Welche Fristen in Keystate gelten
Jede Frist steht als Wert im Programm und wird täglich durchgesetzt. Was nach 90 Tagen verschwindet, was nach zwölf Monaten und was bewusst bleibt.
Keystate löscht nicht auf Zuruf, sondern nach Werten, die im Programm stehen. Zwei Läufe erledigen das jede Nacht: einer um 03:30 zusammen mit der Sicherung, einer um 04:15. Fällt ein Lauf aus, meldet sich der Dienst per Alarm, denn eine Frist, die stillschweigend ausfällt, ist keine Frist.
Die Fristen unten sind die des Programms. Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für deine eigenen Akten gelten, MaBV, Handels- und Steuerrecht, entscheidet nicht Keystate und im Zweifel deine Rechtsberatung.
Was automatisch verschwindet
| Was | Frist | Lauf |
|---|---|---|
| Gemessene Öffnungen, Klicks und Interesse-Meldungen | 90 Tage | 03:30 |
| Die Zuordnung eines zählbaren Links zu einer Person | 90 Tage | 04:15 |
| Eine Wertanfrage, aus der kein Kontakt geworden ist | 90 Tage | 04:15 |
| Betriebsprotokoll (Fehler und Warnungen) | 90 Tage | 04:15 |
| Nie bestätigte Einwilligungsanfragen verfallen | 30 Tage | 04:15 |
| Zustellprotokolle je Empfänger | 12 Monate | 04:15 |
| Handlungsprotokoll deines Büros | 12 Monate | 04:15 |
| Datenbank-Sicherungen | 28 Tage | 03:30 |
| Datei-Sicherungen (Profile, Archiv, Exporte) | 7 Tage | 03:30 |
Drei Werte sind erklärungsbedürftig.
Die 90 Tage bei den Ereignissen sind an das Anzeigefenster der Anruf-Liste gekoppelt. Sie zeigt ohnehin nur die letzten 90 Tage, und was niemand mehr ansieht, darf nicht weiter gespeichert werden. Hier wird wirklich gelöscht, denn ein Ereignis ist kein Nachweis, sondern das Interessenprofil selbst.
Bei den Klicklinks wird nicht gelöscht, sondern anonymisiert. Wer eine vier Monate alte Mail öffnet und auf ein Haus klickt, soll beim Haus landen und nicht auf einer Fehlerseite. Für die Weiterleitung braucht der Dienst nur das Ziel. Entfernt werden deshalb Kontakt und Aussendung aus der Zeile. Übrig bleibt die Aussage „dieser Link zeigt auf dieses Objekt”, und die meint keine Person mehr.
Zustellungen verfallen nur, wenn sie schon versendet wurden. Eine Zeile, die noch auf den Versand wartet, ist offene Arbeit und kein altes Protokoll, egal wie lange die Aussendung schon liegt.
Was keine Frist hat, mit Absicht
- Einwilligungen und ihr Nachweis. Wer wirbt, muss die Einwilligung belegen können, und zwar Jahre später noch. Ein gelöschter Nachweis wäre gegenüber der Aufsichtsbehörde dasselbe wie nie eingeholt. Der Nachweis endet mit dem Kontakt, nicht vorher.
- Der Vermerk „Nachfassmail verschickt”. Er ist der Beleg dafür, dass eine Person diese Mail schon bekommen hat. Ohne ihn käme sie ein zweites Mal, sobald die gemessenen Ereignisse nach 90 Tagen verfallen.
- Die Sperrliste. Unbefristet, über alle Büros hinweg. Eine falsche Sperre lässt sich einzeln wieder freigeben.
Was keine Frist hat und auf dich wartet
Kontakte, Suchprofile, Aussendungen, das Archiv, die Exporte, die Web-Fassungen der Newsletter, dein Büroprofil und die Bilder im Bildspeicher haben keinen Zeitablauf. Sie werden gelöscht, wenn du es veranlasst.
Bilder im Bildspeicher werden auch dann nicht automatisch entfernt: Sie stehen in bereits verschickten Mails und müssen dort weiter laden.
Einen Kontakt löschen
Empfänger → Kontakte, Zeile ankreuzen, Sammelaktion Löschen. Oder mehrere auf einmal, dann nennt die Meldung die Zahl der wirklich Getroffenen.
Mit dem Kontakt gehen: seine Einwilligungen samt Nachweis, sein Suchprofil,
seine Nachfass-Vermerke, seine gemessenen Ereignisse und die Zuordnung seiner
Klicklinks. Ins Handlungsprotokoll kommt die Adresse dabei nur gekürzt, etwa
als m***@beispiel.de.
Nicht mit gelöscht wird ein Eintrag auf der Sperrliste. Warum, steht oben.
Dein Konto löschen
Einstellungen → Konto. Nur der Inhaber des Büros darf es, und du musst das Wort LÖSCHEN abtippen. Danach wird jede Tabelle geräumt, die die Kennung deines Büros trägt, dazu Profil, Archiv, Exporte und Dokumente.
Welche Tabellen das sind, ermittelt der Löschlauf bei jedem Aufruf aus der Datenbank selbst und nicht aus einer gepflegten Liste, die jemand zu ergänzen vergisst. Alles läuft in einer Transaktion: Ein Abbruch in der Mitte hinterließe ein halb gelöschtes Büro, und niemand könnte hinterher sagen, was fehlt.
Kündigen und Löschen sind zwei verschiedene Dinge. Die Kündigung läuft über einen eigenen Knopf mit einem einzigen Häkchen, siehe Kündigen.
Weiter: Was Keystate speichert, Was gemessen wird, Wenn ein Empfänger fragt, Daten exportieren.