Kontakte aus dem CRM übernehmen
Was der Abgleich holt, in welchem Takt er läuft und warum ein Eintrag im CRM noch keine Einwilligung ist.
Hast du ein CRM verbunden, brauchst du keine CSV. Keystate holt die Adressen direkt, einmal auf Knopfdruck und danach laufend im Hintergrund. Zwei Systeme sind angebunden: Propstack und onOffice.
Eine Sache vorweg, weil sie die häufigste Enttäuschung ist: Ein Eintrag im CRM ist keine Einwilligung in einen Newsletter. Der Abgleich bringt Namen in die Liste, nicht Empfänger in den Versand.
Der Weg
- Einstellungen → Anbindungen, dort den Zugang zu deinem CRM eintragen. Ohne Zugang bleibt der Knopf ein Versprechen mit Fehlermeldung.
- Empfänger → Kontakte → Aus
holen . - Dieselbe Frage nach der Herkunft wie beim Datei-Import beantworten.
- Warten. Der Abruf läuft nicht im Hintergrund, du hast gerade geklickt und bekommst eine Zahl. Ein Bestand von 5.000 Kontakten braucht rund 25 Abrufe und liegt im Sekundenbereich.
Danach läuft der Abgleich von selbst weiter: jede Minute, und zwar nur für das, was sich seit dem letzten Lauf geändert hat. Wer im CRM einen Kunden anlegt, denkt dabei nicht an den Newsletter. Ohne diesen Takt laufen die beiden Stände auseinander, und beim nächsten Versand fehlt die Hälfte.
Was übernommen wird
- E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Anrede, Telefon
- Wohnort und Postleitzahl
- Notiz
- die Tags aus dem CRM als Merkmale am Kontakt
- das Newsletter-Feld, falls dein CRM eines führt
- die CRM-Kennung des Kontakts, damit der Rückkanal ihn später wiederfindet
Der Abgleich ist eine Einbahnstraße. Was bei dir steht und im CRM nicht, bleibt stehen. Angelegt oder gelöscht wird im CRM niemand. Genau eine Ausnahme gibt es, und die ist gewollt: Meldet sich jemand bei dir ab, trägt Keystate den Newsletter-Haken im CRM nach.
Geschrieben wird nur, was sich wirklich unterscheidet. Ein Kontakt, den das CRM im Minutentakt unverändert nennt, erzeugt keine Zeile im Protokoll und keinen Schreibvorgang. Deshalb ist „aktualisiert” in der Bilanz eine ehrliche Zahl: Sie sagt, wie viele sich geändert haben, nicht wie viele das CRM genannt hat.
Das Newsletter-Feld und seine drei Fälle
Propstack führt newsletter als Ja, Nein oder leer, onOffice führt
newsletter_aktiv als Zustand. Daraus macht Keystate drei verschiedene
Antworten:
| Im CRM | In Keystate |
|---|---|
| Ja | Merkmal CRM: Newsletter Ja am Kontakt. Keine Einwilligung. |
| Nein, Absage, unzustellbar | Abmeldung, sofort und auch gegen eine ältere Einwilligung. Der Merker fällt mit weg. |
| keine Angabe | nichts passiert. |
Warum aus dem Haken keine Einwilligung wird: Keines der beiden Systeme liefert zum Haken ein Datum, eine IP oder einen Erwerbsweg. Ein Nachweis ließe sich hier nur erfinden, und ein Nachweis, der den Tag der Einwilligung nicht kennt, trägt im Streitfall nichts. Der Merker macht die Leute dafür auffindbar: Du filterst in der Liste danach oder schneidest ein Segment.
Deine Abmeldung schlägt das CRM. Ein abgemeldeter oder ausgeschlossener Kontakt wird nie angefasst, auch nicht mit dem Merker. Er soll in deiner Liste nicht neben einem „CRM: Newsletter Ja” stehen, das zum Freigeben einlädt.
Was die Meldung nach dem Abruf sagt
Der Satz nach dem Abruf ist wichtiger als die Zahl der geholten Kontakte, denn er sagt, an wie viele du senden darfst. Vier Fälle:
- „
Einwilligungen eingetragen: Bei diesen Kontakten steht im CRM Newsletter Ja.” Dein CRM führt das Feld, und nur die Angehakten haben eine Einwilligung bekommen. Wer dort keine Angabe hat, wurde nie gefragt, und aus einer Leerstelle wird keine Zustimmung. - „
Einwilligungen eingetragen auf deine Angabe hin: Dein CRM führt kein Newsletter-Feld.” Dann entscheidet deine Herkunftsangabe, wie beim Datei-Import. - „Keine Einwilligung eingetragen.” Das Feld gibt es, aber niemand ist angehakt. Setz es im CRM und hol die Kontakte erneut, oder trag die Einwilligungen hier einzeln nach.
- „nur die ersten
Kontakte.” Der Abruf hat eine Reißleine gezogen. Vergleich die Zahl mit deinem Bestand im CRM und melde dich, wenn Adressen fehlen. Wie viele das CRM insgesamt führt, liefert keines der beiden Systeme, eine Gesamtzahl wäre also geraten.
Ein Rechenbeispiel aus dem Betrieb: 3.542 Kontakte im CRM, 527 mit Newsletter-Haken. Wer 3.542 Empfänger erwartet, sieht die Lücke sonst erst beim Versand.
Merkmale, die sich nicht entfernen lassen
Ein Merkmal aus dem CRM kannst du in Keystate nicht wegnehmen. Der Versuch bekommt eine Absage mit Begründung: Der Abgleich läuft jede Minute und setzt es innerhalb einer Minute wieder. Nimm es im CRM weg, dann verschwindet es auch hier. Von Hand gesetzte Merkmale und die aus dem Anmeldeformular bleiben dabei unberührt.
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