Die häufigen Fragen deiner Kunden, mit Antworten
Was Eigentümer und Empfänger typischerweise fragen, und was du wahrheitsgemäß antworten kannst, weil es in Keystate genau so läuft.
Diese Fragen kommen im Gespräch mit Eigentümern und am Telefon mit Empfängern. Jede Antwort unten beschreibt, was Keystate tut, keine Rechtslage. Rechtliche Wertungen entscheidet im Zweifel deine eigene Rechtsberatung.
Für Empfänger und Eigentümer gibt es außerdem eine öffentliche Seite, die du verlinken kannst und die ohne Anmeldung erreichbar ist: app.keystate.de/datenschutz.
„Woher haben Sie meine Adresse?”
Aus dem Nachweis. Öffne Empfänger → Einwilligungen und lies zu diesem Kontakt Weg und Zeitpunkt. Dort steht entweder ein Formularweg mit Bestätigungsdatum oder deine eigene Angabe, worauf die Einwilligung beruht, etwa „Besichtigungsformular vom 12.07.”.
Der Weg wird nie überschrieben. Eine spätere Änderung erzeugt einen neuen Eintrag, sie ersetzt nicht den alten.
„Ich habe nie zugestimmt.”
Der Nachweis führt Weg, Zeitpunkt der Anfrage, Zeitpunkt der Bestätigung und IP-Adresse. Bei einer Anmeldung über dein Formular gehört ein Klick in einer Bestätigungsmail dazu, das Double-Opt-in.
Achte auf den Status: verfallen heißt, dass eine Anfrage 30 Tage unbeantwortet blieb. Dann hat die Person tatsächlich nicht zugestimmt, und versandfähig war sie nie.
„Sehen Sie, ob ich die Mail geöffnet habe?”
Nur wenn die Person der Messung zugestimmt hat und die Messung für dein Büro eingeschaltet ist. Beides wird zweimal geprüft: beim Bauen der Mail und noch einmal beim Abruf. Ohne Zustimmung geht die Mail ohne Zählpixel und ohne umgeschriebene Links hinaus, und dann gibt es dazu nichts zu sehen.
Die Zustimmung zur Messung ist getrennt vom Newsletter-Ja und keine Bedingung dafür, den Newsletter zu bekommen. Details in Was gemessen wird.
„Entscheidet da ein Programm über mich?”
Nein. Die Anruf-Liste ordnet Kontakte nach gemessenen Reaktionen und schlägt sie vor, ab drei Öffnungen oder zwei Klicks. Angerufen wird von einem Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist das nicht.
„Wer bekommt meine Daten?”
Vier Empfänger, immer:
| Wer | Wofür | Ort |
|---|---|---|
| dataforest GmbH, Kriftel | Server und Rechenzentrum | Deutschland |
| Amazon Web Services | der Mailversand | Frankfurt |
| Cloudflare | die Bilder in der Mail | EU |
| OpenAI Ireland Ltd. | das Auslesen der Exposé-PDFs | EU, USA nicht ausgeschlossen |
Dazu kommen Propstack, onOffice oder Meta nur, wenn du diese Verbindung selbst eingerichtet hast. Die gemessenen Reaktionen, die Einwilligungsnachweise, das Handlungsprotokoll und die Sperrliste verlassen den Server nicht.
„Löschen Sie meine Daten.”
Kontakt löschen, dann gehen Einwilligungen, Suchprofil, Nachfass-Vermerke, gemessene Ereignisse und die Zuordnung der Klicklinks mit. Der Weg steht in Wenn ein Empfänger fragt.
Drei Dinge bleiben, und es ist besser, sie zu nennen als sie zu verschweigen: ein Eintrag auf der Sperrliste, bereits verschickte Mails samt ihrer Web-Fassung, und ein veröffentlichter Instagram-Beitrag. Der lässt sich über die Schnittstelle nicht mehr entfernen, das musst du in der Instagram-App selbst erledigen.
„Wie lange speichern Sie das?”
- Gemessene Öffnungen und Klicks: 90 Tage, dann gelöscht.
- Zustellprotokolle und das Handlungsprotokoll: zwölf Monate.
- Die Einwilligung und ihr Nachweis: bis der Kontakt gelöscht wird. Eine Frist wäre hier falsch, weil sich sonst später nicht mehr belegen ließe, dass gesendet werden durfte.
- Die Sperrliste: unbefristet, mit Absicht.
Die vollständige Liste steht in Welche Fristen gelten.
Fragen von Eigentümern
„Was passiert mit den Angaben aus dem Wertermittlungs-Fragebogen?” Solange der Eigentümer den Fragebogen ausfüllt, geht nichts an den Server. Die Schritte blendet der Browser um. Erst mit dem Abschicken der Objektangaben werden gespeichert: Objektart, die Angaben zum Objekt, die vollständige Adresse samt Koordinaten und die IP-Adresse. Eine Person gehört da noch nicht dazu. Erst der letzte Schritt fügt Name, E-Mail, Telefon, Anliegen und die gewünschten Rückrufzeiten hinzu, und ohne das Einwilligungs-Häkchen nimmt der Server ihn nicht an. Wer vorher aufhört, hinterlässt nichts Persönliches.
„Wird meine Adresse für eine Berechnung irgendwohin geschickt?” Nein. Eine Datenquelle für Marktwerte ist nicht angebunden. Die Angaben gehen nur als zwei Mails hinaus: eine an dein Büro mit allem für den Rückruf und eine an den Eigentümer als Bestätigung, mit dem Bericht als PDF im Anhang. Die Adressvorschläge beim Tippen und den Kartenausschnitt holt unser Server und nicht der Browser des Eigentümers, damit seine Adresse nicht im Protokoll eines fremden Dienstes landet.
„Bin ich damit in Ihrem Newsletter?” Nein. Eine Wertanfrage ist keine Newsletter-Anmeldung. Der Kontakt trägt die Herkunft „bewertung” und ist nicht versandfähig. Wer in die Empfängerliste soll, wird eigens gefragt. Wird aus der Anfrage kein Kontakt, werden Straße, Hausnummer, Ort, Koordinaten und IP-Adresse nach 90 Tagen geleert. Es bleiben Postleitzahl, die Angaben zum Objekt und der Zeitpunkt als Kennzahl über abgebrochene Strecken.
„Steht mein Objekt jetzt öffentlich im Netz?” Teilweise, und das gehört gesagt. Die Web-Fassung des Newsletters ist über ihren Link ohne Anmeldung abrufbar, damit ein Empfänger sie weiterleiten kann. Der Link ist die einzige Hürde davor. Dasselbe gilt für die Bilder im Bildspeicher: Sie müssen in verschickten Mails weiter laden und werden deshalb nicht automatisch entfernt.
„Was steht in dem Bericht, den ich bekomme?” Der Eigentümer-Report nennt Zahlen und keine Namen: Ausspielungen, Öffnungen und Klicks zu seinem Objekt. Und ausschließlich belegbare Zahlen, nichts Geschätztes.
Weiter: Was Keystate speichert, Wenn ein Empfänger fragt, Eigentümer-Berichte, Grenzen der Wertermittlung.