Zugänge und Rollen
Vier Rollen, vier Rechte. Wer bearbeiten, versenden, freigeben und verwalten darf, wie viele Zugänge dein Paket hat und wie du Kollegen einlädst.
Jeder im Büro bekommt einen eigenen Zugang. Nicht aus Ordnungsliebe: Ohne getrennte Zugänge weiß hinterher niemand, wer einen Newsletter freigegeben oder verschickt hat, und das Protokoll ist nur so viel wert wie die Namen darin.
Es gibt vier Rollen. Beim Anlegen steht Makler voreingestellt.
Was jede Rolle darf
| Rolle | bearbeiten | versenden | freigeben | verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Inhaber | ja | ja | ja | ja |
| Makler | ja | ja | ja | nein |
| Assistenz | ja | nein | nein | nein |
| Nur Lesen | nein | nein | nein | nein |
- bearbeiten: Objekte anlegen, Texte schreiben, Aussendungen bauen.
- versenden: den Versand auslösen.
- freigeben: eine fertige Aussendung freigeben.
- verwalten: Zugänge anlegen und ändern, und alles, was am Vertrag hängt.
Zusätzlich gibt es je Person das Häkchen darf versenden. Es kann das Versandrecht nur entziehen, nie erweitern: Eine Assistenz bekommt es damit nicht dazu.
Wer den Vertrag verwaltet
Als Inhaber gilt, wer sich mit dem Büro-Login anmeldet, also mit dem Zugang, mit dem das Büro angelegt wurde. Ein Team-Zugang gilt als Inhaber, wenn er das Recht verwalten hat.
Nur dieser Kreis sieht Einstellungen → Konto mit Laufzeit, Zahlungsdaten, Rechnungen, Kündigung und Löschung. Für alle anderen ist die Seite nicht da, auch nicht über die Adresszeile.
Der Weg zu den Zugängen
Team → Mitarbeiter zeigt alle Zugänge des Büros. Dort legst du einen Zugang direkt an, setzt ein Passwort, sperrst oder entsperrst jemanden, hinterlegst Foto und Telefonnummer und trägst eine Urlaubsvertretung ein.
Team → Einladungen ist der andere Weg: Du gibst E-Mail-Adresse und Rolle an, Keystate verschickt die Einladung, und der Kollege vergibt sein Passwort selbst. Die Einladung gilt voreingestellt 14 Tage. Offene Einladungen kannst du erneut senden oder zurücknehmen.
Team → Protokoll zeigt, wer wann was getan hat, wahlweise gefiltert auf eine Person.
Die Register Einladungen und die Änderungsknöpfe sieht nur, wer verwalten darf. Ein Reiter, der zuverlässig auf eine Fehlerseite führt, wäre eine Falle.
Wie viele Zugänge du hast
| Paket | Zugänge |
|---|---|
| 1 Einzelbüro | 2 |
| 2 Team | 5 |
| 3 Mehrere Standorte | offen |
Mitgezählt werden aktive Nutzer und offene Einladungen. Sonst ließe sich die Grenze umgehen, indem man zehn Leute einlädt und wartet, und der zehnte Kollege stünde beim Einlösen vor einer Absage, die niemand kommen sah.
Ist kein Platz mehr frei, sagt die Meldung beim Anlegen, wie viele Zugänge in deinem Paket enthalten sind. Mehr schalten wir frei, sag uns Bescheid. Die Zahlen je Paket stehen in Preise und Pakete.
Kleinigkeiten, die Zeit sparen
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Benutzernamen sind unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. „Anna” und „anna” sind derselbe Zugang.
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Der Name admin ist reserviert und lässt sich nicht vergeben.
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Ein Passwort hat mindestens 8 Zeichen.
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Sperren ist nicht löschen: Ein gesperrter Zugang kommt nicht mehr hinein, bleibt aber im Protokoll nachvollziehbar.
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Steht bei einem Kollegen „Dafür fehlt dir das Recht”, ist das keine Störung. Der Inhaber ändert die Rolle unter Team.