Kontakte aus einer CSV hereinholen
Welche Spalten Keystate liest, was Pflicht ist, wo die Grenzen liegen und was mit Adressen passiert, die schon in der Liste stehen.
Der Import ist der teuerste Moment im ganzen Produkt: Was du hier hochlädst und was du dabei über die Herkunft der Adressen sagst, entscheidet, an wen du später überhaupt senden darfst. Technisch ist er trotzdem einfach, weil Keystate genau eine Spalte zwingend braucht: die E-Mail-Adresse.
Der Weg
- Empfänger → Kontakte, dort auf CSV importieren.
- Im Dialog liegt eine Musterdatei zum Herunterladen. Sie enthält die
Kopfzeile
E-Mail;Vorname;Nachname;Telefon;Anredeund zwei Beispielzeilen. - Datei wählen, optional einen zuständigen Makler setzen, dann die Frage nach der Herkunft beantworten.
- Nach dem Import steht über der Liste eine Bilanz: wie viele neu sind, wie viele ergänzt wurden, wie viele übersprungen und welche Zeilen unbrauchbar waren.
Die Bilanz gilt eine Viertelstunde und wird beim Anzeigen verbraucht. Wer sie lesen will, liest sie gleich.
Welche Spalten gelesen werden
| Feld | Erkannte Kopfzeilen (Auswahl) | Pflicht |
|---|---|---|
| E-Mail, Mail, E-Mail-Adresse, Kontakt-E-Mail | ja | |
| Vorname | Vorname, First Name, Rufname | nein |
| Nachname | Nachname, Name, Familienname, Last Name | nein |
| Telefon | Telefon, Mobil, Handy, Rufnummer, Phone | nein |
| Anrede | Anrede, Salutation | nein |
| Notiz | Notiz, Bemerkung, Kommentar, Note | nein |
| Ort | Ort, Wohnort, Stadt, City | nein |
| PLZ | PLZ, Postleitzahl, ZIP, Postcode | nein |
| Firma | Firma, Büro, Unternehmen, Company | nein |
Verglichen wird ohne Rücksicht auf Groß und Klein, Bindestriche und Leerzeichen. „E-Mail-Adresse”, „email adresse” und „EMailAdresse” landen alle im selben Feld. Spalten, die Keystate nicht kennt, fallen weg. Es gibt kein Zuordnungsfenster, in dem du Spalten von Hand verbindest.
Ort und PLZ lohnen sich: Sie sind die Achse für Segmente wie „wohnt in Bremen”. Ohne sie triffst du diese Leute später nicht gezielt.
Was der Import selbst erkennt
- Trennzeichen: Semikolon, Komma oder Tabulator, entschieden an der Kopfzeile. Deutsche Excel-Exporte mit Semikolon brauchst du nicht umzubauen.
- Umlaute: UTF-8 mit und ohne BOM sowie Windows-1252. Ein Export aus einem alten Programm kommt lesbar an.
- Fehlende Kopfzeile: Dann führt die erste Spalte mit einer gültigen Adresse, und die übrigen Spalten werden in der Reihenfolge Vorname, Nachname, Telefon gelesen. Findet sich in der ersten Zeile keine gültige Adresse, bricht der Import ab mit dem Hinweis, dass eine Kopfzeile mit „E-Mail” erwartet wird.
- Krumme Zeilen: Eine Zeile ohne gültige Adresse wird namentlich gemeldet („Zeile 47: keine gültige E-Mail”), der Rest der Datei läuft weiter. Ein Import scheitert nicht an einer kaputten Zeile.
Die Grenzen
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Dateigröße | 8 MB je Datei |
| Zeilen je Import | 20.000, darüber werden nur die ersten 20.000 übernommen |
| Kontakte im Büro | die Grenze deines Pakets |
Ist die Paketgrenze erreicht, sagt die Meldung, wie viele Kontakte dein Paket fasst und wie viele eingetragen sind. Melde dich, dann heben wir sie an.
Was mit Adressen passiert, die es schon gibt
Nichts wird überschrieben. Der Import ergänzt nur leere Felder und lässt gepflegte Werte stehen. Eine leere Zelle in der Datei löscht nie etwas: Ein magerer Export soll deine Stammdaten nicht ausradieren. Kontakte, an denen sich wirklich nichts ändert, zählt die Bilanz als „übersprungen”.
Abgemeldete und ausgeschlossene Kontakte fasst der Import nie an. Sonst wäre eine Abmeldung nur so lange gültig, bis jemand dieselbe Liste noch einmal hochlädt. Auch ein Status wird also nicht auf „aktiv” zurückgedreht.
Ein zuständiger Makler, den du beim Import wählst, wird nur dort gesetzt, wo noch keiner steht.
Der umgekehrte Weg
Über Empfänger → Kontakte → Exportieren bekommst du deinen ganzen Bestand als CSV, ungefiltert. Willst du nur die aktuelle Auswahl, kreuze die Zeilen an und nimm die Sammelaktion „Exportieren”. Vorname und Nachname stehen getrennt, damit sich die Datei überall wieder einlesen lässt. Beim Wiedereinlesen in Keystate werden E-Mail, Vorname, Nachname, Telefon, Anrede, Notiz, Ort und PLZ gelesen, die Spalte „Zuständiger Makler” nicht.
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