Daten exportieren

Kontakte, Einwilligungsnachweise, Rechnungen, Berichte. Was du aus Keystate herausbekommst, wo die Knöpfe stehen und was du dafür brauchst.

Deine Daten gehören dir. Das ist nicht nur eine Haltung, sondern Artikel 20 DSGVO, und Keystate baut die entsprechenden Knöpfe deshalb ein und nicht hinter eine Supportanfrage. Der wichtigste Export sind die Kontakte, alles andere ist Zugabe.

Kontakte als CSV

Empfänger → Liste
Oben rechts auf Kontakte exportieren.

Der Knopf gibt den ganzen Bestand heraus, nicht die gerade gefilterte Ansicht. Willst du nur einen Teil, geht es über die Auswahl:

In der Tabelle die Kontakte ankreuzen.
Unten auf Auswahl exportieren.

Beides schreibt eine CSV-Datei mit BOM, damit Excel die Umlaute richtig anzeigt. Der Export landet im Handlungsprotokoll deines Büros, mit der Zahl der ausgewählten Kontakte.

Einwilligungsnachweise als CSV

Empfänger → Einwilligungen
Auf Alle Nachweise als CSV.

Das ist die Datei, die du brauchst, wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Empfänger fragt, woher eine Adresse stammt. Sie ist ein eigener Abzug und kein Nebenprodukt der Bildschirmansicht.

Wofür du das Recht brauchst

Beide CSV-Wege hängen am Produktrecht Kontakte exportieren. Hat dein Büro es nicht gebucht, kommt die Seite „Dein Büro hat das nicht gebucht” mit dem Namen der fehlenden Funktion. Das ist keine Rollenfrage: Unter Team findest du dafür nichts, das schalten wir frei.

Was du sonst noch herunterladen kannst

Was	Wo	Format
Rechnungen	Einstellungen → Konto → Rechnungen	PDF
Eine verschickte Mail	Versand → Protokoll, je Aussendung	HTML
Eigentümer-Bericht	Auswertung	Datei zum Aufheben
Bewertungs-Bericht	Wertermittlung, je Bewertung	PDF
Instagram-Paket einer Ausgabe	Social → Instagram	ZIP mit Bildern und Text
Rückruf als Termin	Auswertung → Anruf-Liste	ICS für den Kalender
Muster für den Import	Empfänger → Liste	CSV

Die Muster-CSV ist der umgekehrte Weg: Sie zeigt, welche Spalten Keystate beim Import erwartet. Siehe Kontakte importieren.

Nach einer Kündigung

Nach Vertragsende werden alle Kundendaten spätestens nach 90 Kalendertagen gelöscht. Auf die bevorstehende Löschung weisen wir dich spätestens 14 Tage vorher per E-Mail hin, und innerhalb dieser Frist kannst du einen Export anfordern. Das steht in § 8 Absatz 4 der AGB.

Verlass dich nicht darauf. Hol dir Kontakte, Nachweise und Rechnungen am besten am Tag der Kündigung, dann brauchst du weder Frist noch Mail.

Was nicht mitgeht

Die Sperrliste. Sie hat bewusst keine Zuordnung zu einem einzelnen Büro: Wer sich beschwert hat oder unzustellbar ist, hat der Werbung widersprochen und nicht einem bestimmten Absender. Sie bleibt bei uns, auch wenn du gehst, damit der nächste Absender diese Adresse nicht wieder anschreibt.

Ebenfalls nicht Teil eines Exports sind die gekürzten Adressen im Protokoll. Dort steht ohnehin nur m***@beispiel.de: Ein gelöschter Empfänger soll dort nicht weiterleben.