Aktiv, abgemeldet, ausgeschlossen: die Zustände im Klartext
Warum ein Kontakt keine Mail bekommt. Die vier Kontaktstatus, die fünf Einwilligungszustände und die drei Hürden vor dem Versand.
Die häufigste Frage in der Empfängerliste lautet: „Warum bekommt der keine Mail?” Sie hat zwei Antwortquellen, und die sind unabhängig voneinander. Am Kontakt steht ein Status, daneben steht der Zustand seiner Einwilligung. Beides muss stimmen. Der Status allein sagt nichts über die Einwilligung, und umgekehrt.
Die vier Kontaktstatus
| In der Liste | Was das heißt | Bekommt Post |
|---|---|---|
| aktiv | der Normalfall | ja, wenn die Einwilligung gültig ist |
| inaktiv | von dir stillgelegt, ohne Widerspruch der Person | nein |
| abgemeldet | die Person hat widersprochen | nein |
| ausgeschlossen | dein Büro schreibt diesen Kontakt nicht mehr an | nein |
„Ausgeschlossen” ist nicht die Sperrliste. Das ist der Punkt, an dem sich die meisten verlaufen. Ausgeschlossen ist die Entscheidung eines Büros über einen Kontakt. Die Sperrliste ist etwas anderes: global geführt, gefüllt aus Unzustellbarkeit und Beschwerden, gültig für jedes Büro. Deshalb heißt der Kontaktstatus in der Oberfläche „ausgeschlossen” und das Wort „gesperrt” gehört der Sperrliste.
Den Status kannst du beim Bearbeiten eines Kontakts setzen. Zwei Dinge dazu:
- Ein Kontakt auf „aktiv” zu setzen erzeugt keine Einwilligung. Ohne gültigen Nachweis geht weiter nichts hinaus, und das ist richtig so.
- Ein Import dreht „abgemeldet” und „ausgeschlossen” nie zurück. Sonst wäre eine Abmeldung nur so lange gültig, bis jemand dieselbe Liste noch einmal hochlädt.
Die fünf Einwilligungszustände
| Pille | Was das heißt | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| Einwilligung | bestätigt und nicht widerrufen | senden |
| Anfrage läuft | Bestätigungsmail ist raus, niemand hat geklickt | erinnern |
| Anfrage verfallen | 30 Tage lang kein Klick | erneut fragen, ein Verfall ist kein Nein |
| Widerrufen | die Person hat widersprochen | nichts. Ende |
| Nie gefragt | es gibt noch keinen Eintrag | nachfragen oder schriftlich nachtragen |
„Nie gefragt” und „Widerrufen” sehen in der Liste bewusst verschieden aus: Nie gefragt und abgelehnt sind zwei verschiedene Aussagen. Aus demselben Grund steht „verfallen” neben „widerrufen” und nicht darin, und es ist nicht rot: Rot behauptete ein Nein, das niemand gesagt hat.
Daneben sitzt eine zweite, eigene Pille: Messung oder ohne Messung. Sie sagt, ob Öffnungen und Klicks dieser Person gezählt werden dürfen. Ohne sie bekommt der Empfänger dieselben Mails, taucht aber in keiner Auswertung und in keiner Anruf-Liste auf. Das ist der häufigste Grund für die Frage „warum fehlt der in der Anruf-Liste”.
Die drei Hürden vor dem Versand
Vor jeder Aussendung wird jeder Kandidat einzeln geprüft:
- Einwilligung und Status. Status muss „aktiv” sein und es muss ein bestätigter, nicht widerrufener Nachweis existieren. Fehlt eines, steht in der Vorschau „keine gültige Einwilligung”.
- Die Adressart. Adressen, an die eine Mail technisch nie ankommt, werden vorher aussortiert, etwa Portal-Weiterleitungen. Jede von ihnen wäre ein harter Bounce, und die Bounce-Quote entscheidet, ob dein Büro weiter senden darf. In einem echten Bestand mit 3.514 Kontakten waren das 66 Adressen.
- Die Frequenzregel. Wer in den letzten Tagen bereits eine Mail bekommen hat, wird übersprungen. Die Grenze stellst du selbst ein.
Und vor jeder einzelnen Mail kommt noch die Sperrliste. Sie hängt an der Adresse, nicht am Kontakt, und wirkt deshalb auch dann, wenn am Kontakt alles grün aussieht.
Die Freigabeseite nennt jeden übersprungenen Empfänger mit Grund. Wenn aus 12.000 Kontakten 1.240 werden, steht dort, warum.
Die Reihenfolge beim Suchen
Bekommt jemand keine Mail, geh diese vier Fragen von oben nach unten durch:
- Steht die Adresse auf der Sperrliste? Empfänger → Sperrliste. Wenn ja, ist alles andere gleichgültig.
- Welcher Status? Alles außer „aktiv” erklärt es schon.
- Welche Einwilligungspille? Alles außer „Einwilligung” erklärt es.
- Steht ein Segment im Weg? Ein Segment kann nur einschränken, aber es kann einschränken. Die Vorschau zeigt je Regel, wie viele sie trifft.
Ist alles in Ordnung und trotzdem kommt nichts an, ist es kein Empfängerthema mehr, sondern eines der Zustellung.
Weiterlesen: