Was Keystate speichert, ehrlich aufgelistet

Diese Liste ist die Antwort auf die Frage, die ein Eigentümer oder ein Empfänger irgendwann stellt: Was habt ihr eigentlich über mich? Sie ist am Programm abgelesen und nicht aus einer Mustervorlage abgeschrieben. Die vollständige Fassung mit Rechtsgrundlagen steht in der Datenschutzerklärung unter app.keystate.de/datenschutz.

Fast alles davon sind deine Daten. Keystate ist dafür Auftragsverarbeiter, Verantwortlicher bist du.

Zu einem Empfänger

Stammdaten: E-Mail-Adresse (kleingeschrieben und getrimmt), Vorname, Nachname, Anrede, Telefonnummer, zuständiger Makler, Herkunft des Kontakts (Eingabe, CSV-Import, Anmeldeformular, CRM oder Wertermittlung), Status und eine freie Notiz deines Büros.

Suchprofil: Objektarten, Zimmerzahl, Preisrahmen, Fläche, Regionen und eine Notiz. Alles freiwillig.

Einwilligung mit Historie: Status, Weg der Erteilung, IP-Adresse, Bestätigungs-Token, Zeitpunkte von Anfrage, Bestätigung, Widerruf und Verfall, dazu die Messzustimmung mit eigenem Datum. Diese Historie wird nie überschrieben, siehe Wie der Nachweis entsteht.

Zu einer verschickten Mail

Aussendung: Ausgabe, Betreff, Vorschautext, Status, wer sie erstellt und wer sie freigegeben hat, die Zeitpunkte und die Empfängerzahl.

Zustellung je Empfänger: Status, Zahl der Versuche, letzter Zeitpunkt, Fehlermeldung des Versanddienstes und dessen Kennung für die Nachricht. Dazu ein persönlicher Abmeldelink.

Listenkennung: Jede Mail trägt eine List-ID, damit ein Empfänger den Newsletter in einen Ordner sortieren kann. Sie enthält nur dein Bürokürzel und eine feste Technik-Domain, keinen Empfänger, keine Aussendung, keinen Zeitpunkt.

Zu Reaktionen, nur mit Messzustimmung

Ereignisse: Art (Öffnung oder Klick), Zeitpunkt, der zugeordnete Kontakt, die Aussendung, das geklickte Objekt und die Ziel-URL. Dazu je Empfänger und Objekt eine Zeile mit dem zählbaren Link.

Anruf-Liste: Sie ist eine Abfrage und kein eigener Bestand. Aus Ereignis und Kontakt zusammengesetzt zeigt sie E-Mail, Name, Telefonnummer, Zahl der Öffnungen und Klicks, Zahl verschiedener geklickter Objekte, die letzte Adresse und den letzten Zeitpunkt. Schwelle: drei Öffnungen oder zwei Klicks.

Ohne Messzustimmung entsteht davon nichts. Details in Was gemessen wird.

Zwei Dinge, die auch ohne Messzustimmung entstehen

Der Knopf „Interesse an dieser Immobilie”. Er ist keine Messung, sondern eine Willenserklärung: Jemand drückt einen beschrifteten Knopf und bittet um Rückruf. Festgehalten werden Objekt, Aussendung, Kontakt und Zeitpunkt, dazu eine Telefonnummer, wenn sie dort freiwillig nachgereicht wird. Die Mail an dich enthält Name, Adresse, Telefon, Objekt und den bisherigen Verlauf des Kontakts.

Der Vermerk „Nachfassmail verschickt”. Kontakt, Objekt, Zeitpunkt. Er bleibt dauerhaft, sonst käme dieselbe Mail nach 90 Tagen ein zweites Mal.

Zu deinem Büro

Bürokürzel, Bezeichnung, Slogan, Marke (Farben, Schrift, Logo), Anschrift, Telefonnummer, Impressum- und Datenschutz-Link, Antwortadresse, Teamfoto und Porträt, hochgeladene Dokumente. Zugangsdaten zu Fremdsystemen wie Propstack oder onOffice liegen verschlüsselt und werden nie wieder ausgeliefert.

Zugänge: Benutzername, Name, E-Mail, Rolle, Versandrecht, Zeitpunkt des Anlegens und der letzten Anmeldung. Das Passwort steht als PBKDF2-HMAC-SHA256-Wert mit 200.000 Durchläufen darin, niemals im Klartext.

Handlungsprotokoll: wer wann welche Handlung ausgeführt hat. Adressen stehen darin nur gekürzt, etwa als m***@beispiel.de.

Zu Objekten

Der Text des hochgeladenen Exposé-PDFs wird auf unserem Server ausgelesen, daraus entstehen Titel, Lage, Preis, Eckdaten und Bilder. Ein Exposé nennt gelegentlich einen Ansprechpartner, und dieses Feld wird ausdrücklich mit ausgelesen. Die fertige Ausgabe und der versendete Stand liegen im Archiv.

Die Sperrliste

Nur drei Angaben: Adresse, Grund (unzustellbar, Beschwerde oder von Hand) und Zeitpunkt. Kein Name, keine Historie. Sie wird nie exportiert, und du siehst darin nur die Adressen deiner eigenen Kontakte.

Was Keystate nicht tut

• Keine fremden Analyse-Dienste, keine Zählpixel und keine Werbenetzwerke in der Oberfläche.
• Keine Weitergabe von Daten zu Werbezwecken.
• Die gemessenen Ereignisse, die Klicklinks, das Handlungsprotokoll, die Sperrliste, die Einwilligungsnachweise und die Nachfass-Vermerke verlassen den Server nicht.
• Keine Nutzung deiner Kundendaten zu eigenen Zwecken.

Wer außer uns etwas sieht

Empfänger	Was dorthin geht	Ort
dataforest GmbH, Kriftel	Server und Rechenzentrum	Deutschland
Amazon Web Services (SES)	Empfängeradresse, Betreff, das fertige HTML samt Name und Anrede	Frankfurt
Cloudflare	Bilder zur Auslieferung	EU
OpenAI Ireland Ltd.	der Text des Exposés	EU, USA nicht ausgeschlossen

Propstack, onOffice und Meta kommen nur hinzu, wenn du die jeweilige Verbindung selbst einrichtest. Details im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Weiter: Welche Fristen gelten, Die häufigen Fragen deiner Kunden.