Der erste Zugang

Es gibt zwei Wege zu einem Zugang, und sie unterscheiden sich schon beim Benutzernamen.

Die Testphase meldest du selbst an. Auf keystate.de/testphase trägst du deine Adresse ein, bekommst eine Bestätigungsmail, und der Klick darin bringt dich in den Testphasen-Assistenten. Dort legst du mit Firmenname und Passwort dein Büro an. Dein Benutzername ist dabei die E-Mail-Adresse, die du eingetragen hast: Ein eigenes Namensfeld wäre das sechste im Formular, und die Testphase verspricht ein kurzes. Wer später einen richtigen Namen will, ändert ihn im Konto.

Einladung und Kauf gehen über den Einrichtungs-Assistenten. Der verlangt zuerst einen Einladungscode. Den bekommst du von deinem Ansprechpartner, oder er steckt schon im Link aus deiner Kaufmail, dann musst du nichts abtippen. Im Schritt „Dein Zugang” vergibst du einen eigenen Benutzernamen (etwa mueller) und dein Passwort.

Warum es den Code gibt: Am Absender hängt die Zustellbarkeit aller Büros gemeinsam. Ein Büro, das ohne jede Prüfung entsteht, verschickt irgendwann Mails, für die niemand geradesteht.

So kommst du hinein

1. Öffne app.keystate.de.
2. Trage Benutzername und Passwort ein. Aus der Testphase ist der Benutzername deine E-Mail-Adresse, aus Einladung oder Kauf der Name, den du im Schritt „Dein Zugang” vergeben hast.
3. Nach der Anmeldung landest du auf Start.

Läuft deine Testphase noch und ist die erste Mail noch nicht raus, führt die Anmeldung stattdessen dorthin zurück, wo du im Testphasen-Assistenten stehengeblieben bist.

Dein Zugang gehört zu genau einem Büro. Die Frage „Für welches Büro?” sehen nur Admin-Zugänge von Keystate.

Angemeldet bleiben

Die Anmeldung hält 14 Tage. Danach fragt Keystate erneut nach dem Passwort. Das gilt je Browser und je Gerät: Wer am Schreibtisch angemeldet ist, ist es auf dem Telefon nicht automatisch auch.

Ein Passwortwechsel beendet alle offenen Anmeldungen, auch die auf anderen Geräten. Das ist der Weg, wenn ein Gerät verloren geht: Passwort ändern, und jeder andere Zugang ist raus.

Passwort vergessen

Unter dem Anmeldefeld steht Passwort vergessen. Der Link schreibt an die Adresse, die in deinem Profil hinterlegt ist, und nur an diese. Der Link in der Mail gilt eine Stunde, danach musst du einen neuen anfordern.

Kommt keine Mail an, prüf in dieser Reihenfolge:

1. Spam-Ordner. Die Mail kommt von Keystate, nicht von deinem Büro.
2. Die Adresse im Profil. Wer sie nie eingetragen hat, kann sich auf diesem Weg nicht helfen und braucht uns.
3. Wie oft du es probiert hast. Mehr als drei Anforderungen in einer Stunde nimmt Keystate nicht an, damit niemand ein fremdes Postfach zumüllen kann.

Ein neues Passwort braucht mindestens acht Zeichen. Weitere Regeln gibt es nicht: Eine erzwungene Sonderzeichen-Mischung führt zu Zetteln am Bildschirm, nicht zu besseren Passwörtern.

Wenn die Anmeldung blockiert

Nach fünf Fehlversuchen ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Das ist keine Kontosperre und kein Fehler, sondern der Schutz gegen automatisches Durchprobieren. Warte die Zeit ab und versuch es erneut, oder setz in der Zwischenzeit über „Passwort vergessen” ein neues.

Die Sperre hängt am Zugang, nicht am Gerät. Ein Wechsel auf ein anderes Telefon hilft also nicht.

Was du danach als Erstes machst

Auf Start steht der Wegweiser, und der fängt mit den Kontakten an, nicht mit dem Feinschliff. Halte dich an seine Reihenfolge: Sie ist die Reihenfolge, in der Keystate selbst prüft. Ohne Einwilligung bestimmt der Versand keinen Empfänger, ohne Testmail legt er keine Aussendung an.

Eine Sache lohnt sich trotzdem vorweg, weil genau dieser Artikel daran hängt: dein Profil ausfüllen. Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse funktioniert „Passwort vergessen” nicht.

Alles Weitere der Reihe nach in Die ersten zehn Minuten: Kontakte hereinholen, Herkunft klären, Einwilligungen einholen, Exposés hochladen, Ausgabe bauen, Testmail, Versand. Logo und Farben stehen nach dem Einrichtungs-Assistenten schon und können warten (Logo hinterlegen).