Welche Rechtsgrundlage dein Newsletter braucht

Eine Adresse kommt auf zwei Wegen in einen Newsletter-Verteiler, und die beiden haben nichts miteinander zu tun. Der erste ist die Einwilligung: Jemand hat gesagt, dass er Post will. Der zweite ist die Ausnahme in § 7 Abs. 3 UWG für bestehende Kundenbeziehungen.

Keystate baut nur den ersten Weg technisch nach. Jeder Versand verlangt einen bestätigten, nicht widerrufenen Eintrag in der Einwilligungshistorie des Kontakts. Wer über die Bestandskunden-Ausnahme wirbt, muss diese Erklärung also selbst als Eintrag erfassen, damit sie im Nachweis steht.

Dieser Artikel sagt, was Keystate tut. Ob dein Fall die eine oder die andere Grundlage trägt, entscheidet im Zweifel deine eigene Rechtsberatung.

Was Keystate vor jeder Mail prüft

Geprüft wird zweimal: einmal beim Aufbau der Empfängerliste und einmal unmittelbar vor jeder einzelnen Nachricht. Die zweite Prüfung ist kein Sammelfilter, sondern läuft je Mail und umfasst drei Punkte.

1. Die Adresse steht nicht auf der Sperrliste.
2. Es liegt eine bestätigte, nicht widerrufene Einwilligung vor.
3. Es gibt einen persönlichen Abmeldelink für diese Mail.

Fällt einer der drei aus, wird der Empfänger übersprungen statt beschickt. Dazu kommt eine Frequenzbremse: höchstens eine Mail in drei Tagen an dieselbe Adresse, gezählt für das ganze Büro. Zwei Kollegen können denselben Kontakt also nicht am selben Tag zweimal anschreiben.

Werbung und Messung sind zwei Fragen

Ob eine Mail hinausgehen darf, ist die eine Frage. Ob gezählt werden darf, wer sie geöffnet und worauf er geklickt hat, ist eine zweite, und sie hat eine eigene Norm: § 25 Abs. 1 TDDDG.

Keystate führt beides deshalb getrennt je Kontakt. Die Messzustimmung steht als eigenes Feld mit eigenem Datum an der Einwilligung, und ihre Vorgabe ist nein. Wer nicht ausdrücklich zustimmt, bekommt die Mail ohne Zählpixel und ohne umgeschriebene Links. Details in Was gemessen wird und auf welcher Grundlage.

Wer wofür verantwortlich ist

Daten	Verantwortlich	Rolle von Keystate
Empfänger, Einwilligungen, Reaktionen	dein Büro	Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
dein Zugang, Profil, Marke, Abrechnung	Keystate	Verantwortlicher
Sperrliste über alle Büros	Keystate	Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Werbemail an deine Empfänger ist dein Büro. Deshalb steht in jeder Mail dein Impressum und deine Datenschutzerklärung, nicht die von Keystate. Wendet sich ein Empfänger direkt an uns, leiten wir die Anfrage an dich weiter und beantworten sie nicht selbst.

Der Rahmen dafür steht im Auftragsverarbeitungsvertrag. Er wird beim Start der Testphase und beim Kauf per Häkchen geschlossen.

Was Keystate ausdrücklich nicht prüft

• Keystate prüft nicht, ob deine gewachsene Kontaktliste eine Einwilligung hat. Der CSV-Import erkennt Spalten, keine Rechtsgrundlage.
• Keystate entscheidet nicht, ob § 7 Abs. 3 UWG für einen bestimmten Interessenten trägt.
• Was du als eingewilligt einliest, gilt im Programm als eingewilligt. Deshalb fragt der Import nach der Herkunft und hält deine Antwort fest.
• Keystate überwacht keine Löschfristen für deine Interessentenakten. Die Fristen, die im Programm laufen, stehen in Welche Fristen gelten.

Was du als Erstes tust

1. Öffne Empfänger → Einwilligungen. Oben stehen vier Zahlen: bestätigt, Anfragen offen, widerrufen, verfallen.
2. Steht dort eine Karte mit wartenden Kontakten, hat dein Bestand noch keine erfasste Einwilligung. Drei Wege führen heraus, sie stehen in Wie der Nachweis entsteht.
3. Prüfe unter Einstellungen → Stammdaten, ob Impressum-Link, Datenschutz-Link und Telefonnummer hinterlegt sind. Ohne sie fehlt im Mail-Fuß eine Pflichtangabe, siehe Was in den Fuß muss.

Eine ausführliche Übersicht der Normen und Fundstellen, ohne Auslegung, steht auf keystate.de/dsgvo-newsletter-immobilien.