Kontakt löschen und Auskunft geben
Was passiert, wenn ein Empfänger Löschung oder Auskunft verlangt: welche Knöpfe du drückst, was verschwindet und was bleiben muss.
Ein Empfänger schreibt: „Löschen Sie meine Daten” oder „Welche Daten haben Sie über mich?” Verantwortlich für die Antwort bist du, nicht Keystate. Du bist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir sind Auftragsverarbeiter. Beide Fälle sind in Keystate ein paar Klicks, und dieser Artikel sagt, welche.
Auskunft: alles über eine Person auf einer Seite
Klick in der Kontaktliste auf den Namen. Die Kontaktseite beantwortet drei Fragen, und zusammen sind sie die Auskunft:
- Stammdaten. Adresse, Anrede, Vor- und Nachname, Telefon, Wohnort, PLZ, Notiz, zuständiger Makler, Herkunft, Status, angelegt am.
- Einwilligung. Der Zustand samt Nachweis: wann angefragt, wann bestätigt, über welchen Weg, mit welcher IP, ob die Messung mitgedeckt ist.
- Was diese Person getan hat. Der Verlauf mit bis zu 60 Schritten, die Zustellungen der letzten Aussendungen mit ihrem Zustand, dazu die Zahlen: Öffnungen, Klicks, erklärtes Interesse und wie viele verschiedene Objekte angesehen wurden. Dazu die Karte Sucht mit dem Suchprofil.
Zum Herausgeben gibt es zwei Dateien:
| Datei | Weg | Inhalt |
|---|---|---|
| Kontakte | Empfänger → Kontakte → Exportieren | E-Mail, Vorname, Nachname, Telefon, Anrede, weitere Felder, Angelegt am |
| Nachweise | Empfänger → Einwilligungen → Nachweise exportieren | E-Mail, Status, Weg, IP, Angefragt am, Bestätigt am, Widerrufen am, Verfallen am, Messung ab |
Beide sind CSV und in jedem Paket enthalten, weil sie kein Extra sind, sondern geschuldet. Willst du nur eine Person, kreuz die Zeile in der Liste an und nimm die Sammelaktion Exportieren.
Was Keystate insgesamt über Empfänger speichert, steht öffentlich in unserer Datenschutzerklärung. Auf sie kannst du in deiner Antwort verweisen.
Löschen: der Knopf und was er mitnimmt
In der Kontaktliste und auf der Kontaktseite steht Löschen. Mehrere auf einmal gehen über die Kästchen und die Sammelaktion; getroffen wird dabei nur, was wirklich zu deinem Büro gehört, und die Meldung nennt die Zahl der wirklich Gelöschten.
Weg ist danach:
- der Kontakt mit allen Stammdaten
- seine Einwilligungen samt Nachweis
- sein Suchprofil
- seine gemessenen Öffnungen, Klicks und Interesse-Ereignisse
Der letzte Punkt ist der, den man übersieht. Ohne ihn stünde das Interessenprofil noch bis zu 90 Tage in der Datenbank, welches Objekt wann geklickt, welche Mail wann geöffnet, und zählte weiter in den Kennzahlen, in der Anruf-Liste und in der Statistik. Du sähest Öffnungen von Empfängern, die es nicht mehr gibt.
Was bleibt, und warum:
- Die Zeile eines Klickziels, aber ohne die Person. Der Link selbst muss weiterleiten, sonst landet jemand, der eine alte Mail öffnet, auf einer Fehlerseite. Die Zuordnung zur Person fällt weg, und das ist genau der Punkt.
- Die Sperrliste. Ein Eintrag wegen Unzustellbarkeit oder Beschwerde bleibt stehen, auch wenn der Kontakt weg ist. Sonst schreibt die nächste Importdatei dieselbe tote Adresse wieder an.
- Das Handlungsprotokoll, dort aber nur mit gekürzter Adresse
(
m***@beispiel.de). Die Löschung selbst steht als Eintrag darin, das ist dein Nachweis, dass du gehandelt hast.
Löschen ist nicht Abmelden. Wer nur widerspricht, soll abgemeldet werden, nicht gelöscht: Der abgeschlossene Nachweis ist das, womit du belegst, dass du den Widerspruch beachtet hast. Löschst du den Kontakt, ist auch dieser Beleg weg, und dieselbe Adresse kann über den nächsten Import wieder in der Liste landen. Bei einem ausdrücklichen Löschverlangen ist das Löschen richtig, bei einer Abmeldung nicht.
Die Fristen, die von selbst laufen
Ein täglicher Lauf räumt auf, ohne dass du etwas tust:
| Was | Frist |
|---|---|
| Öffnungen, Klicks und Interesse-Ereignisse | 90 Tage |
| Personenbezug der Klickziele | 90 Tage |
| Zustellprotokoll und Handlungsprotokoll | 12 Monate |
| Nie bestätigte Einwilligungsanfragen | 30 Tage, danach verfallen |
Einwilligungen und ihr Nachweis haben bewusst keine Frist: Sie verschwinden mit dem Kontakt und keinen Tag früher. Ohne sie könntest du nicht belegen, dass du senden durftest.
Eine brauchbare Antwort an den Empfänger
Drei Sätze reichen meistens: was du gespeichert hast (Verweis auf die beiden Exporte), auf welcher Grundlage (der Weg aus dem Nachweis, etwa „Besichtigungsformular vom 12.07.”) und was du jetzt getan hast (abgemeldet oder gelöscht, mit Datum). Wer die Auskunft schriftlich haben will, bekommt die beiden CSV-Dateien.
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