Impressum und Datenschutz hinterlegen

Warum beide Adressen Pflicht sind, wo du sie einträgst und warum Keystate sie dir nicht wieder löschen lässt.

Unter jeder Mail und unter jeder öffentlichen Seite deines Büros stehen zwei Links: Impressum und Datenschutz. Beide zeigen auf deine eigene Website. Sie sind keine Kür, sondern der Grund, warum Keystate die Felder nicht wieder freigibt, wenn du sie einmal gefüllt hast.

Wo du sie einträgst

Einstellungen → Stammdaten.
Abschnitt Büro aufklappen.
Die Felder Impressum und Datenschutzerklärung füllen, zum Beispiel www.dein-buero.de/impressum.
Speichern.

Tippst du die Adresse ohne „https://”, ergänzt Keystate es beim Speichern. Was du einträgst, muss eine Seite sein, die wirklich erreichbar ist. Ein Link auf eine leere Adresse wäre im Postfach ein toter Link.

Warum sie Pflicht sind

Drei Gründe, alle aus verschiedenen Richtungen:

Deine Anmeldeseite. Über sie tragen sich Interessenten in deinen Verteiler ein. Sie ist ein geschäftsmäßiges Telemedienangebot und braucht ein Impressum nach § 5 DDG.
Deine Werbemail. Verantwortlicher für sie im Sinne der DSGVO ist dein Büro, nicht Keystate. Der Empfänger ist dein Kunde und hat mit Keystate keinen Vertrag. Aus jeder Mail muss deine Datenschutzerklärung erreichbar sein, nicht unsere.
Der Versanddienst. Amazon SES verlangt in seinen Regeln zur Nachrichtenqualität, dass aus jeder Nachricht eine Datenschutzerklärung des Absenders erreichbar ist.

Deshalb steht in keiner Empfängermail ein Link auf app.keystate.de/datenschutz. Das ist die Erklärung des Tools für seine Nutzer, also für dich, und für deine Kunden die falsche Seite.

Leeren geht nicht

Ein leeres Feld heißt beim Speichern „unverändert” und nicht „weg”. Löschst du den Inhalt und speicherst, bleibt die alte Adresse stehen, und Keystate sagt dir warum: „Das Impressum bleibt stehen: Die Adresse ist Pflicht, solange deine Anmeldeseite läuft. Ändern geht, löschen nicht.”

Ändern kannst du sie jederzeit, etwa nach einem Website-Umzug. Der Rest des Abschnitts wird dabei ganz normal gespeichert. Wer nur seinen Slogan ändern will, soll nicht an einer Rechtsadresse scheitern und seine Änderung verlieren.

Wer die Adressen wann geändert hat, steht im Handlungsprotokoll des Büros. Diese Frage kommt nach einer Beschwerde, und dann willst du sie beantworten können.

Wo die Links erscheinen

In der Mail: im Fuß, in der leisen Zeile ganz unten, hinter dem Abmeldelink und durch Punkte getrennt: Newsletter abbestellen · Impressum · Datenschutz.

Auf deinen öffentlichen Seiten: im Fuß der Anmeldeseite, der Wertermittlungs-Strecke und der Objektseiten, die Keystate für dich ausliefert.

Ist eine der beiden Adressen nicht hinterlegt, fällt genau dieser Link ersatzlos weg. Die Mail meldet das nicht selbst, das tut die Prüfung vor dem Versand. Wenn dort „Impressum fehlt” steht, ist das der Grund.

Und die Einwilligung?

Impressum und Datenschutzerklärung sind die Pflichtangaben. Sie ersetzen keine Einwilligung des Empfängers und keinen Nachweis darüber. Das ist ein eigenes Thema, siehe Einwilligung nachweisen.