Was ins CRM zurückfließt
Fünf Ereignisse schreiben in dein CRM: Aufgabe, Notiz, Maklerbuch, Suchprofil und die Abmeldung. Mit dem Auslöser zu jedem.
Ist ein CRM verbunden, schreibt Keystate dort hinein. Nicht alles, sondern fünf Ereignisse mit klarem Auslöser. Was ein Empfänger tut, soll morgens dort stehen, wo du ohnehin arbeitest.
Zwei Zusagen gelten für jede Zeile hier. Nichts blockiert den Empfänger: Wer auf „Interesse” drückt, sieht seine Bestätigung sofort, das CRM wird danach befüllt. Und nichts wird ungefragt angelegt: Findet sich die E-Mail-Adresse in deinem CRM nicht, passiert dort nichts außer einem Protokolleintrag.
Die fünf Auslöser
| Auslöser | Was im CRM entsteht |
|---|---|
| Klick auf „Interesse an dieser Immobilie” | Aufgabe „Rückruf binnen 2 h” am Kontakt |
| 3 Klicks auf 2 verschiedene Objekte | Notiz „zeigt auffälliges Interesse”, einmalig |
| Bestätigter Lead aus deinem Anmeldeformular | Notiz „Neuer Website-Lead”, bei Propstack zusätzlich ein Merkmal |
| Bestätigte Anmeldung mit Suchprofil | Suchprofil am Kontakt, nur bei Propstack |
| Abmeldung bei uns | Newsletter-Haken im CRM aus, in jedem verbundenen System |
1. Interesse-Klick wird eine Aufgabe
Drückt ein Empfänger im Newsletter „Interesse an dieser Immobilie”, entsteht eine Aufgabe und keine Notiz. Der Unterschied ist der Zweck: Eine Notiz hängt am Kontakt und wird gesehen, wenn jemand ihn öffnet. Eine Aufgabe steht in deiner Aufgabenliste und fällt dir entgegen. Der Rückruf ist innerhalb von zwei Stunden zugesagt.
In der Aufgabe steht alles, was du für den Anruf brauchst: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, das Objekt, die zugesagte Frist und die letzten Schritte dieses Kontakts. Niemand soll für einen Anruf erst drei Masken öffnen.
Die Frist steht im Titel, nicht im Fälligkeitsfeld. Propstack nimmt über diese Schnittstelle kein Fälligkeitsdatum an. Eine Aufgabe ohne Datum sortiert sich ans Ende jeder Liste, deshalb ist der Titel die einzige Stelle, an der die zwei Stunden auffallen.
Die Kategorie der Aufgabe wird zur Laufzeit in deinem Konto gesucht, nach den Wörtern Rückruf, Anruf, Telefon oder Follow. Findet sich keine, entsteht die Aufgabe ohne Kategorie: besser als keine Aufgabe.
2. Auffälliges Verhalten wird eine Notiz
Nicht jeder Interessent drückt den Knopf. Wer sich dasselbe Haus dreimal ansieht, ist genauso ein Kunde, er sagt es nur nicht.
Erreicht ein Kontakt die Schwelle der Anruf-Liste, also 3 Klicks auf 2 verschiedene Objekte innerhalb von 90 Tagen, entsteht eine Notiz. Öffnungen zählen dabei nicht mit: Bildproxys mancher Mailprogramme laden das Zählpixel vorab, und eine Notiz „hat dreimal geöffnet” wäre dann eine Behauptung über eine Maschine.
Notiz und nicht Aufgabe: Es liegt kein Auftrag vor und keine Frist.
Genau einmal je Kontakt und Aussendung. Ohne diese Sperre schriebe jeder weitere Klick eine neue Notiz, und die eine Meldung, auf die es ankommt, ginge in fünfzig gleichen unter. Eine neue Aussendung darf wieder melden.
Der letzte Satz der Notiz lautet, dass es keinen Knopfdruck gab, sondern nur gemessenes Verhalten, und dass der Kontakt keinen Anruf erwartet. Ohne diesen Satz beginnt ein Anruf mit „Sie hatten sich gemeldet”, und der Empfänger hat sich nie gemeldet.
Bei onOffice landet dieser Hinweis im Maklerbuch. Die Aktionsart wird zur Laufzeit in deinem Mandanten gesucht, in der Praxis trifft sie „Immobilientracking”. Findet sich keine passende, bleibt das Feld leer und der Eintrag entsteht trotzdem.
3. Bestätigter Website-Lead
Trägt sich jemand über dein Anmeldeformular ein und bestätigt seine Adresse per Doppel-Opt-in, entsteht im CRM die Notiz „Neuer Website-Lead”. Erst nach der Bestätigung: Ein unbestätigter Interessent hat in deinem Bestand nichts verloren.
Bei Propstack kommt ein Merkmal dazu, Website-Lead, und nur dann, wenn
du in deinem Konto ein Merkmal genau dieses Namens führst (Verwaltung →
Merkmale). Anlegen können wir keins, dein Schlüssel gibt Merkmale nur zum
Lesen frei. Fehlt es, kommt die Notiz trotzdem an.
Bei onOffice gibt es nur die Notiz, und das ist Absicht: Herkunft und Kontaktart sind dort einwertige Auswahlfelder deiner Adresse. Sie zu schreiben hieße, deine Pflege zu überschreiben.
4. Suchprofil aus dem Anmeldeformular
Was ein Interessent selbst ausgefüllt hat, also Objektart, Region, Preisrahmen, Zimmerzahl, Fläche und Notiz, wandert nach der Bestätigung als Suchprofil an den Kontakt. Nur bei Propstack: onOffice kann Suchkriterien über seine Schnittstelle lesen, aber nicht schreiben. Mehr dazu unter Suchprofile.
5. Die Abmeldung wird nachgetragen
Meldet sich jemand bei uns ab, wird der Newsletter-Haken in deinem CRM weggenommen. Das ist die wichtigste Zeile auf dieser Seite: Ohne diesen Nachtrag stünde die Person in deinem CRM weiter als anschreibbar, du filterst morgens nach Interessenten und schreibst genau den an, der gestern Abend abgemeldet hat. Beim zweiten Mal drückt er nicht „abmelden”, sondern „Spam”.
Zwei Eigenschaften sind wichtig. Der Nachtrag läuft immer nach unserer eigenen Sperrliste, niemals davor: Die Abmeldung gilt in der Sekunde, in der sie eingeht, und nicht in der Sekunde, in der ein fremder Server antwortet. Und er läuft in jedes verbundene CRM, nicht nur in eines. Sonst stünde ein Haken auf „Absage” und einer auf „Ja”.
Kann das CRM den Haken nicht setzen, weil das Konto kein Newsletter-Feld führt oder der Zugang Kontakte nur lesen darf, steht das im Protokoll. Bei dir ist die Person in jedem Fall abgemeldet.
Was nicht ins CRM geht
- Einzelne Öffnungen und Klicks. Bei 400 Empfängern wären das hunderte Einträge pro Aussendung, und dein CRM wäre nach einer Woche unbenutzbar. Gemeldet wird erst die Schwelle, und die genau einmal.
- Unbekannte Adressen. Findet sich die E-Mail nicht in deinem CRM, passiert nichts. Deinen Bestand um fremde Personen zu erweitern, ist deine Entscheidung.
- Löschungen. Keystate löscht in deinem CRM nichts, in keinem der beiden Systeme.