Warum es einen zweiten Schritt gibt
Anlegen und Abschicken sind getrennt. Wer freigeben darf, was auf der Freigabekarte steht und wie eine Aussendung mit Anmerkung zurückgeht.
Eine Aussendung entsteht in zwei Handgriffen von zwei Rechten. Anlegen braucht das Recht zu versenden, Abschicken braucht das Recht freizugeben. Beides in einer Person ist erlaubt, aber es sind zwei Klicks an zwei Stellen, und dazwischen liegt die Liste der Namen.
Der Grund ist einfach: Eine Mail an vierhundert Leute lässt sich nicht zurückholen. Die Freigabe ist die letzte Stelle, an der jemand hinsieht, bevor das passiert.
Wer freigeben darf
Das Recht heißt darf_freigeben und hängt an der Rolle des Zugangs. Wer es nicht hat, findet auf der Empfängerliste keinen Absende-Knopf, sondern den Hinweis, dass ein Kollege freigeben muss. Das Register Freigaben sieht er gar nicht erst: Eine Lasche, die zu einer Absage führt, wäre eine Einladung zum Missverständnis.
Arbeitest du allein, gibst du dir selbst frei. Der Blick auf die Empfängerliste bleibt trotzdem erhalten, und die Testmail hast du zu dem Zeitpunkt ohnehin schon verschickt.
Was auf der Freigabekarte steht
Unter Versand → Freigaben liegt jede wartende Aussendung als eigene Karte:
- Betreff und Vorschautext, und ob überhaupt einer gesetzt ist
- Wer sie vorbereitet hat
- Die Zahl der Empfänger in der Warteschlange
- Der Empfängerkreis, gegen den geschnitten wurde. Leer heißt ausdrücklich „alle Empfänger mit Einwilligung”, und genau das steht dann dort
- Eine Stichprobe von bis zu 15 echten Adressen aus der Warteschlange
- Die Eckdaten der Ausgabe
Trägt die Ausgabe inzwischen einen anderen Empfängerkreis als die wartende Aussendung, sagt die Karte das dazu. Eine Aussendung ist ein Schnappschuss: Wer die Mail bekommt, steht seit dem Anlegen fest und ändert sich nicht mehr, wenn du danach in Schritt 1 ein anderes Segment wählst.
Freigeben
- Versand → Freigaben öffnen.
- Karte lesen, Stichprobe ansehen.
- Freigeben und senden.
Einen zweiten Startknopf gibt es nicht. Die Freigabe ist das Startsignal, der Versand übernimmt die Aussendung spätestens nach fünf Sekunden. Ist ein Termin gesetzt, sagt die Bestätigung ihn dir und der Versand wartet bis dahin.
Denselben Klick gibt es auf der Seite Wer diese Mail bekommt, die direkt nach dem Anlegen aufgeht. Beide Wege laufen durch dieselbe Prüfung und geben dieselbe Antwort.
Zurückgeben
Passt etwas nicht, geht die Aussendung zurück an den Bearbeiter. Die Anmerkung ist Pflicht: Eine Rückgabe ohne Grund wäre wertlos.
Die Aussendung liegt danach als Entwurf in der Warteschlange. Von dort führt der Knopf Zur Freigabe wieder zurück, sobald der Bearbeiter nachgebessert hat. Wer sie ganz loswerden will, verwirft sie in der Warteschlange, sonst sperrt sie die Ausgabe für jede zweite Aussendung.
Welche Wechsel es gibt
| Zustand | Was von hier aus möglich ist |
|---|---|
| Entwurf | zur Freigabe, freigegeben, gestoppt |
| Wartet auf Freigabe | freigegeben, zurück in den Entwurf, gestoppt |
| Freigegeben | läuft, gestoppt |
| Läuft | fertig, gestoppt |
| Fertig | nichts mehr |
| Gestoppt | nichts mehr |
Aus fertig und gestoppt führt kein Weg zurück, weil versendete Mails nicht zurückkommen. Klickt jemand zu spät, liest er: „Das geht nicht mehr”, mit dem Zustand, in dem die Aussendung inzwischen steht. Das ist keine Fehlermeldung, sondern die Auskunft, dass ein Kollege schneller war.
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