintrag gelöscht und nie ein Erwerbsweg überschrieben.
Du findest sie unter Empfänger → Einwilligungen. Oben stehen vier Zahlen, darunter die Nachweistabelle, daneben der CSV-Export.
Die vier Zustände
| Status | Was er bedeutet |
|---|---|
| bestätigt | Die Einwilligung gilt. Nur dieser Zustand macht versandfähig. |
| offen | Angefragt, noch nicht bestätigt. Es geht keine Mail hinaus. |
| widerrufen | Der Empfänger hat abgemeldet oder widersprochen. |
| verfallen | Eine Anfrage, die 30 Tage lang unbeantwortet blieb. |
Widerruf und Verfall stehen getrennt, und das ist kein Detail. Ein Widerruf ist die Willenserklärung des Empfängers, ein Verfall ist das Ausbleiben jeder Reaktion. Eine Liste, die beides gleich benennt, behauptet vor einer Behörde Widersprüche, die niemand erklärt hat. Sperrend sind beide gleich: Wer nie bestätigt hat, wird nie versandfähig. Erneut fragen darfst du nach einem Verfall trotzdem, denn ein Verfall ist kein Nein.
Was in einer Zeile steht
Jeder Eintrag trägt: Status, Weg der Erteilung, IP-Adresse, Bestätigungs-Token, Zeitpunkt der Anfrage, Zeitpunkt der Bestätigung, Zeitpunkt des Widerrufs, Zeitpunkt des Verfalls und die Messzustimmung mit eigenem Datum.
Ein Widerruf schreibt davon nichts um. Er schließt die laufenden Einträge ab und legt einen eigenen Widerrufseintrag an. Eine erneute Einwilligung entsteht nur als neuer Eintrag mit echter Bestätigung.
Drei Wege zu einer erfassten Einwilligung
- Bestand in einem Zug freigeben. Für gewachsene Listen. Du bestätigst im Dialog einen festen Wortlaut: dass die Adressen aus deinem eigenen Geschäftsbetrieb stammen, dass es zu jeder einen Kontakt gab und dass keine gekauft oder gemietet ist. Protokolliert wird genau dieser Satz mit Datum und Namen, nicht nur „hat freigegeben”. Abgemeldete und gesperrte Kontakte bleiben unberührt.
- Per Mail nachfragen. Der Knopf Nachfragen verschickt die Bestätigungsmail mit dem Double-Opt-in-Link. Achtung: Diese Anfrage ist selbst Werbung, sie geht also nur an Adressen, die dich kennen. Ist die Anfrage älter als drei Tage, heißt der Knopf Erinnern und schickt denselben Token erneut, keinen neuen.
- Schriftliches nachtragen. Liegt ein Besichtigungsformular, ein Messezettel oder ein unterschriebener Auftrag vor, trägst du ihn im Feld Worauf beruht sie? ein, höchstens 120 Zeichen, und klickst Liegt vor. Das Feld ist Pflicht: Bei einer Einwilligung, die nie über einen Link lief, ist die Angabe „Besichtigungsformular vom 12.07.” der einzige Nachweis, den es gibt.
Beim CSV-Import fragt Keystate dieselbe Frage vorab, siehe Die Frage nach der Herkunft. Nur die Antwort „Schriftliche Einwilligung liegt vor” macht versandfähig.
Der Export
Die Bildschirmtabelle zeigt die 300 jüngsten Einträge. Der vollständige Nachweis steht im CSV-Export, oben rechts über Alle Nachweise als CSV.
Die Datei heißt einwilligungen-<dein Kürzel>.csv, benutzt Semikolon als
Trenner und öffnet damit in deutschem Excel richtig. Die Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| die Adresse des Kontakts | |
| Status | bestätigt, offen, widerrufen oder verfallen |
| Weg | wie die Einwilligung zustande kam |
| IP | die IP-Adresse zum Vorgang |
| Angefragt am | Zeitpunkt der Anfrage |
| Bestätigt am | Zeitpunkt der Bestätigung |
| Widerrufen am | Zeitpunkt des Widerrufs |
| Verfallen am | Zeitpunkt des Verfalls |
| Messung ab | Datum der Messzustimmung, leer heißt: keine |
Den Export darf nur ein Zugang mit dem Recht Kontakte exportieren holen. Wer es nicht hat, sieht die Seite, aber nicht den Knopf.
Was du wissen solltest
- Der Bestätigungs-Token besteht aus 24 Zufallsbytes. Er ist nicht ratbar.
- Eine nie bestätigte Anfrage verfällt nach 30 Tagen, und der alte Link läuft danach ins Leere. Ein vergessener Link soll nach Wochen keine Einwilligung mehr erzeugen.
- Höchstens drei offene Anfragen je Adresse. Ohne diesen Deckel ließe sich über das Anmeldeformular jemand mit Bestätigungsmails zudecken.
- Der Nachweis endet nicht durch eine Frist, sondern mit dem Kontakt. Löschst du den Kontakt, geht die Historie mit.
Weiter: Welche Fristen gelten, Werbung an Bestandskunden, Wenn ein Empfänger fragt.