Warum jeder Import fragt, woher die Adressen kommen
Drei Antworten, und nur eine macht aus Kontakten Empfänger. Was du eintragen musst und was im Streitfall zählt.
Jeder Import und jeder CRM-Abruf stellt eine Frage, bevor er läuft: Woher stammen diese Adressen? Das ist keine Formalie. Deine Antwort landet im Nachweis, entscheidet, an wen danach etwas rausgeht, und ist im Streitfall das, was du vorlegst.
Der Grund ist unangenehm einfach: Eine Werbemail ohne Einwilligung ist abmahnfähig, und zwar je Adresse einzeln. Keystate kann nicht wissen, was auf deinem Papier steht. Es kann nur festhalten, was du erklärt hast, und zwar mit Datum, Benutzer und Wortlaut.
Die drei Antworten
Schriftliche Einwilligung liegt vor. Besichtigungsformular, Messezettel, unterschriebener Auftrag, etwas, das du im Zweifel vorlegen kannst. Nur diese Antwort trägt: Die Kontakte dürfen danach angeschrieben werden, und die Messung von Öffnungen und Klicks ist mitgedeckt, weil derselbe Zettel sie deckte.
Haben sich selbst eingetragen. Über ein Formular auf deiner Website oder einem Portal. Die Adressen kommen in die Liste, versandfähig sind sie noch nicht: Keystate fragt die Bestätigung per Mail nach. Das Doppel-Opt-in ist der Nachweis, nicht deine Angabe, es habe ein Formular gegeben.
Weiß ich nicht sicher. Das ist die Vorauswahl. Gewachsener Bestand aus dem CRM, bei dem du nicht mehr sagen kannst, wer wann zugestimmt hat. Die Adressen kommen in die Liste, verschickt wird an sie nichts.
Das Feld „worauf beruht sie”
Wählst du „Schriftliche Einwilligung liegt vor”, verlangt das Formular einen Satz dazu. Ohne ihn läuft der Import nicht. Das ist Absicht: Bei einer Einwilligung, die nie über einen Link lief, ist dieser Satz der einzige Nachweis, den es überhaupt gibt. „Besichtigungsformular vom 12.07.” ist einer. Ein leeres Feld erzeugt einen Eintrag, der vor Gericht nichts wert wäre.
Der Satz darf bis zu 120 Zeichen lang sein, landet unverändert in der Nachweisspalte Weg und geht so auch in den CSV-Export der Nachweise. Steuerzeichen und Zeilenumbrüche werden entfernt.
Wo die Antwort später steht
Am Kontakt selbst als Herkunft. In der Kontaktliste kannst du danach filtern, und ein Segment kann auf der Achse Herkunft schneiden. Zusätzlich steht jeder Import mit Zahl und Herkunft im Handlungsprotokoll deines Büros.
Der gewachsene Bestand: die Sammelerklärung
Der Einzelnachweis funktioniert bis etwa hundert Kontakten. Ein Büro mit zehntausend gewachsenen Adressen kann keine zehntausend Häkchen setzen, und eine Bestätigungsanfrage an einen kalt gewordenen Bestand ist selbst Werbung nach § 7 UWG. Der strenge Weg endet dort also nicht in mehr Rechtssicherheit, sondern in gar keinem Versand.
Deshalb gibt es unter Empfänger → Einwilligungen die Freigabe des Bestands in einem Zug. Du bestätigst dort wörtlich diese Erklärung:
Diese Adressen stammen aus meinem eigenen Geschäftsbetrieb. Zu jeder gab es einen Kontakt, Anfrage, Besichtigung, Formular, Auftrag oder Beauftragung. Keine ist gekauft, gemietet oder aus einem Verzeichnis abgeschrieben. Ich bin für die Rechtmäßigkeit verantwortlich.
Was dabei passiert und was nicht:
- Jeder Kontakt ohne gültige Einwilligung bekommt einen Nachweiseintrag mit dem Vermerk „Sammelbestätigung”, dem Datum und deinem Benutzernamen.
- Abgemeldete und ausgeschlossene Kontakte werden übersprungen. Wer widersprochen hat, bleibt widersprochen. Keine Sammelerklärung hebt das auf.
- Es entsteht keine Einwilligung aus dem Nichts. Der Eintrag hält fest, dass du erklärt hast, eine Grundlage zu haben. Du bist der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, Keystate ist Auftragsverarbeiter.
- Der Nachweis geht doppelt weg: in dein Protokoll und an den Betreiber. Läge er nur bei dir, müssten wir ihn dort suchen, wo du ihn auch löschen kannst.
- Ein Klick fasst bis zu 20.000 Kontakte. Wer mehr hat, klickt zweimal und sieht am Zähler, dass etwas übrig war.
Wenn du unsicher bist
Nimm „Weiß ich nicht sicher” und hol die Einwilligung danach über das Anmeldeformular oder einzeln über die Einwilligungs-Seite ein. Die Adressen sind dann in der Liste, du siehst sie, und es geht nichts raus, was dich später Geld kostet.
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