Rechnungen finden und herunterladen
Wo deine Rechnungen liegen, was als PDF darauf steht und warum eine leere Liste nicht dasselbe ist wie eine Fehlermeldung.
Deine Rechnungen liegen in Keystate, nicht beim Zahlungsdienstleister. Sie tragen das Keystate-Design und unsere Pflichtangaben, und du kannst sie jederzeit einsehen und herunterladen. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern eine Zusage aus § 7 Absatz 4 der AGB.
Der Weg
- Einstellungen → Konto
- Nach unten zur Karte Rechnungen scrollen.
- Die Tabelle zeigt je Rechnung Nummer, Datum und Betrag.
- Rechts steht der Knopf PDF. Er baut den Beleg im Moment des Klicks und lädt ihn herunter.
Sehen darf die Rechnungen nur der Inhaber des Büros, also der Büro-Login oder ein Team-Zugang mit dem Recht verwalten. Die Karte fehlt für alle anderen ganz.
Zusätzlich schickt Keystate dir jede Rechnung als PDF-Anhang per Mail, an die Adresse, die im Profil deines Büros hinterlegt ist.
Was auf dem PDF steht
Der Beleg erfüllt § 14 Absatz 4 UStG und § 35a GmbHG. Fehlt eine einzige Pflichtangabe, bekommst du kein halbes PDF, sondern eine Meldung, die benennt, was fehlt. Der Grund: Eine unvollständige Rechnung kostet dich den Vorsteuerabzug, und du merkst es erst beim Steuerberater.
Auf dem Beleg stehen:
- Leistender: Bösch & Kuzma GmbH, Faulenstraße 67, 28195 Bremen, Amtsgericht Bremen HRB 38755 HB, vertreten durch Niklas Bösch und Maciej Kuzma, kontakt@keystate.de
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Deine Anschrift als Leistungsempfänger, mit Name, Straße, PLZ und Ort
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Positionen mit Bezeichnung, Leistungszeitraum und Betrag
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Rechnungsbetrag
Die Rechnungsnummer ist die Nummer unseres Zahlungsdienstleisters, unverändert übernommen. Wir vergeben keinen zweiten Nummernkreis daneben: Zwei Nummern über denselben Vorgang wären zwei Belege.
Wenn keine Rechnung dasteht
Drei Fälle, und sie bedeuten Verschiedenes.
| Was du liest | Was es heißt |
|---|---|
| Ein Satz über den Gutscheincode | Dein Zugang läuft nicht über einen Kauf. Dann gibt es nichts abzurechnen und nichts zu suchen. |
| „Deine Rechnungen sind gerade nicht abrufbar” | Die Leitung zu unserer Verwaltung steht nicht. Gleich noch einmal versuchen. |
| „Deine Rechnungen ließen sich nicht laden” | Wir kommen an die Daten nicht heran. Schreib uns kurz, dann schicken wir sie dir. |
Der Unterschied ist wichtig: Der erste Satz beendet deine Suche, die anderen beiden heißen „gleich noch einmal”.
Was nicht in der Tabelle steht
Positionen, Empfänger und Steuer stehen ausschließlich auf dem PDF, nicht in der Tabelle daneben. Zwei Darstellungen derselben Rechnung wären zwei Gelegenheiten, sich zu widersprechen.
Deine Rechnungsanschrift änderst du nicht hier, sondern beim Zahlungsdienstleister. Der Weg dorthin steht in Zahlungsmittel. Eine geänderte Anschrift wirkt ab der nächsten Rechnung, alte Belege bleiben, wie sie waren.
Auch nach einer Kündigung bleiben die alten Rechnungen abrufbar, solange das Büro besteht. Wer sein Konto löscht, verliert diesen Weg: Lade sie vorher herunter.