Was bei einer Abmeldung passiert

Der Abmeldelink im Mailfuß, die Ein-Klick-Abmeldung im Postfach und das Formular ohne Link. Was danach in Keystate und im CRM steht.

In jeder Mail, die Keystate verschickt, steht im Fuß Newsletter abbestellen, und der Link ist persönlich. Daneben gibt es zwei weitere Wege, und alle drei laufen im Hintergrund durch dieselbe Stelle, damit sie nicht auseinanderdriften.

Eine Abmeldung ist eine Willenserklärung. Sie wirkt sofort, und sie lässt sich nicht durch einen Import wegwischen.

Die drei Wege

Der Link im Mailfuß. Wer ihn anklickt, landet auf einer Seite mit dem Namen deines Büros und muss den Knopf noch drücken. Der Klick allein meldet niemanden ab. Das hat einen handfesten Grund: Firmengateways rufen beim Zustellen jeden Link im Hintergrund ab. Solange die Abmeldung schon am Aufruf hing, wurden damit Empfänger abgemeldet, die nie geklickt hatten.

Der Knopf im Postfach. Gmail, Outlook und Yahoo zeigen bei Massenversendern oben in der Mail einen eigenen Abmeldeknopf. Keystate setzt die dafür nötigen Kopfzeilen, und der Mailanbieter meldet den Empfänger direkt bei uns ab, nach RFC 8058. Hier wirkt die Abmeldung ohne Rückfrage, denn der Empfänger hat sie in seinem eigenen Postfach ausgelöst.

Das Formular ohne Link. Wer keinen gültigen Link mehr hat, kann seine Adresse eintippen. Es wird nicht geprüft, ob sie überhaupt in einer Empfängerliste steht, und es geht keine Bestätigungsmail hinaus: Wer sich abmeldet, darf keine weitere Mail bekommen. Die Antwort sieht immer gleich aus, sonst ließe sich über das Formular abfragen, wer gelistet ist.

Ein Büro oder alle

Der Abmeldelink gehört zu einem Büro. Verantwortlich für diese Werbung bist du, nicht Keystate, und die Einwilligung hängt an deinem Kontakt. Ein Widerspruch gegenüber Büro A beendet also nicht die Beziehung zu Büro B, die der Empfänger vielleicht behalten will.

Auf der Bestätigungsseite steht dafür ein Kästchen: Der Empfänger kann sich ausdrücklich bei allen Büros abmelden. Der Anlass ist echt, denn alle Büros senden technisch über dieselbe Absenderadresse, variabel ist nur der Anzeigename. Wer abbestellt und drei Wochen später wieder Post von derselben Adresse bekommt, drückt auf „Spam”, und die Beschwerde trifft das gemeinsame Konto. Diese Wirkung soll der Empfänger aber erklären und nicht geschenkt bekommen.

Das Formular ohne Link wirkt immer für alle Büros: Dort kennt niemand den Absender, und die Person hat ihre eigene Adresse getippt.

Was danach passiert

Jede offene und jede bestätigte Einwilligung wird mit Zeitpunkt abgeschlossen. Weg und IP der alten Einträge bleiben stehen, sie belegen, wie der Kontakt einst dazukam.
Der Widerruf bekommt einen eigenen Eintrag im Nachweis. Nichts wird überschrieben, die Historie bleibt lesbar.
Der Kontakt steht auf abgemeldet und fällt damit aus dem Versand.
Ein Ereignis „Abmeldung” wird gezählt. Daraus entsteht die Abmelderate im Bericht zur Aussendung.
Im Protokoll landet die Adresse gekürzt (m***@beispiel.de). Wer sich abmeldet, soll nicht ausgerechnet dadurch mit voller Adresse im Protokoll stehen.
Hast du ein CRM verbunden, trägt Keystate den Newsletter-Haken dort nach. Das läuft zuletzt und außerhalb der Datenbank-Klammer: Unsere Datenbank ist die Wahrheit, das CRM die Kopie. Ein fremder Server darf einen rechtlich verbindlichen Widerspruch nicht verschlucken.

Ein zweiter Aufruf ist der Normalfall, denn Mailanbieter wiederholen ihren Abmelde-Aufruf. Er ändert nichts mehr: Der erste Zeitpunkt ist der rechtlich maßgebliche, und es entsteht kein zweites Ereignis, das die Abmelderate verfälscht.

Was eine Abmeldung nicht ist

Kein Eintrag auf der Sperrliste, solange sie über einen Abmeldelink für ein einzelnes Büro läuft. Der Kontaktstatus und der abgeschlossene Nachweis genügen, und beides prüft der Versand. Nur das Formular ohne Link trägt ein, weil es für alle Büros wirkt.
Keine Löschung. Der Kontakt bleibt mit seinem Nachweis stehen, und das ist Absicht: Ohne ihn könntest du nicht belegen, dass du die Abmeldung beachtet hast. Willst du den Kontakt wirklich weghaben, löschst du ihn.
Kein Grund für eine Rückfrage. Eine „Wollten Sie das wirklich”-Mail an jemanden, der widersprochen hat, ist selbst wieder Werbung.

Wie jemand zurückkommt

Nur über das Anmeldeformular. Der Empfänger tippt seine Adresse selbst ein, bestätigt per Link, und danach steht er wieder auf aktiv. Ein Import dreht eine Abmeldung nie zurück, und du kannst sie auch nicht durch einen neuen Kontakt umgehen: Dieselbe Adresse gibt es in deinem Büro nur einmal.

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