Unter deiner eigenen Domain senden

Ohne eigene Domain hast du im DNS nichts zu tun. Willst du eine, sind es drei Schritte und vier Einträge, und der Name muss eine freie Unterdomain sein.

Die erste Antwort ist die überraschende: Für den Versand musst du keinen einzigen DNS-Eintrag setzen. Keystate verschickt unter einer eigenen Domain, und die pflegen wir. Ein neues Büro ist ohne einen Handgriff am DNS sendefähig.

Du steuerst zwei Dinge bei, und beides ist kein DNS: eine Antwortadresse, die Post empfängt, und die Adressen von Impressum und Datenschutzerklärung.

Eine eigene Absenderdomain ist also eine Option, keine Voraussetzung. Sie lohnt sich, wenn im Postfach deiner Empfänger dein Name stehen soll statt der von Keystate. Der Weg dorthin liegt unter Einstellungen → Absender und hat drei Schritte.

Schritt 1: Die Domain anfragen

Wähle deinen DNS-Anbieter aus der Liste: IONOS, Strato, All-Inkl, GoDaddy, Hostinger, Cloudflare oder „Anderer Anbieter / weiß ich nicht”. Weißt du es nicht, lass die Vorbelegung stehen: Keystate liest beim Anlegen die Nameserver deiner Domain und erkennt den Anbieter daran selbst. Deine eigene Wahl gilt immer vor der Erkennung.
Trag die Wunschdomain ein. Es muss eine Unterdomain sein, zum Beispiel ks.deine-domain.de.
Absenden. Keystate legt sie beim Versanddienst an und gibt dir die Einträge aus.

Drei Eingaben weist das Formular ab, und zwar aus Erfahrung:

Eingabe	Warum sie nicht geht
`mail.`, `webmail.`, `smtp.` und Verwandte — aber nur, wenn dort wirklich Post liegt	Keystate sieht nach: Findet es einen MX-, SPF- oder DMARC-Eintrag, ist der Name in Benutzung und wird abgelehnt. Steht dort nur eine Website (A-Record), darfst du ihn nehmen — unsere vier Einträge liegen unter eigenen Namen darunter und fassen ihn nicht an.
Die Hauptdomain selbst	Dort steht der SPF-Eintrag deines heutigen Anbieters. Ein Fehler dort hält deine Geschäftspost auf.
Eine Mailadresse oder ein Name mit Leerzeichen	Der Versanddienst nimmt das an und verifiziert nie.

Vorgeschlagen wird ks. Der Name war an allen 145 gemessenen Domains frei und ist kurz genug, dass er im Absender nicht auffällt.

Schritt 2: Vier Einträge ins DNS

Nach dem Anlegen stehen unter dem Formular vier Einträge:

Art	Wofür
CNAME	Unterschrift deiner Mails (DKIM)
CNAME	dieselbe, zweiter Schlüssel
CNAME	dieselbe, dritter Schlüssel
TXT auf `_dmarc`	Legt fest, was mit gefälschter Post unter dieser Domain passiert: Sie landet im Spam (DMARC)

Jeden Namen gibt es in zwei Schreibweisen: vollständig (abc._domainkey.ks.buero.de) und nur den Teil davor (abc._domainkey.ks). Das ist der häufigste DNS-Fehler überhaupt: Manche Oberflächen wollen den vollen Namen, andere hängen die Domain selbst an, und wer das verwechselt, legt am Ende ks.buero.de.buero.de an. Deshalb zeigt Keystate bei einem bekannten Anbieter nur die Schreibweise, die seine Oberfläche erwartet, und sagt darüber, woran es den Anbieter erkannt hat. Passt sie doch nicht, holt das Kästchen „Beide Schreibweisen zeigen” die andere hervor. Bei unbekanntem Anbieter stehen beide da.

Was ausdrücklich nicht nötig ist:

Kein SPF-Eintrag auf deiner Absenderdomain. Geprüft wird die Umschlagadresse des Versanddienstes, und die trägt ihren eigenen.
Kein MX-Eintrag. Antworten auf den Newsletter gehen über „Antwort an” an deine normale Adresse, Rückläufer wickelt der Versanddienst unter seiner eigenen Adresse ab.

Liegt dein DNS bei einer Agentur, nimm den Text unter der Liste. Er enthält dieselben Zeilen als Fließtext zum Weiterleiten. Bei knapp einem Drittel der Büros liegt das DNS nicht bei ihnen selbst.

Schritt 3: Prüfen und Adresse setzen

Klick Prüfen, sobald die Einträge stehen. Die Freigabe kommt automatisch, sobald der Versanddienst deine Domain als sendefähig führt. Das ist eine Messung, keine Ermessensentscheidung.

DNS-Änderungen brauchen bis zu 72 Stunden. Kommt „noch nicht als sendefähig”, prüf die Einträge Zeichen für Zeichen und versuch es später erneut.

Danach fehlt nur noch die Adresse, die im Absender stehen soll, etwa newsletter@ks.deine-domain.de. Sie muss unter der bestätigten Domain liegen: Eine fremde wäre nicht verifiziert und würde dauerhaft abgewiesen, ohne zweiten Versuch.

Ein leeres Feld setzt dich zurück auf die Adresse von Keystate.

Was danach anders ist

Ab der nächsten Aussendung steht deine Adresse im Absender. Antworten gehen weiter an die Adresse aus deinem Profil. Und: Der Warmup fängt neu an, weil unter der neuen Domain kein Mailserver dich kennt.

Eine einmal freigegebene Domain wird nie automatisch zurückgenommen. Fällt ein Eintrag aus dem DNS, siehst du das in der Prüfung unter Versand → Zustellung.

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