Einwilligungen einholen und nachweisen
Wie aus einem Kontakt ein Empfänger wird: Bestätigungsmail, Erinnerung, schriftlicher Nachtrag und was der Nachweis enthält.
Ein Kontakt in deiner Liste ist noch kein Empfänger. Versendet wird nur an Adressen, die aktiv sind und eine gültige Einwilligung haben. Beides muss stimmen, und beides steht an unterschiedlichen Stellen: der Status am Kontakt, die Einwilligung in einem eigenen Nachweis mit Zeitpunkten.
Das Register Empfänger → Einwilligungen ist genau dieser Nachweis. Oben die Zahlen je Zustand, darunter die Kontakte, die noch warten und deshalb keine Mail bekommen.
Die zwei Wege aus dem Warten heraus
Nachfragen. Der Knopf legt eine Anfrage an und verschickt eine Bestätigungsmail mit einem persönlichen Link. Erst der Klick darin macht die Einwilligung gültig. Das ist das Double-Opt-in, und es ist der belastbarste Nachweis, den es gibt: Zeitpunkt und IP-Adresse hängen am Eintrag.
Nützlich zu wissen: Klickt jemand zweimal auf denselben Link, ist das kein Fehler. Der zweite Klick liefert denselben bestätigten Eintrag zurück, denn Mailprogramme rufen Links vor und Empfänger klicken doppelt.
Liegt vor. Für Einwilligungen auf Papier. Du trägst ein, worauf sie beruht, und der Eintrag entsteht sofort als bestätigt, ohne Link. Das Feld ist Pflicht, weil es hier der einzige Nachweis ist.
Wer nicht gefragt wird
Eine Anfrage per Mail ist selbst schon Werbung. Deshalb geht sie nicht an jeden:
- Kontakte mit gültiger Einwilligung brauchen keine.
- Abgemeldete und ausgeschlossene Kontakte bekommen keine. Wer widersprochen hat, wird nicht erneut gefragt.
- Adressen auf der Sperrliste kommen nicht durch, auch wenn der Kontaktstatus noch harmlos aussieht. Der Versuch landet als Vermerk im Protokoll.
Ist kein Versandweg eingerichtet oder antwortet er nicht, entsteht die Anfrage trotzdem, und der Bestätigungslink steht danach in der Zeile. Du kannst ihn von Hand weitergeben.
Erinnern in einem Klick
Über der Liste sitzt Erinnern. Er trifft alle Anfragen, die länger als drei Tage offen sind, und lässt Gesperrte und Abgemeldete aus. Bei dreihundert offenen Anfragen ersetzt das dreihundert Klicks.
Zwei Dinge dazu:
- Eine Erinnerung ist eine Mail und zählt auf dein Tageskontingent. Ist es aufgebraucht, sagt die Meldung, wie viele auf morgen vertagt sind.
- Scheitert der Versand, steht das in der Meldung getrennt von der Zahl der wirklich verschickten Mails.
Die vier Zustände
| In der Liste | Was das heißt |
|---|---|
| Einwilligung | bestätigt und nicht widerrufen. Darf Post bekommen. |
| Anfrage läuft | verschickt, noch nicht geklickt. Erinnern hilft. |
| Anfrage verfallen | 30 Tage lang niemand geklickt. Kein Nein, du darfst erneut fragen. |
| Widerrufen | Willenserklärung des Empfängers. Ende. |
| Nie gefragt | es gibt noch keinen Eintrag. |
Eine nie bestätigte Anfrage verfällt nach 30 Tagen. Der Eintrag wird nicht gelöscht, sondern als verfallen abgeschlossen, und der alte Link läuft danach ins Leere. Ein vergessener Bestätigungslink soll nach Monaten keine Einwilligung mehr erzeugen. Verfall und Widerruf stehen getrennt, weil sie Verschiedenes bedeuten: einmal hat niemand geantwortet, einmal hat jemand Nein gesagt. In einer Liste, die du einer Behörde vorlegst, ist das der Unterschied zwischen einer Tatsache und einer Behauptung.
Eine laufende Anfrage hebt eine bestehende Einwilligung übrigens nicht auf.
Die Messung ist eine zweite Einwilligung
Öffnungen und Klicks zu zählen ist rechtlich etwas anderes als eine Mail zu schicken. Deshalb steht in der Liste neben „Einwilligung” eine eigene Pille Messung oder ohne Messung. Ein Empfänger kann Post wollen, ohne gezählt zu werden. Er bekommt dann dieselben Mails, nur ohne Zählpixel und ohne umgeschriebene Links, und er fehlt in der Anruf-Liste.
Wo die Messzustimmung mitkommt:
- Im Anmeldeformular deiner Website als eigenes, freiwilliges Häkchen.
- Beim Import mit schriftlich ausgewiesener Herkunft, weil derselbe Zettel sie deckte.
- Nicht bei einem CRM-Abruf ohne Herkunftsangabe: Ein CRM-Export sagt nichts darüber, wer der Messung zugestimmt hat.
Der Nachweis zum Mitnehmen
Nachweise exportieren liefert eine CSV mit diesen Spalten: E-Mail, Status, Weg, IP, Angefragt am, Bestätigt am, Widerrufen am, Verfallen am, Messung ab. Das ist die Datei, die du im Streitfall vorlegst. Die Ansicht auf dem Bildschirm zeigt bis zu 300 Zeilen, alles darüber steht nur im Export.
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