Wenn ein Empfänger fragt, was du über ihn hast

Eine Mail kommt herein: „Bitte teilen Sie mir mit, welche Daten Sie über mich gespeichert haben.” Verantwortlicher für die Empfängerdaten ist dein Büro, also musst du antworten. Erreicht dieselbe Anfrage Keystate, leiten wir sie an dich weiter und beantworten sie nicht selbst. So steht es im Auftragsverarbeitungsvertrag, § 8 Abs. 1.

Fristen und Form der Antwort sind eine rechtliche Frage, die im Zweifel deine eigene Rechtsberatung entscheidet. Dieser Artikel zeigt, wo die Angaben im Programm stehen.

Schritt 1: den Kontakt finden

Empfänger → Kontakte, Suchfeld oben. Es sucht Name und E-Mail, Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Von der gefundenen Zeile führt ein Weg auf Empfänger → Einwilligungen, und er zieht genau diesen Kontakt nach oben und benennt ihn im Hinweis. Auf einer Seite mit 200 Zeilen den eigenen Kontakt zu suchen wäre eine zweite Suche. Auf der Nachweisseite selbst gibt es kein Suchfeld, sondern einen Filter nach den vier Zuständen.

Schritt 2: die Historie lesen

Die Nachweistabelle zeigt je Eintrag: Kontakt, Status, Weg, Angefragt, Bestätigt und Beendet. Am Bildschirm stehen die 300 jüngsten Einträge, der vollständige Nachweis steht im CSV-Export.

Daraus kannst du beantworten, woher die Adresse kommt, wann sie zugestimmt hat, auf welchem Weg, und ob und wann sie widerrufen hat. Der Unterschied zwischen widerrufen und verfallen ist dabei wichtig: Ein Widerruf ist die Erklärung des Empfängers, ein Verfall ist eine Anfrage, die 30 Tage unbeantwortet blieb. Wer nie geantwortet hat, hat auch nicht widersprochen.

Schritt 3: die Daten herausziehen

Zwei Exporte, beide brauchen das Recht Kontakte exportieren.

Datei	Wo	Inhalt
kontakte-<kürzel>.csv	Empfänger → Kontakte	dein ganzer Bestand, ungefiltert
einwilligungen-<kürzel>.csv	Empfänger → Einwilligungen	die vollständige Nachweishistorie

Der Kontaktexport ist ausdrücklich ungefiltert, er liefert den ganzen Bestand und nicht die gerade sichtbare Auswahl. Brauchst du nur wenige Zeilen, kreuze sie in der Kontaktliste an und nimm die Sammelaktion Exportieren.

Beide Dateien benutzen Semikolon als Trenner und öffnen in deutschem Excel richtig. Jeder Export landet im Handlungsprotokoll deines Büros.

Was du inhaltlich auskunftsfähig hast

Die vollständige Feldliste steht in Was Keystate speichert. Kurz:

• Stammdaten und Suchprofil des Kontakts
• die Einwilligungshistorie mit Weg, Zeitpunkten und IP-Adresse
• die Zustellungen mit Status, Versuchen und Fehlermeldungen
• gemessene Öffnungen und Klicks, sofern eine Messzustimmung vorliegt
• erklärtes Interesse an einem Objekt und eine dort nachgereichte Telefonnummer
• der Vermerk, ob eine Nachfassmail schon hinausging
• Empfänger der Daten: das Rechenzentrum, der Versanddienst in Frankfurt, der Bildspeicher, die Exposé-Auswertung, dazu die Verbindungen, die du selbst eingerichtet hast

Zu den Fristen: Welche Fristen gelten. Ereignisse älter als 90 Tage gibt es nicht mehr, und das ist die richtige Antwort auf die Frage nach älteren Reaktionen.

Wenn eine Löschung verlangt wird

Empfänger → Kontakte, Zeile ankreuzen, Sammelaktion Löschen.

Mit dem Kontakt gehen: Einwilligungen samt Nachweis, Suchprofil, Nachfass-Vermerke, gemessene Ereignisse und die Zuordnung seiner Klicklinks. Ins Protokoll kommt die Adresse nur gekürzt, etwa als m***@beispiel.de.

Drei Dinge bleiben, und du solltest sie in der Antwort nennen können:

• Die Sperrliste. Ist die Adresse dort, bleibt sie es. Wer sich beschwert hat oder unzustellbar ist, hat der Werbung widersprochen und nicht einem einzelnen Absender. Würde die Adresse mitgelöscht, schriebe der nächste Versand sie wieder an. Die Liste enthält nur Adresse, Grund und Zeitpunkt.
• Bereits verschickte Mails. Sie liegen in Postfächern, und die Web-Fassung bleibt über ihren Link erreichbar.
• Ein veröffentlichter Instagram-Beitrag. Er lässt sich über die Schnittstelle nicht mehr löschen. Das musst du selbst in der Instagram-App erledigen.

Dein Bildspeicher wird ebenfalls nicht automatisch geräumt: Bilder stehen in schon verschickten Mails und müssen dort weiter laden.

Wenn widersprochen wird

Der Empfänger kann das selbst, und zwar schneller als über dich: Abmeldelink im Fuß jeder Mail oder der Abmeldeknopf, den Gmail und Outlook aus den Kopfzeilen bauen. Beide Wege laufen durch dieselbe Funktion.

Eine Abmeldung wirkt sofort und bei jedem Büro der Plattform, das die Adresse führt, nicht nur bei dem, dessen Mail geklickt wurde. Sie legt die Adresse auf die Sperrliste und schließt jede offene und jede bestätigte Einwilligung ab.

Kommt der Widerspruch als formlose Mail bei dir an, ist der Weg im Programm der gleiche wie bei der Löschung: Kontakt löschen oder, wenn du den Nachweis behalten willst, den Kontakt auf abgemeldet setzen. Ein Import fasst einen abgemeldeten Kontakt danach nie mehr an. Und selbst wenn jemand den Status später auf aktiv zurückdreht, wird der Kontakt dadurch nicht wieder versandfähig: Der Widerruf hat seine Einwilligungen abgeschlossen, und die Adresse steht auf der Sperrliste.

Weiter: Kontakt löschen und Auskunft, Abmeldungen, Was gesperrt bedeutet, Die häufigen Fragen deiner Kunden.