Wer im Büro arbeitet
Zugänge anlegen, Rollen verteilen und wissen, was wer darf. Vier Rollen, zwei Wege herein und ein Protokoll, das festhält, wer was getan hat.
Jeder, der mit Keystate arbeitet, braucht seinen eigenen Zugang. Nicht aus Formalismus: Am Zugang hängen die Antwortadresse, die Zuständigkeit für Kontakte und die Spur im Protokoll. Ein geteiltes Passwort macht aus drei Kollegen eine Person, die niemand mehr auseinanderhalten kann.
Die Zugänge liegen unter CRM → Team. Der Bereich hat drei Register: Mitarbeiter, Einladungen, Protokoll. Das Register Einladungen sieht nur, wer Verwaltungsrecht hat.
Die vier Rollen
| Rolle | bearbeiten | versenden | freigeben | Team verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Inhaber | ja | ja | ja | ja |
| Makler | ja | ja | ja | nein |
| Assistenz | ja | nein | nein | nein |
| Nur Lesen | nein | nein | nein | nein |
Vorausgewählt ist Makler. Zusätzlich lässt sich einer einzelnen Person das Versandrecht entziehen, auch wenn ihre Rolle es hergibt. Der umgekehrte Weg ist gesperrt: Ein Haken kann kein Recht hinzugeben, das die Rolle nicht hat, und eine Beförderung gibt ein einmal entzogenes Versandrecht nicht heimlich zurück.
Daraus entsteht das zweite Augenpaar: Die Assistenz baut die Ausgabe, Inhaber oder Makler gibt sie frei. Das ist eine Absprache, keine technische Sperre. Wer selbst Freigaberecht hat, darf auch seine eigene Aussendung freigeben.
Weg eins: einladen
Der bessere Weg, weil das Passwort nie den Besitzer wechselt.
- CRM → Team → Einladungen.
- Adresse, Rolle und Gültigkeitsdauer eintragen. Vorgabe sind 14 Tage.
- Einladung anlegen. Keystate verschickt sie und zeigt den Link daneben.
- Der Eingeladene wählt Benutzernamen und Passwort selbst.
Klappt der Versand nicht, bleibt die Einladung stehen und du gibst den Link selbst weiter. Solange sie offen ist, belegt sie einen Platz. Mit Zurücknehmen verfällt sie, der Link führt danach ins Leere.
Weg zwei: Zugang mit Startpasswort
Für Büros, in denen der Mailversand noch nicht steht.
- CRM → Team → Mitarbeiter, Abschnitt für den neuen Zugang.
- Benutzername, Name, Rolle und ein Startpasswort eintragen, dazu optional Adresse, Durchwahl und Foto.
- Speichern. Keystate sagt danach ausdrücklich: „Gib das Startpasswort persönlich weiter, verschickt wird es nicht.”
Trägst du eine Adresse ein, geht sofort eine Bestätigungsmail dorthin. Ohne diesen Klick kann sich die Person kein Passwort schicken lassen, und jedes vergessene Passwort landet wieder bei dir.
Für Benutzernamen gelten drei Regeln: Sie werden kleingeschrieben, sie sind über alle Büros hinweg eindeutig, und admin ist vergeben. Ein Passwort hat mindestens acht Zeichen.
Was danach möglich ist
- Rolle, Name, Adresse, Durchwahl ändern. Ein Speichern-Knopf je Person, damit ein Klick nicht zwanzig Zeilen anfasst.
- Sperren und Entsperren. Gelöscht wird nichts. Protokoll, Zuständigkeiten und Freigaben müssen lesbar bleiben, auch wenn jemand das Büro verlässt. Ein gesperrter Zugang kommt nicht durch die Anmeldung und bekommt auch keine Passwort-Mail mehr.
- Passwort setzen. Der Notausgang, wenn eine Adresse unbestätigt ist. Auch hier verschickt die Seite nichts, du gibst es persönlich weiter.
- Vertretung. Vertreter und ein Datum bis wann. Für Urlaub und Krankheit, damit Kontakte nicht auf einen Abwesenden zeigen.
Das Protokoll
Das dritte Register zeigt die letzten 300 Einträge des Büros: angelegte Zugänge, geänderte Rollen, Anmeldungen, gesetzte Passwörter, angeforderte Passwort-Links. Über das Auswahlfeld filterst du auf eine Person. Das ist die Antwort auf „wer hat das gemacht”, und sie steht auch dann noch da, wenn der Zugang längst gesperrt ist.
Die Platzfrage
Wie viele Zugänge du anlegen darfst, sagt dein Paket. Offene Einladungen zählen mit. Ist kein Platz frei, weist Keystate das Anlegen ab, statt den Zugang anzulegen und ihn später zu sperren.
Nicht mit Zugängen verwechseln: Ansprechpartner in den Stammdaten sind die Namen und Nummern unter den Objekten in der Mail. Die brauchen keinen Zugang und kosten keinen Platz.