Die Stammdaten deines Büros

Neun Abschnitte, die für jede Mail gelten: Name, Anschrift, Regionen, Kennzahlen, Ansprechpartner. Welche Angaben Pflicht sind und wo sie erscheinen.

Die Stammdaten pflegst du einmal, danach gelten sie für jede Mail dieses Büros. Sie stehen unter Einstellungen → Stammdaten als neun Ausklapper untereinander, in der Reihenfolge, in der man sie beim Einrichten durcharbeitet. Wer später wegen eines einzelnen Wertes zurückkommt, klappt nur den einen Abschnitt auf.

Die neun Abschnitte

Abschnitt	Was drinsteht
Büro	Name, Anschrift, Kontakt, die Pflichtangaben und deine Website-Adressen
Texte & Tonalität	Verabschiedung, Ausgabenbezeichnung, Ton, Zielgruppe, Besonderheit
Regionen	bis zu sechs Regionen für die Zuordnung der Objekte
Kennzahlen	drei Zeilen mit Sinnbild für die Mail
Ansprechpartner	die Menschen samt Foto, Rolle und Durchwahl
Stilprobe	Text oder Dokumente, aus denen die KI deinen Ton liest
Hinterlegte Dokumente	die Ablage der Stilproben
Messung	ob Öffnungen und Klicks gezählt werden
Objekt-Erinnerung	ob nach einem Klick noch einmal nachgefasst wird

Abschnitt Büro

Firma / Maklername. Steht als Wortmarke im Mail-Kopf, solange kein Logo hinterlegt ist, und im Fuß über der Anschrift.
Kürzel des Büros. Nicht änderbar. Es entstand beim Anlegen aus dem damaligen Namen und ist zugleich die Adresse deiner öffentlichen Anmeldeseite.
Slogan. Optional.
E-Mail-Adresse. Die Antwortadresse im Mail-Fuß und das Ziel des Gesprächsknopfes.
Adresse im Mail-Fuß. Deine Anschrift, eine Zeile.
Telefonnummer. Pflicht, höchstens 40 Zeichen. Sie steht hinter der Anschrift im Fuß und ist dort als Anruflink gesetzt.
Impressum und Datenschutzerklärung. Pflicht.
Wertermittlungs-Seite und Seite mit deinen Objekten. Ohne „https://” getippt ergänzt Keystate es selbst.

Welche Angaben Pflicht sind

Drei Felder lassen sich ändern, aber nicht leeren: Telefonnummer, Impressum und Datenschutzerklärung. Ein leeres Feld heißt hier „unverändert”, nicht „weg”.

Der Grund ist unangenehm konkret. Ohne Impressum fehlt deiner öffentlichen Anmeldeseite die Pflichtangabe nach § 5 DDG, und das merkst du erst in der Abmahnung. Ohne Telefonnummer steht im Fuß deiner Mail kein Rückweg außer der Antwortmail. Keystate speichert den Abschnitt trotzdem und sagt dir dazu, was fehlt. Beim nächsten Speichern wieder.

Abschnitt Texte & Tonalität

Verabschiedung. Steht unter dem Teamfoto am Ende der Mail. Vorgabe: „Wir freuen uns auf Sie!”
Standard-Ausgabenbezeichnung. Die kleine Zeile oben rechts im Kopf. Vorgabe: „Newsletter”. Jede einzelne Ausgabe darf davon abweichen.
Tonalität. Ein paar Worte, etwa „seriös & sachlich” oder „nahbar”.
Zielgruppe. Eigentümer & Verkäufer, Kaufinteressenten, Kapitalanleger oder Gemischt.
Was macht euch besonders? Ein Satz.

Die letzten drei zusammen sind der Stil, mit dem die KI arbeitet, wenn sie Texte für dich entwirft.

Abschnitt Regionen

Regionen trägst du mit Komma getrennt ein, höchstens sechs. Hochgeladene Exposés werden beim Einlesen zugeordnet. Ohne Region bekommen alle Empfänger dieselbe Mail, und Keystate sagt das nach dem Speichern auch so.

Abschnitt Kennzahlen

Drei Zeilen, jede aus einem Text und einem Sinnbild. Zur Auswahl stehen Haus, Erfahrung, Standort, Persönlich, Auszeichnung, Vermittlung und Haken. In der Mail stehen sie als eine Fließzeile unter der Überschrift, getrennt durch Punkte in der Akzentfarbe, höchstens drei. Nach dem Speichern sagt die Meldung, wie viele davon wirklich erscheinen.

Schreib nichts hinein, was nicht stimmt. „Nr. 1 Makler in Bremen” mit „225+ Mio. Verkaufsvolumen” ist wettbewerbsrechtlich angreifbar, und zwar für dich.

Abschnitt Ansprechpartner

Je Person: Name (Pflicht), Rolle, Telefon, E-Mail und ein Foto, am besten quadratisch. Das Foto taucht als rundes Portrait in der Vorwort-Karte auf, wenn diese Person das Vorwort unterschreibt. Details dazu stehen in Teamfoto und Portrait.

Abschnitt Stilprobe

Füg entweder ein paar Absätze aus einem eigenen Schreiben ein oder lade Dokumente hoch: PDF, TXT oder MD, je bis 10 MB. Unter rund 200 Zeichen liest die KI keinen Stil heraus, sondern rät, und lehnt deshalb ab. Aus dem Ergebnis entsteht ein Satz, der als Tonalität übernommen wird. Die Dateien bleiben im Abschnitt Hinterlegte Dokumente liegen und lassen sich dort ansehen und löschen.