Was in den Fuß deiner Mail muss

Unter jeder Mail, die dein Büro über Keystate verschickt, stehen vier Dinge: dein Impressum, deine Datenschutzerklärung, deine Anschrift mit Telefonnummer und der Abmeldelink. Drei davon zieht Keystate aus deinem Profil, den vierten hängt es notfalls selbst an.

Keystate steht in keiner Empfängermail, und das bleibt so. Der Empfänger ist Kunde deines Büros und hat mit uns keinen Vertrag. Verantwortlicher für die Werbemail ist dein Büro. Ein Link auf die Datenschutzerklärung von Keystate wäre hier falsch: Das ist die Erklärung für unsere Nutzer, nicht für deine Empfänger.

Der Code nennt als Norm für die Anbieterkennzeichnung § 5 DDG, seit dem 14.05.2024 an der Stelle des früheren § 5 TMG. Welche Angaben dein Impressum im Einzelnen braucht, entscheidet im Zweifel deine eigene Rechtsberatung.

Wo du es einträgst

1. Einstellungen → Stammdaten, Abschnitt Büro und Rechtliches.
2. Trage ein: Impressum-URL, Datenschutz-URL, Anschrift und Telefonnummer.
3. Speichern.

Zwei Dinge zum Verhalten dieser Felder, die sonst überraschen:

• Ein leeres Feld heißt „unverändert”, nicht „weg”. Wer eine hinterlegte Adresse löscht und speichert, bekommt sie zurück und liest beim Speichern, dass sie stehen geblieben ist. Ohne diese Regel nähme ein versehentlich geleertes Feld deiner öffentlichen Anmeldeseite eine Pflichtangabe, und du merktest es erst in der Abmahnung.
• Dasselbe gilt für die Telefonnummer. Ändern geht, leeren nicht. Fehlt sie ganz, sagt Keystate beim Speichern, was im Fuß fehlt, und speichert den Rest trotzdem. Wer nur seinen Slogan ändern will, soll daran nicht scheitern.

Wer die Felder ändert, landet im Handlungsprotokoll. Vermerkt werden nur die Feldnamen, nicht die Werte: Der geltende Wert steht im Profil, und die Frage nach einer Beschwerde ist, wer wann daran gedreht hat.

Was im Fuß landet

Angabe	Woher	Wenn sie fehlt
Impressum	Impressum-URL aus dem Profil	Der Link fällt ersatzlos weg.
Datenschutz	Datenschutz-URL aus dem Profil	Der Link fällt ersatzlos weg.
Anschrift	Feld Anschrift	Die Zeile bleibt leer.
Telefonnummer	Feld Telefonnummer, verlinkt als tel:	Kein Rückweg außer der Antwortmail.
Abmeldelink	je Empfänger erzeugt	Keystate hängt ihn an.

Nicht hinterlegte Adressen fallen ersatzlos weg, statt als toter Link im Postfach zu stehen. Die Telefonnummer wird verlinkt, damit der Rückweg auf einem Telefon ein Griff ist und keine Abschrift.

Was Keystate warnt und was es erzwingt

Gewarnt wird vor dem Versand. Die Prüfung auf der Freigabeseite meldet fehlendes Impressum und fehlende Datenschutzerklärung als Warnung, und sie nennt dabei dein Büro als Verantwortlichen, nicht Keystate. Eine Warnung hält den Versand nicht auf. Sie steht da, damit du entscheidest.

Erzwungen wird der Abmeldelink. Fehlt er in einer Vorlage, hängt Keystate ihn selbst an. Ohne einen persönlichen Abmelde-Token für diesen Empfänger geht die Mail nicht hinaus: Er ist eine der drei Prüfungen, die vor jeder einzelnen Nachricht laufen.

Die Kopfzeilen, die niemand sieht

Jede Mail trägt zusätzlich die Kopfzeilen List-Unsubscribe und List-Unsubscribe-Post, also die Ein-Klick-Abmeldung nach RFC 8058. Gmail und Outlook zeigen dafür einen eigenen Knopf direkt neben dem Absender. Dieser Weg und der Link im Fuß laufen durch dieselbe Funktion und können nicht auseinanderdriften.

Dazu kommt eine List-ID je Büro, damit ein Empfänger den Newsletter in einen Ordner sortieren kann. Sie enthält keine personenbezogenen Daten: nur dein Bürokürzel und eine feste Technik-Domain.

Ein Detail beim Double-Opt-in

Die Bestätigungsmail, die nur den Bestätigungslink trägt, gehört werbefrei. Kein neues Objekt, kein Angebot, kein Newsletter-Inhalt. Der Newsletter kommt danach. Grundlage ist die Entscheidung des BGH vom 15.12.2015 (VI ZR 134/15) zum Werbezusatz in einer automatisch erzeugten Bestätigungsnachricht.

Weiter: Impressum- und Datenschutz-Link, Absender und Antwortadresse, Freigabe, Abmeldungen.